高校档案工作实现信息化管理的策略研究

赵梅娟

摘 要：近些年，随着互联网的不断发展，以及“互联网+”的提出，为了紧跟时代的步伐，顺应时代的发展，高校档案工作实现信息化管理已经势在必行。文章主旨在于研究高校档案工作实现信息化管理的策略，首先介绍了建设高校档案信息化管理的意义，其次对现阶段高效档案实现信息化管理过程中存在的问题进行了归纳总结，最后针对这些问题，对高校档案实现信息化管理提出了针对性的对策。

关键词：高校;档案;信息化管理

高校进行档案信息化管理，是时代发展的必然趋势。档案信息化管理的本质就是运用先进的计算机技術，对实体的档案进行网络数字储存，使其更加容易保管，防止信息的遗落丢失，同时这种信息化管理还具有易于管理，提升档案管理的效率的优点。随着互联网的发展以及计算机技术的进步，高校的档案管理也应逐步加快信息化进程。档案管理的信息化建设是一个长期的过程，因此在这一长期的建设过程中，需要采用现代先进的信息技术，不断的对档案部门进行强化。只有这样，才能更好的促进推进高校的管理模式改革。

一、档案信息化的意义

档案信息化管理能够提升高校档案管理的工作效率，高校的档案信息来源于各个部门，这就导致档案室的工作量大、工作效率低。因此高校对于档案管理必须进行改革，实现信息化管理;档案信息化管理能够实现高校档案的资源共享，档案的信息化管理建设中，其主要核心在于资源的共享，通过利用信息技术优化管理，提升档案信息的利用率;档案信息化管理能够推进高校的管理模式改革，传统的档案信息通常是封闭性的存放，缺少有效的利用，无法发挥其应有的价值，档案施行信息化管理有效的提升了信息的利用率，对高校管理模式改革有着促进的作用。

二、高效档案信息化管理过程中存在的问题

（一）缺乏足够的资金支持

在现阶段，很多的高校存在信息化建设的成果并不理想，主要是由于缺乏足够的资金作为支撑。资金缺乏的问题，已经成为了困扰各大高校信息化建设的主要难题之一。信息化管理需要大量的投入，主要用于网络系统、安全系统等管理系统的构建。除此之外，由于电子设备有着非常快的更新换代速度，根据摩尔定律，每18个月电子芯片的集成密度会增加一倍，这就导致了电子设备的维修与更换，在这个过程中必然会出现费用。缺乏足够的资金投入，造成了高校档案室无法运用最先进的信息技术，基础设施陈旧落后，档案信息化管理无法达到预期效果。

（二）缺乏专业性人才

现阶段，各高校的档案管理人员存在专业水平较低的情况，缺乏相关方面的专业知识，无法熟练地操作信息化管理系统。这些人员一般缺乏相关知识的学习，素质水平较低，无法胜任本职位。这些管理人员不具备应有的信息判断能力，对于新事物的接受能力较差，经常会出现错误操作以及违规操作，造成重大的档案管理事故。除此之外，高校对于档案管理相关人员缺乏有效的管理，待遇不高也是重要的因素。这种情况就导致了两种情况，一种情况是高校无法留住相关的优秀人才，造成严重的人才流失，另一情况是难以引进优秀人才，高校的待遇不能对优秀人才造成吸引，从而导致了高校人才匮乏，管理人员缺乏专业水平的困境。

（三）缺乏必要的安全保障

档案信息化管理的建设中，要重点关注档案信息的保密性以及安全性，以免造成信息泄露或信息丢失。现阶段我国的大多数高校在建设档案信息化管理的过程中，对档案信息的安全缺乏足够的重视。信息化虽然提升了工作的效率，却也带来了一些问题，例如电脑病毒、黑客攻击以及非法访问等网络特有的安全威胁。对这些问题的忽视，往往会造成重要数据的丢失、损毁，严重的还会对学校造成严重的经济损失。

三、高效档案实现信息化管理的对策

（一）加大资金投入，强化基础设施

要建设好档案的信息化管理，必须要加大资金的投入力度，采用新型、先进的信息技术，并保障基础设施的建设，为档案管理的信息化提供必要的硬件支持。保证足够的资金，是信息化管理体系构建的基础和前提，这就要求高校必须对档案信息化的建设加以重视，保证资金的充足以及其他政策方面的倾斜，结合高校的实际情况，选择与学校的实际情况相契合的信息管理系统以及安全系统，运用先进的信息技术对档案信息进行收集管理。除此之外，高校也应对学校内部的部门网络进行整合，完善学校内部局域网，提升管理效率。

（二）积极引进人才，加强人员专业素质

基于各个高校档案管理人员的现状，应从三个方面进行解决：第一，对于高校内部现有的档案管理人员要进行相关的专业培训，提升他们的专业能力，转变他们的思想，使其成为专业化、高水平、高素质的档案管理队伍;第二，学校要提高相关人员的相关待遇，加强重视力度;第三，加大优秀专业人才的引进力度，制定完善的人才引进措施。

（三）加强安保建设，建立监管机制

对于高校档案工作进行信息化管理，相应的安全措施是非常有必要的。校方应对信心的安全加以重视，并建立完善的信息安全管理系统，对外界的入侵、破坏能够进行有效的防御抵抗。使档案信息具有能够被完好的进行保存、备份，并对信息的密保性进行加强，以保障信息不被泄露、丢失以及损毁。同时，仅仅建立安全防护措施是不够的，还要对安全系统进行定期检测维护以及系统升级。

四、结语

高校进行档案管理信息化是高校发展的必然趋势，运用云计算、大数据等先进的计算机技术，能够有效的整合资源，充分发挥互联网技术的优势，优化管理模式，提高管理效率，应进行推广普及。

参考文献

[1] 杨丽.高校档案信息化管理有效策略研究[J].办公室业务，2016，14（3）：54-54.

[2] 崔玉宝，张巍筠，耿建涛，etal.高校档案信息化管理平台的建设策略研究[J].北华航天工业学院学报，2017，12（3）.

[3] 吕莎莎.信息化时代高校档案管理工作的问题及策略[J].神州，2017，27（31）：271-271.

[4] 解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016，19（4）：154-155.