论运用PDCA循环理论促进医院档案规范化管理

赵红梅

摘要：作为医院历史最真实的体现，医院档案是一种在长时间的社会实践活动中形成的历史记载，其中记录着关于不同年代不同年龄的人们对它的奋斗史和做出的贡献，包括医院在各个方面各个时间段关于医疗诊治、医学研发、基础建设、医院设施、财务管理、教育、党的建设、人力资源管理等方面的信息记录。因此，医院档案对医院管理、医院建设的重要性由此可见，是不容忽视的一部分。以下我将以PDCA循环理论为前提，对医院的档案信息进行系统化、规范化的管理整改，已提升医院的管理能力和服务能力，促进医院档案更高质量的发展。

关键词：PDCA循环理论;医院档案;规范化管理

一、什么是PDCA循环理论

这项定律最先是由美国质量统计控制之父Shewhat（休哈特）博士发表的“PDS理论”发展而来，后又由同国家的质量管理专家戴明进行整改，使之最终成为了“PDCA理论”，因此，它又被人们亲切地称为“戴明环”。PDCA理论是将质量管理分为计划（Plan）、实践（Do）、检验（Check）、处理（Act）的四个过程，这四个过程来回循环就是PDCA循环理论，是进行全面质量管理的重要基础。它从“计划”到“处理”再从“处理”到“计划”不停运转，不断实践，不断总结，使之达到更高水平的科学理论。总而言之，再循环中发现错误、发现问题，然后在问题暴漏的同时将他们解决，从中得到经验，取长补短，提高循环系统的效率，周而复始，最终使管理水平得到提高和完善，达到最优管理。

二、怎样在医院的档案管理中实践PDCA循环理论

（一）P——计划（Plan）

纵观医院现状，当务之急是找出存在的问题，对问题进行深度分析，找其根源，从根源解决，并制定相关的处理措施，大力推行。由于我院是一所底蕴深厚，建院悠久的重点医院，长久以来产生了一些医疗问题，其中就形成了“以医疗为主，管理为辅”这种错误思想的形成。针对此我发现了一些医院管理方面的问题：1.医院管理方面并不重视档案管理。2.不完善的档案管理制度，档案管理人员缺乏管理知识，责任不明确。3.档案管理没有达到系统化、标准化、规范化。4.资金不足导致管理的基础设施落后、退化。5.档案管理的后备力量不足，没有明确的发展目标，效率低下，阻碍了档案工作的未来发展。

（二）D——实践（Do）

制定措施并实施。针对从档案管理中发现的问题，我提出以下实施方案：1.整理和规范相关的档案工作，出台《档案管理整顿推行措施》。2.修改制定《档案工作管理规范》《档案查阅准则》《档案保密措施》《关于档案相关管理人员的责任》等，清楚每个人的职责，规范档案管理制度，并规范记入本年度的《医院准则汇总》。3.拟定《文档卷宗存档规范（试用）》及《存档材料规整明细（试用）》，在文件存档的同时做到有凭据、有保证。4.加强档案管理的现场管理，针对现有的各类库存档案进行规整，使之便于查阅寻找，可以增加电子查阅设备，提高工作效率，同时保持档案室有一个干净整洁的卫生环境。5.加大资金投入，更换新型设备，提升效率。6.制定《档案管理未来规划目标》和《档案管理人员职业生涯规划》等，明确档案管理未来发展方向。

（三）C——检验（Check）

不定期的检查相关规定的实施情况。依据《文档卷宗存档规范（试用）》，我院增添了科技研发、教育教学等档案的存档，更增加了文书档案，使其档案内容更加多样、全面;而后我们又针对文书档案存储的特殊性质，对文档进行了系统化的年度规整，找寻其中存在的问题;例如：按照上级批示要求制定本年度的请示报告，方便于此后的查阅使用;财务档案按国家财务档案管理规定进行归档处理，对以达到一年的进行移交，以前年度没有移交的必须补交;按完工程度对基建档案进行存档，针对医院多处完工楼长期没有归档问题，加紧督促归档处理程序，尽早完成了该档案的归档。不断改善档案室的基础设施，新建了档案存放室，增加了电子查阅器、新型档案架、空气干湿度检测器、空调等设备。将PDCA循环理论在实践检验中得到了应用，在医院工作的指导下，对档案管理准则、不同档案的存档和规整、档案工作的严格把守等，进行了更为细致的研究与分析，在发现问题的同时剖析问题，做到具体问题具体分析，不断督促监督，使得档案管理向着高质量发展。

（四）A——处理（Act）

从最终的年度归纳中得出经验，制定新规定、新标准，若有处理不了的问题或方案，可以利用PDCA循环再次处理。用规范化、标准化来度量档案管理工作。1.在对问题进行解决的同时总结经验，取长补短，对原先的制度该补充的补充，该新编的进行新规则的制定，不断完善档案内容。2.引用高精尖的档案管理知识人才，加强培养本院档案管理人员的专业知识，同时强化各个工作岗位人员的档案归档意识。3.不断利用PDCA循环理论发现问题、解决问题。例如伴随着科技社会的高速发展，医院资料日益增加，怎样解决信息管理问题，怎样使更多的信息得以更完整的存放成为了当务之急。为此我们向医院建议可以引入符合医院档案管理的程序，将其信息化、数据化，让档案从纸质变成数字，从独享变成共享。这不仅解决了医院档案储存过多的问题，更使得查阅变得便捷，提高了工作效率。由此，档案管理水平就在PDCA的每一次循环中得到提高。

三、总结

從以上讲述可以看出，管理制度要想得到提高就要有科学的方法对它进行管理。PDCA循环理论不仅仅提高了档案管理的水平，使其达到规范化、标准化，与此同时它还提升了医院各个方面制度的升级、为人们提供了一种解决问题的方法、提高了工作效率。因此，PDCA循环理论在提高管理工作、管理质量上有着显著的效果，对于医院未来的发展更是不可或缺的一部分，推广PDCA理论是我们应该坚守的方向。

参考文献：

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