大数据时代中职学校档案管理的挑战与对策分析

石艳梅

摘 要：大数据时代，各种先进技术已经广泛应用于各行各业，并在其行业领域中发挥着主要作用。当然，教育行业亦不例外。档案管理是院校管理最为基础的工作之一，大数据技术的应用使其管理模式发生了相应变化。本文简单分析了大数据时代中职学校档案管理面临的挑战，重点讨论了强化中职学校档案管理工作的有效对策，以供参考。

关键词：大数据 中职学校 档案管理 有效对策

一、大数据时代中职学校档案管理面临的挑战

（一）现有管理技术存在缺陷

大数据时代，各种数据信息的传播呈现出广泛性、快速性、全面性的特点，这一特点下中职学校档案管理应以更高的标准以及服务展开工作，使相关人员可及时获取所需信息，并不断创新管理模式以及管理技术，在此基础上实现智慧化管理。通过调查与分析，笔者发现目前大部分中职学校已经建立了学生电子档案库，但仅存储着现有的学生档案，未能充分利用大数据技术进行及时更新，致使实际档案管理工作出现滞后性缺陷，而整个收集、整理、分类过程消耗时间过长，难以体现出大数据时代各种管理技术的特点与优势。另外，相关人员未能定期检查学生档案，如有的学校仅仅在新生入学时整理学生档案，之后将其放置在档案库中，直至毕业再调出，这样的档案管理难以满足大数据时代的各项要求。

（二）档案管理缺乏预测性

大数据的主要作用为分析、预测以及广泛延伸，若是可以合理应用这一技术，则能够在现有数据信息的基础上展开全面且准确的预测，把控其发展趋向，为相关人员提供更为即时性的资料。但现阶段，大部分中职学校档案管理工作内容仅仅停留在档案资料收集以及整理上，未能认识预测的重要性与必要性。新时期，要想有效提升办学质量，中职学校必须打破传统思维禁锢，借助大数据对学生档案进行综合评估与预测，进而做出科学的决策。

二、大数据时代强化中职学校档案管理工作的有效对策

（一）强化管理意识，实现资源整合

大数据时代，为了创新档案管理模式，中职学校应当强化管理意识，从根源上重视起此项工作，实现资源整合，并建设综合性数据资源库。首先，学校可加大投资力度，结合实际情况建立健全的制度体系，为此项工作的高效开展提供后备保障;其次，中职学校相关人员应当更新管理理念，充分利用大数据进行海量数据分析，为校内相应决策的确定提供参考数据。例如，在调整某一专业课程体系时，可通过大数据分析学生实际情况，并对比得出相应的数据信息，依托这一信息确保最终体系可满足学生的专业学习需求，进而有效提升教学质量。

（二）构建大数据平台，实现资源共享

新形势下，中职学校应结合档案管理实际情况来构建大数据平台，使所有学生档案可呈现在这一平台上，实现信息资源共享。大数据时代，可利用先进技术展开资源收集、分析、分类等各项工作，将其上传至数据共享平台上，为查询者提供更为便捷的途径。例如，某院校在将各级学生的电子档案统一集中于网络平台上，设置了一定的查询权限，相关人员可输入个人账号登录系统，输入学生档案号或者关键字获得相应资源，大大节省了寻找档案资料的时间，也确保了学生档案的安全性。

（三）引进先进技术，优化管理模式

中职学生档案管理工作涉及的档案类别较多，為了进一步确保学生档案管理工作的高效执行，应当引进更多先进技术以及软件，针对性地优化其管理模式。现阶段，校企合作已然成为中职学生最具特色的办学模式，因此可以充分发挥现代企业的用途与优势，借助企业力量来实现精细化管理，并在此基础上深度挖掘学生档案，从中提取更多可用信息，以此来完善课程体系以及专业教学内容。除此以外，中职学校亦要重视个性化服务，利用大数据分析展开全面预测，进而实现新时代档案管理主动服务，不断提高用户的使用体验。

（四）组建人才队伍，提升管理水平

高素养专业人才队伍是提升学生档案管理水平的必要前提，因此现阶段中职学校应组建人才队伍，通过专业培训的方式不断增强相关人员的信息素养，使他们可利用大数据思维展开更为高效的工作。培训过程中，应当以档案管理专业知识以及先进技术应用技巧为主，逐渐形成高水准的信息化档案管理模式。另外，中职学校亦可针对此项管理工作组建监督队伍，要求监督人员定期检查实际工作情况，坚持公平公正的原则，利用大数据技术展开全面分析，及时发现其存在的缺陷问题并提出改进意见，进而有效确保学生档案管理的切实性。

三、结语

综上所述，大数据时代强化学生档案管理工作对中职学校办学质量的提升有着极为重要的意义。因此，现阶段应当充分认识到其面临的挑战，并从强化管理意识、构建大数据平台、引进先进技术、组建人才队伍等方面做起，不断探索新型档案管理模式，为使用者提供更为高效、便捷的服务，从而进一步推动中职学校的长远发展。

参考文献

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[2]董惠琴.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策分析[J].兰台世界，2017（20）：31—33.