外文图书招标采购的优化策略研究

乔金 平安

摘 要：外文图书招标采购是图书馆文献资源建设中的一项重要任务，受到业界的广泛重视。鉴于外文图书招标头绪繁杂、制约因素多，文章从外文图书招标的分包设计以及对投标方的监管两方面着手，提出了图书馆外文文献资源招标采购优化策略，以期为图书馆外文图书招标采购工作的规范化与科学化提供参考，促进图书馆外文图书招标采购工作更加有效地开展。关键词：图书馆；外文图书；招标采购

中图分类号：G253.1 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2019）05-0072-03

自《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》颁布实施至今，经过10多年的发展，通过招标方式购置外文图书已逐渐成为图书馆采购的主要渠道。外文图书是图书馆藏书的重要组成部分，在图书馆文献资源建设中占有重要地位。从招标内容和质量方面看，外文图书招标采购相对于中文图书招标采购具有遴选的出版社多，图书遴选要求高、难度大，图书到货周期长及图书采购流程更为复杂等特点。近年来，我国图书馆界围绕图书招标采购的研究虽然有很多，但多数偏向论证中文图书招标采购工作中的问题及解决思路，对于外文图书招标采购优化策略的研究相对较少。据此，笔者将招标采购的研究对象进一步细化，从国家图书馆外文图书招标采购的具体工作实践出发，总结近年来外文图书招标采购中遇到的难点问题，并提出关于外文图书招标采购的优化策略。

1 图书招标采购的主要流程

1.1 招标

随着市场经济的发展，图书市场空前活跃与繁荣，图书馆的外文图书招标工作要根据有关规定、原则和馆内实际情况及要求，在充分调研的基础上编制出科学合理的招标文件。招标人按招标文件规定的时间召开发标会议，向投标人发放招标文件及有关资料。

1.2 投标和开标

投标是投标人根据招标书响应招标、参加投标竞争的行为。投标人根据招标文件编制投标书，招标人根据投标书对其进行评价，投标人应该如实填写相关内容。开标由招标人主持，所有的投标人代表和相关人员在监督机构的监督下公开进行投标程序。招标人依据招标文件规定的时间和地点，开启所有投标人按规定提交的投标文件，公开宣布投标人的名称、投标价格及招标文件中要求的主要内容。

1.3 评标、中标及签订合同

开标后，图书馆应立即组织评标以保证招标活动的公正与效率。评标由依法组建的评标委员会负责，按照规定需回避的人员不得担任评委。评标委员会根据招标文件规定的评标方法，对投标人的投标文件按程序要求进行全面、认真、系统的评审和比较后，确定中标候选人，并标明排列顺序。招标人根据招标文件要求和评标委员会推荐的合格中标候选人确定中标人，并对中标结果按有关要求进行公示。中标人应依法签订书面合同，签订的合同是甲乙双方共同遵守的法律文件，图书馆对书商的要求应尽可能详细地写入合同，以保证整个合同期的供书质量及服务质量。

2 外文图书招标采购存在的问题

2.1 外文图书招标采购情况复杂，制约因素多

外文图书招标采购不同于设备、货物等标准化物品的招标，也有别于中文圖书的招标。中文图书招标较容易确定出版社、采购数量和出版物名称等信息，也可以较为清晰地划分分包范围。而图书馆在采购外文图书时面对的国外出版社有上万家，需要从每年上百万册新书中遴选出适合馆藏的图书，因而外文图书采购具有订购批次多、到货周期长、书目不确定、图书价格不透明等特点[1]，并且是在一个时间段内持续的采购行为，而非短期或一次性的采购活动。

外文书刊价格构成较为复杂，不仅有目录报价、关税变动，还有加乘系数等，参考值较多，不像中文书刊价格易于把握[2]。外文图书采购流程复杂，其报关、入关、审查、运输环节都增加了到货时间的不确定性以及运输成本。此外，外文图书的采购数量受人民币汇率影响较大，如人民币对其他主要外币价格发生贬值，则对应购买的外文图书实洋增加，这意味着图书馆每年相对固定的购书经费可以采购的图书数量会相应减少，不利于图书馆的文献资源建设。

2.2 外文图书招标分包设计难度大

由于外文图书在招标时能确定的只有上级单位审批后下拨的购书经费预算的实际采购总金额，而没有对采购数量和单价等做具体规定，因此大多数图书馆招的是“资格标”，这就需要进行招标分包设计。外文图书出版行业比较复杂，主要体现在外文出版地域范围广，除北美、欧洲、日本等传统外文图书出版强国外，其他地区和国家也出版相当数量的各语种的外文图书。此外，国外出版社之间的隶属关系复杂，如出版社兼并重组，整体转让或部分转让事件频繁，这些因素都为外文图书招标分包的制定带来了困难。由于各类型国外出版社的出版特色、出版数量、学术质量、定价策略不同，因此如何科学合理地制定分包设计，是图书馆招标工作的基本要件，也是难点问题之一。

2.3 对外文图书招标供应商的要求高

外文图书招标比中文图书困难和复杂，书商除要具备中文书商资质外，还需具备进出口营业证，同时要求商家有一定的人力资源为终端用户提供良好的外文文献信息及难度更大的附加服务[3]。由于外文图书单价昂贵，且对于外文图书入藏的专业性和学术性要求较高，因此多数图书馆对外文文献资源建设的要求以少而精为主。随着图书馆的发展，图书馆对供应商专业化的服务能力要求越来越高，由原来单一的采购需求扩展到多方面的服务需求，如要求投标方熟悉图书馆的馆藏要求、采购流程、编目数据格式、自动化系统、加工要求等[4]。以国家图书馆为例，该馆的外文采访方针是“外文求精”，同时采选又分为全面采选、重点采选、适当采选和不予采选四个等级，具有学科完整、覆盖地区广泛、多种类、多语种、多版次、不采购复本、有精装则不采购平装版本等特点。在招标需求中，国家图书馆很注重投标方在书目报道方面的编目专业水平，要求其能够编制符合国家图书馆需要的学科范围，有的放矢地报道高质量的外文书目。

2.4 外文图书招标对投标方履约能力监管困难

从图书馆招标采购的实践看，对投标方缺乏行之有效的评估考核标准是目前我国图书馆外文书刊招标采购中存在的另一个难点问题。虽然采购合同规定了服务的基本内容，如到货率、到货时间、图书品相、原始码洋、增值服务等，也规定了相应的违约责任，但在实际执行过程中缺乏灵活且行之有效的考核评估手段。图书馆易于考核的内容包括投标方发票清单是否完整、准确，价格有无出入，驻馆服务加工是否符合业务规范等，而对于体现投标方履约能力的指标，如书目信息收集能力、到货率、退书等内容，仍缺乏科学合理且易于操作的标准。

3 外文图书招标采购的优化策略

图书馆在文献资源建设中引入招标采购，可以依法保护自身的权益，有效提高采购经费的使用效益，不仅节约了购书成本，还有利于获得更多的配套增值服务，能够促进文献采访业务的发展，规范采购行为，以及减少腐败现象的发生。因此，建立合理规范的外文图书招标流程以及行之有效的监管机制，逐渐成为目前图书馆文献资源建设的重要内容之一。笔者根据多年工作实践，主要从外文图书招标的分包设计及对投标方的监管两个方面，介绍外文图书采购的经验和方法。

3.1 注重招标分包设计的合理性，建立分包激励机制

3.1.1 分包的合理性策略。通过分析国内外书商提供的外文书目信息，合理安排出版社分包内容是图书馆外文图书招标工作的一个核心环节。按照图书馆文献资源建设要求，分包可以兼顾出版社供书能力、各分包金额、出版社的涵盖率、重点出版社的保障率等四个方面，确保各出版社书目报道的连续性和完整性，保证图书馆可以每年顺利入藏优质的新书出版物。

3.1.2 分包的公平性策略。通常来讲，重点出版社的图书学术价值普遍较高，供书渠道也较为通畅，且图书定价较为合理，外文图书投标方给的折扣率普遍较低。而自助出版社和中小型出版社的图书学术价值有限，且供书渠道不太通畅，定价策略不稳定，有时还会出现价格虚高现象，图书馆遴选图书的选中率低，但外文图书投标方给的折扣率通常较高。因此，图书馆在分包的时候，应充分考虑投标方的综合服务能力，抵制低价中标，对于综合能力较强的投标方应给予较多的分包，尽量发挥其强大的海外图书搜寻能力；对于综合能力有限的投标方，也应该给予其一定的分包机会，如可以给其一些重点出版社的分包，这既不会影响图书馆的文献资源建设，又能较公平地促进各投标方之间的良性竞争。

3.1.3 分包的激励策略。图书馆在对出版社分包设计过程中，一定要在出版社的遴选方面下足功夫，重点采选规模大、口碑好的出版社，并对采选数量和采选比例做好规划；对于不符合馆藏要求且口碑较差的出版社，应当建立慎选出版社名单，提醒投标方尽量不要耗费精力对其进行过度的书目报道；对于一些供货渠道受限的大学出版社、中小出版社、学会（协会）出版组织等，图书馆可以放开分包，让更多的投标方参与良性竞争，促使投标方努力发掘更多的供书渠道，增加图书的报道数量。这样做一方面可以充分挖掘投标方在经营特点、进货渠道、合作出版社方面的优势，调动中标方的积极性，增加其销售收入；另一方面则可以扩大采访范围，提高图书馆文献采访的质量，可谓一举两得。

3.2 合理规划招标采购需求，建立外文图书供应商监管机制

外文图书供应商在中标后，有可能会存在不按照应标承诺履约的现象。图书馆若不重视合同制定和履约过程的监管，就会弱化采购招标工作的效果。因此，随着招投标体系引入图书馆采购工作，图书馆越来越重视中标后对供应商履约能力的监管问题。图书馆开展优质、高效的外文图书招标采购工作，必须建立外文图书供应商监管机制，以便及时发现问题和漏洞，并总结招标采购活动规律，在完善外文图书招标采购工作的同时，使管理水平也得到进一步提高。

3.2.1 精细化制定图书招标采购合同。实践证明，标书及中标后签订的合同是图书馆图书招标工作的核心内容，也是图书馆向书商要求满足己方需求的重要依据。因此，标书不能仅简单地列出招标金额、时间等，而应明确提出具体的采购需求，包括学科专业要求、订到率、到货率、送货时间、咨询响应时长、到货期、数据和图书加工质量要求、正版要求、验收与退货规范、违反合同的具体处罚条例，收取履约保证金及质量保证金等内容，进而形成招标合同书[5]。采购需求既要满足图书馆文献采购入藏的业务流程，又要切合实际，考虑投标方的服务能力，尽量做到将每一个细节具体化。以国家图书馆外文图书的招标情况为例，其招标需求提到了投標方应具有良好的图书信息渠道和信息搜集能力，书目学科范围广，出版社覆盖率高，对书目进行编目加工处理能力强等。具体内容要细化到投标方应了解国家图书馆外文图书的采访方针和重点建设学科，能及时提供月度最新、全学科、多文种的新书目录；现报图书在订单发出后4个月内应到货，平均到货率应不低于90%；对图书馆发出1年以上未到书的订单，应主动对外做好催询工作；中标书商应提供良好完善的配送服务，为到书提供发票和简洁、完整、清晰的总清单等。

3.2.2 制定清晰严格的责罚措施。为了获得供货资格，投标书商在应标时对图书馆提出的商业及技术需求普遍表示完全响应，但在实际履约过程中发生偏差的情况屡见不鲜。中标商在开展实际采访业务的时候，会发生书目报道不及时、报道内容有误、到书不及时、复本图书到货、退书困难、发票清单错误等问题。究其原因，虽然存在出版社问题、货物运输等客观原因，但同时也反映出图书馆对外文图书供应商履约监管环节薄弱的问题。图书馆在订立合同文本时，必须明确外文图书供应商的违约责任，制定未达到采购标准的惩罚措施，按严重违约及一般违约分级制定具体的责罚措施，最大限度地减少风险和损失，以维护图书馆的利益。

3.2.3 建立外文图书供应商绩效评估反馈机制[6]。招标后，图书馆的采访人员应根据外文图书供应商的履约情况，定期对其进行客观准确的评价，并建立外文图书供应商绩效评估反馈机制。建立这样的机制后，图书馆能够及时发现外文图书供应商工作中存在的问题，并敦促其采取改进措施。图书馆应根据招标商业及技术需求书中对外文图书供应商的要求制定评价指标，对供应商的具体运作情况进行评估，做到招标前后考核重点一致，并将评估结果通过电话、邮件等方式及时向其进行反馈和沟通，使供应商的服务更加贴近图书馆的需求。图书馆在设计评估指标时，可以考虑在不同供应商之间进行横向比较，发现它们各自的优缺点，敦促其弥补不足，相互借鉴和学习，共同提高服务质量。外文图书采购人员以合同为依据，对外文图书供应商进行定期评估和及时反馈，以形成良性循环，进而形成行之有效的监督管理机制。合同执行完毕后，图书馆要组织审校人员、专家及有关部门对合同的履行结果进行验收，确定供应商提供的图书和服务是否符合要求，同时将供应商的考核情况上报馆内相关部门，如业务管理处、国有资产处等，以决定是否续约。只有这样，图书馆才能在招标工作的后续运作中真正掌握图书采购的自主权，做好质量控制工作，巩固招标的成果。

4 结语

图书馆外文图书的招标采购有其自身特点，如流程长、批次多等，因此，图书馆对在招标过程中出现的各种问题不能一概而论，应保持清醒的头脑，采用灵活多样的办法予以解决。图书馆作为招标方，需在招标采购的制度研究和合同执行策略上进行不断思考和总结，构建质量优先、公平科学的图书招标采购体系和招标管理制度；在制定针对投标方的激励和惩罚策略时，应主动了解投标方的运营成本，在保障自身利益的同时，也应考虑馆配商的合理利润，激励馆配商更好地为图书馆服务，真正实现双赢。

参考文献：

[1] 刘亚芹.外文图书招标采购履约管理[J].图书馆论坛，2016（10）：90-95.

[2] 李冠强.谈外文书刊招标采购中的协议拟订[J].高校图书馆工作，2007（2）：48-49.

[3] 陈进.2006—2009年度北京地区部分图书馆招标情况分析[J].图书馆论坛，2011（3）：90-92.

[4] 李红霞.浅析图书馆文献招标采购中的自由裁量权[J].图书馆，2013（2）：110-111.

[5] 郭振宇，刘宝杰.西文图书招标采购评价指标探讨[J].中华医学图书情报杂志，2012（2）：21-23.

[6] 周新，潘睿.高校图书招标采购工作的实践与反思：以中国人民大学为例[J].办公室业务，2016（7）：157-158.

（编校：徐黎娟）