高校二级学院行政秘书工作研究

郭姝君

摘 要 高校二级学院行政秘书岗位属于综合性行政事务岗位，处在承上启下、沟通内外、联系左右的特殊位置，起到桥梁与纽带的作用，是管理队伍中的一支重要力量。二级学院行政秘书工作具有头绪多，事务杂，范围广等特点，存在着付出多、回报少，临时性工作多、长期性工作少等问题，必须转变思想观念、保持积极心态，加强自身建设、提高综合能力，注意工作方法、提高办事效率并加强人文关怀，实行量化考核，只有这样才能做好千头万绪的二级学院行政秘书工作。

关键词 高校 行政秘书 二级学院 量化考核

中图分类号：G472 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.03.006

Abstract The post of administrative secretary in Secondary Colleges of universities belongs to the post of comprehensive administrative affairs， which is in a special position of connecting the preceding and the following， communicating inside and outside， and linking up. It plays a role of bridge and link， and is an important force in the management team. The work of Administrative Secretaries in secondary colleges is characterized by many ideas， miscellaneous affairs and wide scope. There are many problems， such as more efforts， less returns， more temporary work and less long-term work. It is necessary to change ideas， maintain a positive attitude， strengthen self-construction， improve comprehensive ability， pay attention to working methods， improve working efficiency and strengthen humanistic care， and carry out quantitative assessment. Only in this way can we do a good job on the work of administrative secretary of Secondary College.

Keywords college； administrative secretary； Secondary College； quantitative examination

0緒论

高校的二级学院是科研、教学和管理的主要负责单位，由于教学科研任务的下放，其在高等院校中发挥着越来越重要的作用。而学院行政办公室对于学院来说就是一个关键的部门，行政秘书在学院行政管理中扮演重要的角色，在管理层与师生之间起到承上启下，协调内外的作用，与学院的发展密切相关。

行政秘书主要从事沟通交流、信息传达等具体工作，其工作宗旨就是为在校师生服务，是高等院校行政管理中不可或缺的一部分，直接参与学院的教育管理，对学院的发展起到关键作用。但是，就目前的情况看来，对于行政秘书的培育还没有受到该有的重视，工作中仍存在很多问题。

1行政秘书的主要工作职责

行政秘书协助学校二级学院办公室安排好学院行政工作，处理日常行政事务。主要的工作职责如下：

（1）协助上级，及时反馈。行政秘书平时要做到汇报工作及时，反馈问题积极，将突发、紧急的事件及时汇报给上级领导。需要做到眼观六路耳听八方，做好信息的收集以及反馈，及时准确的向上级反馈信息，以便领导随时了解各项工作的进展与下一步工作部署。

（2）传达精神，统筹安排。行政秘书需要将上级的指示、精神等及时向相应的工作部门进行传达，并在实施过程中注意工作进展情况，督促工作的实施和制度的落实。

（3）内外兼顾，团结协作。行政秘书的工作内容很广泛，常常需要与院校各个职能部门、学院领导、老师以及校外人员沟通交流。需要加强自身的沟通交流能力，从而更好的与学校各职能部门、学院师生协同配合，完成本职工作。

（4）献言献策，共同发展。行政秘书除了要做好每项工作之外，还应该充分发挥自己的作用，在日常工作中多思考，多为学院工作出谋划策。

2行政秘书必备的职业素养

对于二级学院的行政秘书，通常需要具备以下几个职业素养：[1-2]

（1）政治素养：政治素养包括管理者的政治立场、思想意识、道德修养和工作作风等。要拥护党的各类方针政策，形成正确的世界观、价值观、人生观，提高自身的政治素养。特别在高校工作，基于高校环境下知识分子较多的特殊情况，在工作中可能会遇到各种问题，要从大局上考虑遇到的各类问题，处理问题不能偏离大方向。

（2）文化素养：行政秘书要通过资料文献学习，提升自身技能，善于采用最新技术手段辅助工作，做好数据信息等处理工作，以便适应现代社会办公信息化的特点，从而不断提高自身的管理能力和服务能力；同时，行政秘书的工作内容繁杂多变，除了具备日常的管理技能、写作技巧等以外，还需要具备一定人文及科学知识，并对自身所在院系的学科知识有所了解，锻炼自身独立思考和解决问题的能力。

（3）心理素质：行政秘书平时工作既有单调乏味的重复性工作，又有突发性工作，这些都对行政秘书的心理素养提出了较高的要求。此外，行政秘书每天大量繁杂的工作，事务范围大、头绪众多是秘书工作的广泛性特点，还要与不同的校内外人员接触，解决各种繁杂的问题；特定情况下，行政秘书还要暂时性的承担一些学院的其他事务，如教学、科研、党务、资产管理等工作。所以行政秘书在实践体验中，要不断地强化心理素质。特别是碰到一些突发性事件或者对时间节点要求比较严格的事情时，对行政秘书的心理素质要求更为严格。

心理素质的提高要从抗挫力和情绪管理能力做起。古人说“居有常，业无变”，即使受到委屈，也不要逃避。同时还要学会管理自己的不良情绪，学会控制、调整自己的情绪。只有这样才能更好地做好服务学院领导、及广大师生的工作。

（4）业务素养：行政秘书的工作是辅助本部门行政事务的各项日常管理工作，所以要具备良好的表达能力、协调应变、处理问题等能力。平时做好各方面联系沟通作用，包括学院内部、与外学院、职能管理部门等沟通，协调上下及内外关系。除此之外，学习掌握先进的管理方法以及必要的教育学，还要适应新的办公软件操作、财务报账系统、OA 系统等，加强办公网络化方面和档案管理等相关能力，便于日常管理工作能够科学高效规范化的进行。

（5）终身学习能力。目前随着信息化技术的发展，使得行政工作的手段和方法出现了新的变化。特别是随着高等院校管理体制的改革力度进一步加大，对于二级学院的责任和工作提出了新的要求。行政管理人员需要适应这种变化，放宽视野，加强学习，借鉴国内外高校有效的管理技巧，并与所在院校的实际相结合，从而逐步实现管理方式的现代化和规范化。

3提升高校二级学院行政秘书队伍素质的方法

3.1 强化行政秘书工作的必要性，增强组织关心

行政秘书服务积极性的强弱、工作绩效的好坏等因素直接影响了办公室队伍执行力的高低。目前对于行政秘书的工作性质存在着一些片面的认识，对其工作难度和强度往往不予重视。因此行政秘书普遍存在晋升机会渺茫，发展空间小等现状。

基于行政秘书岗位存在着这些特殊性，人员变动比较快，所以需要通过强化增强他们内心对这份职业的认可，感受成功解决事情被别人认可的成就感，对自己工作的发展空间抱有很大的期望，能够和其他工作一样被公平对待，认真履行自己的责任，行使应有的权利，培养对这份工作的热爱，提升工作积极性，促使二级学院有更长远的发展。[3]

同时高校加强对行政秘书群体的关心，让其在工作上获得更多的机会，只有这样才能减小工作上的消极情绪或者重新换工作的选择，以一种积极、努力上进的心态投入到本职工作中。

3.2 转变思想观念，加强自身素质修养

我国的政治制度决定了高校管理工作具有一定的政治倾向性，必须立足政治立场和方向，坚守思想防线。只有在思想上能够充分认识，转变思想观念，多站在不同的角度去思考问题，才能更好的为师生提供服务。

要通过多种方式提升行政秘书的自身素质修养。行政秘书所从事的工作，决定了其一定要紧跟形势的发展，对学校和本学院的发展规划、工作重点和相关规章制度等要非常熟悉，对学院的一些具体的情况，例如教职工的人数、职称等总体情况要心中有数，对学校的机构职能以及对应的一些规章制度等要做到基本掌握，这样在从事行政秘书工作时可以做到有章可依；作为行政秘书，公文写作也是一项必备的基本功，要掌握不同的公文文体的写作技巧，从而与其他部门呈交书面申请以及会议记錄、纪要等做到游刃有余；行政秘书工作是一项需要与多部门的工作人员进行沟通协调的工作，在从事具体工作时需要具有团队意识，减少不必要的时间成本；同时，行政秘书还要掌握一定的管理技巧，学习必要的管理知识，对从事工作所需要的人力、物力、信息、时间以及其他相关资源进行合理有效的配置，保障各项工作的有效开展。[4]

3.3 制定“量质”相结合的考核标准，形成约束机制

二级学院的行政秘书有别于教学人员，没有具体的考核标准和激励机制，没有可以刺激工作积极性的方案。因此，学校可以根据行政秘书的工作特点，制定相应的考核制度，设定可操作性强的考核标准，实现量化考核、科学考核，[4]更有利于促使行政秘书更好的发挥自身能力，提高工作效率，对学校的发展起到积极的作用。

3.4 加强人文关怀，建立激励机制以及

行政秘书作为联系学院管理人员和师生之间的桥梁，对于学院的良性运转具有不可或缺的作用。由于学院工作繁杂，日常事务较多，工作负担也比较重。高校要从多方面对其进行人文关怀，在工作中给予必要的指导，建立合理的评价机制，在职务晋升和职称评聘等多方面给予关心，建立激励机制，为其职业规划的发展创造机会。

3.5 加强行政秘书的职业技能提升

目前各学院往往没有建立行政秘书的培训机制，学习交流少，技能培训机会缺失。要建立常态化、目的性强的培训机制，利用多种形式提高行政秘书的职业技能，确保他们在平时的工作里能够灵活运用各项技能，提高工作的效率。高校要指导二级学院制定相应的培训方案，要多提供给行政秘书职业规划创造发展的机会，鼓励其提升学历，以及定期与外校同行交流学习机会，改善行政秘书的发展前景，建立良好的职业发展愿景。使其“前途有盼头，工作有劲头”。

4结语

目前我国已经进入中国特色社会主义进入新时代，高等教育面临着新形势，高等院校二级学院行政秘书工作被赋予了新的意义和使命。在明确自身的职责和定位的情况下，行政秘书要树立良好的服务意识，端正工作态度，并加强思想理论水平和政治政策水平学习；只有全面充分认识工作内容和特点，努力做到学以致用、用以促学，不断提高自己发现问题、分析问题、解诀问题的能力，才能提升业务能力，增强办公室队伍的凝聚力，才能真正做好新时期高等院校二级学院的行政秘书工作，创造出优异的工作业绩，为新时期学院发展贡献自己的力量。

参考文献

[1] 肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状[J].中国校外教育，2010（16）：56.

[2] 周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009（11）：60.

[3] 陈佳.新形势下高校二级院系行政秘书现状及对策研究[J].职业教育，2015（6）：171-172.

[4] 赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率[J].中国科技信息，2006（22）：204-205.