基于大数据时代背景下的档案管理

常姣

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）12-128-01

摘 要 在科技水平提升背景下涌现的大量信息技术更好的支撑了档案管理工作开展，但值得注意的是，因一些主客观因素等影响，档案管理工作有效性并未充分发挥。大数据时代的全面到来，要想促进档案管理工作质量的提升，管理理念的转变以及管理模式的更新尤为关键，跟随大数据时代发展进程将传统管理模式进行改变，基于档案管理体系完善构建基础上，才能为档案管理工作与时代发展需求的匹配性给予保障，促进档案资源利用率得以最大限度提升。

关键词 大数据时代 档案管理工作 开展途径

大数据时代背景下，给社会各行业都带来了翻天覆地的影响，如何有效管理十分庞大的数据量成为各企业各行业面临的一大问题，而大数据时代的这一特征给档案信息管理也带来了巨大挑战。档案的保存和档案信息提供为档案管理工作主要内容，而收集以及整理、探索以及保存和有效利用原始数据等是档案管理的主要任务。大数据时代背景下涌现了海量数据信息，要想对海量数据进行有效处理，就应运用数字化以及信息化等技术，而对于档案管理工作来说，档案的分类以及提取工作十分复杂，因此也应借助大数据数据分析功能开展档案管理工作，如此才可能促进档案管理工作效率和质量的全面提升。

一、传统档案管理观念和方式的转变

现阶段社会中大多行业发展的一部分重要支撑力量就来自于大数据作用发挥。从档案管理角度来说，工作开展中往往有较高的要求体现在海量数据方面，因此应对大数据自身优势和特征加以运用，将工作方式改进，对全新管理思路进行积极运用[1]。第一，档案管理工作开展时，各企业应分类整理现有档案内容，对哪些是电子档案以及哪些是实物档案进行充分了解。第二，整理现有档案内容，将所有档案内分类情况进行明确，进而对档案进行必要整理工作，为纸质版档案向电子档案转变奠定良好基础。第三，电脑录入档案信息。在面对大量档案情况下，信息录入往往需要耗费较多时间，此时尤为必要的就是应用大数据模式，基于电子化整理和录入档案信息情况下，能够将大数据模式作用进行充分发挥。第四，核对所有档案，将新型电子档案管理模式有效形成。

二、大数据档案管理平台的完善构建

基于档案管理模式的数据化以及电子化明确基础上，要想借助大数据开展档案管理工作，就需要以专业大数据档案管理平台为依据，在平台中需要将档案管理以及分类和搜索等功能进行积极完善，因当前多数档案管理平台并未在一个大平台内进行统一，多数都是以数据档案管理平台在某一单位或某一体系内的存在形式，导致各档案管理平台间缺乏联系性。从现阶段我国户籍档案管理情况来看，已经有相对统一的管理平台形成，但值得注意的是，省市的不同也有相应的搜索以及管理界限所存在。所以说大数据管理平台的完善构建仍然需要很长的时间来逐步实现。总的来说，完善资源和开发搜索分析功能是大数据档案管理平台的关键之处，在不断完善档案资源的情况下，才能促使大数据平台作用得以深化发挥。

三、专业档案信息化人员引进和培养

大数据时代，要想显著提升档案管理质量和管理效率，企业还应从专业档案信息化技术人员的引进和培养方面加强力度，通过专业化人员将档案信息化转型工作进行顺利完成，为档案管理工作中大数据模式应用奠定良好基础。首先，在技术人员引进过程中，应对技术人员档案专业背景进行充分了解，如果存在一些技术人员对档案管理工作不了解的情况，就应该对技术人员积极开展档案管理知识相关培训；其次，企业内部档案管理人员应对信息技术进行一定掌握，如此才能更好的保障档案管理信息化工作开展，企业内部以有的多数档案管理工作人员，往往在相关岗位工作上开展了很长时间的相关工作，因而这些人十分熟悉自身的档案情况，对这些人的岗位变动应尽可能的避免，为提升这部分工作人员档案管理工作效率和工作质量，就可以从信息技术培训方面加强力度[2]。通过上述两种方式实现专业化技术型人才培养和人才引進，进而对大数据档案管理平台进行更好的对接，顺利开展数据化以及电子化的档案管理工作。

四、档案数据管理保密安全工作重视程度的加强

档案信息管理工作具体进行时，应高度重视起档案信息的安全保密工作。以往档案管理工作开展时，因档案管理人员自身过于松懈的看管状态，往往会有档案损坏以及篡改或丢失等现象的发生，同时也会有营私舞弊现象存在于档案管理工作人员方面。而在档案管理工作信息化以及数字化发展过程中，档案信息被黑客攻击而造成的篡改或盗取现象也会存在，因此从档案管理实际角度来说，不论运用何种方式开展具体档案管理，往往会有不同的安全风险摆在面前。而在借助数据化管理模式背景下，能够在一定程度上提升档案安全性[3]。如在档案管理工作开展过程中，可以分设两种管理人员形式，即原始档案管理人员、数据档案管理人员，通过两种人员管理形式，将档案管理安全风险给予尽可能的降低。

五、结语

大数据时代背景下，一些数字化以及信息化技术切实的便利了档案管理工作开展，通过现代化管理方式的应用显著推动了电子化以及信息化的档案管理模式发展，为高效且高质量的档案管理实现提供了保障。

参考文献：

[1]兰家友.大数据时代背景下档案管理工作的研究[J].科技资讯，2019，17（31）：239+241.

[2]于淼.基于大数据的档案管理创新研究[J].黑龙江档案，2019（06）：24-25.

[3]罗晓华.大数据时代背景下的档案管理模式探讨[J].内江科技，2019，40（10）：5+53.