某附属医院干部人事档案管理工作研究

郝秀莲 于长海 苏婷婷 张志龙

【摘要】干部人事档案记载干部职工的履历，与干部职工的利益息息相关，本文结合附属医院人事工作实际，查阅相关文献，介绍医院干部人事档案的现状，从硬件配备、档案管理制度、档案管理人员、档案管理信息化建设方面查找问题，提出加强硬件配备、建立完善相关规章制度、提高档案管理员素质、加快人事档案信息化建设、建立档案动态管理机制等相关建议。

【关键词】人事档案管理;现状;问题分析;对策建议

一、干部人事档案管理的意义

干部人事档案是医院档案的重要组成部分，对医院领导人事决策有着十分重要的意义。干部人事档案能够真实体现医院职工的学习工作经历、科研水平、奖惩情况以及工资状况等，与个人工资待遇、职称晋升、组织关系紧密联系，是记载人生轨迹的重要凭证。干部人事档案同样是衡量干部德才的重要方面，是医院领导选人用人的重要依据。因此，及时了解人事档案管理现状，不断完善人事档案管理制度，使人事档案最大限度地发挥在人才选拔、培养、输送方面的重要作用，是每个医院都要重视的工作。

二、医院档案管理现状分析

截止到2018年8月，我院现有在职职工总数3494人，其中编制内957人，合同制2537人，另有离退休职工284人。由于人员多，工作量大，情况复杂，给档案管理工作带来了很大的难度。目前，人事档案室主要负责干部“三龄两历一身份”的认定，档案的接收、转递、查阅、归档等工作。同时还负责合同制人员的干部履历表、年度考核表、医德考核表、工资表等相关材料的归档工作。由于以往缺少档案管理专职人员、规章制度不健全等原因，使得档案管理工作存在诸多问题，具体表现在以下几个方面。

（一）硬件设施配备不足。在我国，大部分醫疗机构将医疗事业作为医院管理的中心，所有资源都用在医护等能够为医院直接创造效益的工作中，许多医院对于人事档案的重视程度不高。我院人事档案管理也面临同样问题，由于以往对人事档案工作不重视，导致硬件设施配备明显不足。而人事档案管理工作是一项系统、复杂的工作，不仅需要大量的人力、物力，而且需要固定的库房和办公设备。医院以往虽然成立了人事档案室，但因现有办公空间不足，导致人事档案室也是日常办公室，来往人员较多，大大降低了人事档案工作的效率及保密性。

（二）人事档案制度不健全。我国医院的人事档案管理起步较晚，虽然我国的医疗事业快速发展、医疗体制不断改革，但发展至今，我国尚未制定完善的医院人事档案管理制度。医院在制定规章制度时缺少依据和相关经验，导致现行干部人事档案管理制度并不健全，在干部人事档案收集的范围、时间及人事档案的查阅等方面规定不详。同时由于医院以往缺乏有效的管理机制和监督考核机制，也大大降低了干部人事档案管理效率。

（三）人事档案信息化应用不到位。医院缺乏专业的人事档案管理系统，管理信息化程度不高。随着事业单位管理体制改革进程的不断深入发展，医院的发展速度越来越快，人事档案的服务职能更加突出。但是，由于医院的信息化水平较低，没法及时提供有效的信息资料，使得人事档案服务水平不高，在人才选拔任用方面的作用也受到限制。而人事档案室缺少专业的人事档案管理系统，不利于干部人事档案相关信息的查询，纸质档案材料的保护，降低了人事档案的利用效率。

（四）缺少专职人事档案管理员。医院缺少专职的档案管理人员，现有工作人员缺少相应的人事档案管理经验。我院现有人事档案管理人员，由于日常工作较多，也兼职其他人事工作。同时因为档案管理人员并非档案管理专业出身，仅经过一些干部人事档案管理方面的培训，对干部人事档案管理方面的法律法规及部分规章制度掌握不全面。

（五）“问题档案”现象比较突出。医院干部人事档案内容方面存在归档不及时，材料不健全，档案材料造假等问题。主要表现在年度考核、薪级工资表相关材料入档不及时、“人档分离”、学历材料不全、出生日期和参加工作时间等前后填写不一致、档案资料涂改甚至出现档案材料丢失的情况。这对干部职工的退休手续办理、薪资套改、干部的选拨任用、职称晋升等方面都会造成很大的影响。

三、对策探讨

（一）加强人员及硬件配备。为规范人事档案管理工作，医院成立了专门的人事档案室，确保由专职的档案管理人员管理档案。同时根据《干部档案工作条例》要求：“每管理1000人的档案需要配备1名专职干部”，医院配备了3名专职的档案管理人员。同时医院为人事档案室配备必需的电脑、档案架等办公设备，按年龄、职称等进行分类存档和存放。档案管理员将全院干部人事档案基本信息录入电脑，建立人事档案数据库，通过关键字提高检索速度，提高查询使用效率。

（二）建立健全干部人事档案规章制度。医院根据国家人事档案相关法律法规，结合医院工作实际，建立严格的档案保管、查阅、审核、使用制度，确保档案保管使用的严谨性，做到有据可依、有章可循，以促进人事档案管理的规范化、制度化。避免人档分离、档案不全以及档案材料失真现象的存在。同时建立相关薪酬机制、奖惩机制，激励档案管理员的工作积极性，提高干部人事档案管理工作的效率与质量。

（三）加强人事档案信息化建设。医院配备了专业的人事档案管理系统，同时将统计工具和管理方法相结合，以建立一套科学合理的人事档案管理信息系统。通过人事档案管理信息系统的应用，定期采集干部职工的基本信息，及时与人事档案进行核对。人事档案管理系统可以对达到退休年龄的人员及时进行提醒，确保干部职工退休手续及时办理。人事档案信息系统将纸质档案与电子档案相结合，提高了查阅效率和存档的严谨性。

（四）加强对档案管理人员的培训。提高档案管理员整体素质是做好干部人事档案管理的重要前提。医院切实坚持“谁管理、谁把关、谁审核、谁负责”的原则。积极组织档案管理员参加相关业务培训，学习上级主管部门新法规和新政策。同时组织档案管理员到其他医院进修学习，学习干部人事档案管理方面的先进经验。另外，医院请信息方面的工程师，为档案管理员进行计算机安全保密方面的教育培训，提高管理员的安全保密意识和安全防范能力。

（五）加大职工宣传教育力度。在对档案管理人员培训的同时，医院加强对全院职工的培训及档案知识的普及。首先，领导带头转变观念，重视人事档案管理工作，将档案管理纳入医院年度工作计划之中，同部署、同推进、同考核。第二，将档案知识培训纳入新入职工培训内容当中，提高职工档案保管意识。第三，加强对职工的宣传培训力度，让职工明确档案工作的重要价值和作用。医院通过组织新职工培训，建立档案管理奖惩考核机制，使得医护人员真正从思想上对人事档案工作引起重视。

（六）建立档案动态管理机制。医院建立人事档案动态管理机制，定期载入新的档案材料内容。由于以往在实践过程中，很多档案都是一次性入档，并不会根据实际情况进行完善和修改。因此医院根据工作实际，对照《干部人事档案材料收集归档规定》，建立符合医院实际的档案存放标准，及时将新的档案材料进行归档。对档案材料中缺少的内容，以纸质形式通知个人，并限期补充，形成动态管理机制。公立医院人才战略的实施离不开人事档案管理工作的有力支持。随着新医改政策的逐步落实和医疗机构人事制度改革的进一步深入，医疗行业卫生人才将越发频繁流动。因此，建立起一套完整、严密、高效和适合医院实际的医院人事档案管理体系，不仅是医疗卫生事业发展的需要，更是时代发展的需要。

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