优化事业单位档案管理探析

兰 吉

（湖北广播电视台后勤服务中心，湖北 武汉 430000）

档案管理工作是确保事业单位各项工作有序开展的关键，做好事业单位档案管理工作对于提升事业单位档案的管理水平至关重要。笔者结合工作实践，对如何优化事业单位档案管理进行探析。

一、事业单位档案管理中存在的问题

当前，各事业单位办公条件和设备与时俱进，档案门类逐步齐全。虽然档案管理工作逐步得到提升，现代化管理也已逐步实行，但由于种种原因，存在以下几方面问题。

1.缺乏足够的档案管理意识。事业单位的档案管理工作是一项服务性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。这可能是由于事业单位对档案管理还缺乏足够的重视，没有良好的档案管理意识，使得档案管理和档案监管的力度不够，并且也没有为档案管理工作提供必需的人力和经济支持，甚至一些事业单位没有将档案管理工作归入到年终工作考核中，这些因素都导致事业单位的档案管理工作受到阻碍。

2.没有建立完善的档案管理制度。目前，大部分事业单位还没有建立完善、科学、全面的档案管理制度和规范，并且档案管理规范覆盖的范围也不是很全面，部分事业单位甚至没有一个档案管理的规范守则，使得日常的档案管理工作缺乏执行标准和参考守则，从而导致档案管理工作杂乱无章。同时，一些事业单位在档案管理方面缺乏足够的执行能力，使得档案管理工作的实施缺乏权威性，导致档案管理工作效率不高。

3.缺乏信息化的档案管理。近年来信息化档案管理的优势越来越突出，使得档案管理工作变得更加方便、快捷，极大的节省了人力，还避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用到档案管理工作中，使得档案管理工作变得低效耗时，甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理，使得信息化档案管理工作无法正常的开展。

4.缺乏专业的档案管理人员。档案管理工作不仅具有较强的制度性，同时也要求档案管理人员具有较高的专业素养。但目前一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员，有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作，这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。而且有的事业单位档案管理人员变动频率较高，将档案管理视为应付上级组织的检查，使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练，从而使档案管理工作不能正常进行。

二、优化事业单位档案管理工作措施

针对上述问题，要做好事业单位档案管理，就要制定科学合理的措施，优化事业单位档案管理，确保档案管理工作顺利开展，发挥其应有的作用。

（一）健全档案管理机制，加强制度建设

要优化事业单位档案管理制度，必须提高全员档案意识。首先要加强领导、明确责任。建立由全体科室长组成的档案领导小组，由分管领导任组长，办公室主任任副组长，各科室参与人员为小组成员。

（1）实行档案领导小组例会制，每年至少两次，研究分析本单位档案工作及其发展问题，从而从制度上保障档案工作的开展。每年在制订档案工作计划前，具体落实本年度档案工作任务和所需经费，并列入单位整体工作计划中去。

（2）完善档案管理制度，逐步实现规范化、标准化。如档案立卷归档制度、档案保管制度、档案安全、保密制度、档案借阅制度、档案移交、销毁制度、岗位管理责任制等。同时，一定要注意对制度的落实，规范档案管理人员的行为准则，严格按照管理制度进行操作。并且建立相应的监督管理和绩效奖惩制度，促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度，提高他们的工作积极性，在工作中不断改进已有的管理制度，使得档案管理制度变得更加全面和完善。

（二）加强档案队伍建设，提高业务能力

档案工作人员的自身素质是做好档案工作的一个重要条件。档案工作人员在工作中要不断钻研业务，加强自身建设，提高工作能力。

（1）加强学习。档案管理是一门学科，有很多专业化的要求。各事业单位工作人员在实际工作中，既要学习先进的管理制度、工作方式 、专业知识，又要学习现代化管理手段，更要学习档案人勤奋、严谨的工作作风和奉献、服务的精神风貌。

（2）加强合作。档案工作涉及方方面面，这就需要与各相关部门理顺职能关系，加强配合，以利于档案资料收集的及时和完整。

（3）积极创新。在档案管理工作中要不断设计新的管理目标、管理制度、管理内容、管理方法，推动档案管理事业的发展。

（3）拓展档案管理平台，实行信息化管理

随着无纸化办公的推行，网络技术的广泛应用，智慧城市的建设，必然要求档案管理实行信息化。档案管理信息化首先是物质条件的现代化，主要包括档案工作设备与技术的现代化，体现为档案管理软件在档案管理中的广泛应用，以提高档案管理工作存储、处理、开发档案信息的效率；其次是管理思想、观念和目标的现代化，只有以现代化的管理方式和管理手段来提高档案工作的效率和质量，事业单位档案管理工作才能得到提升，才能发挥应有的作用。