科技期刊刊群采编系统建设研究——以煤科总院出版传媒集团具体实践为例

■宫在芹 朱拴成 代艳玲 武英刚 张 扬

煤炭科学研究总院出版传媒集团，北京市朝阳区和平街13区 100013

随着互联网和数字技术的发展，知识获取方式的急速变化正在改变科技期刊出版单位的传统经营模式。出版方式数字化、技术影响显性化、传播效应立体化、运营模式集群化、平台功能集成化、内容组织语义化成为科技期刊发展的主要趋势[1]，集群化发展理念已成为业内共识。近年来，我国已经形成了光学、医学、生命科学、物理、数学、材料科学等具有国际影响力的科技期刊集群[2]。在刊群建设方面，科技期刊出版单位也进行了许多有益的探索。在早期探索阶段，主要研究刊群建设的范畴、价值和内涵[3-4]，以及Elsevier、自然出版集团(Nature Publishing Group, NPG)等国外大型出版集团刊群经验和模式[5-6]。到2010年左右，卓众出版有限公司、《中国激光》杂志社、中华医学会等期刊运营单位先后从实施角度提出品牌建设、数字化平台建设、流程建设、制度建设等刊群建设路径[7-9]。这些研究虽然为其他期刊探索集群建设和数字出版提供了宝贵的经验，但大多集中于集约化建设方面，鲜有如何提高刊群中单刊的数字化出版水平，尤其是指导实践方面的研究。另外，国内代表性的刊群建设单位在起步阶段均获得政策资金的投入和支持，对于没有资金支持的出版单位，如何在财力有限的条件下，切实提高刊群中单刊的学术影响力及数字化水平，进而实现刊群的规模化、集约化、协同化发展，这是需要解决的实际问题。不管是期刊群，还是单刊，都应该以公益为先，以论文质量为期刊建设的主要标准[10]。作为科技期刊数字化出版体系的基础，采编平台是出版—发行—传播平台的前提，二者是前因后果的关系[11]。目前，国内期刊较少自主开发采编系统，大多数使用的是第三方开发的产品，使用比较广泛的是中国知网腾云采编系统、玛格泰克采编系统JournalX、勤云采编系统、三才采编系统等。北京玛格泰克科技发展有限公司(以下简称“玛格泰克公司”)是国内最早研发采编系统的企业，目前该公司开发的采编系统已经在1000多家杂志社投入使用，玛格泰克采编系统支持单刊的稿件处理及多刊协同稿件处理。北京勤云科技发展有限公司(以下简称“勤云公司”)从2002年开始研发和推广勤云采编系统，并在勤云采编系统的基础上研发了“期刊界”垂直搜索引擎及期刊集群平台等。中国知网腾云采编系统虽然研发时间较晚，但以海量数据为基础开发的多项功能，极大地满足期刊实际需求，目前已被越来越多的期刊使用[12]。

前人对采编系统的使用及功能已进行了许多研究。王燕等[13]对JournalX采编系统与Elsevier 2015年推出的EVISE采编系统进行对比分析。张瑞麟等[14]对国内外期刊广泛使用的网络采编系统种类及功能进行比较和分析。申轶男等[15]分析中国知网腾云网络采编系统在运行中存在的一些问题,并提出相应的解决建议。王雪峰等[16]分析在网站和采编系统的升级和数据转换工作中常见的问题及解决方案。张晓丽等[17]研究通过采编系统实现多期刊协同化办公、资源共享。梁洁[18]指出，数字化环境下采编系统应加强与其他数字出版技术的融合，实现编、排、发一体化。这些研究主要是解决单刊采编系统问题或对采编系统未来发展的展望，鲜有关于刊群采编系统建设优化的研究。

煤炭科学研究总院出版传媒集团(以下简称“煤科总院出版传媒集团”)是中国煤炭科工集团有限公司所属期刊的业务归口管理单位，下设20个期刊编辑部，分布在中国煤炭科工集团有限公司下属14家子企业中，编辑出版人员80余人[19]。20种期刊中，EI收录期刊2种，中文核心期刊8种，中国科技核心期刊11种。无论是在学术质量还是数字出版方面，20种期刊的发展极不均衡。2017年，《煤炭学报》《煤炭科学技术》入选中国“百强报刊”，在数字出版方面进行了有益探索；《水力采煤与管道运输》《煤矿爆破》稿源缺乏，办刊经费紧张，濒临停刊。在采编系统使用方面，《煤炭学报》《煤炭科学技术》虽已使用玛格泰克采编系统多年，但其参考文献审校、作者发文检索无法依靠系统完成；《煤矿爆破》《能源环境保护》等期刊编辑部一直通过电子邮件与作者、专家沟通，稿件刊登周期长，编辑工作效率低。随着网络技术的发展，煤炭科技成果层出不穷，各刊对采编系统的功能提出新的需求。为提升20种科技期刊数字出版的整体水平、实现资源共享，煤科总院出版传媒集团对所属期刊采编系统进行统一建设优化，为没有采编系统的期刊开通腾云采编系统，要求使用其他系统的期刊统一变更为腾云采编系统,为已经使用腾云采编系统的期刊进行功能上的升级。据《中国科技期刊发展蓝皮书》统计，截至2017年年底，我国科技期刊数量为5052种，结合中国知网、玛格泰克公司、勤云公司等采编系统开发公司公布的服务期刊数量，我国还有相当数量的期刊没有使用采编系统，这些期刊可能与煤科总院出版传媒集团部分期刊有相同的问题，如财力有限、认为系统开通过于复杂等。因此，本研究将归纳总结煤科总院出版传媒集团科技期刊刊群采编系统的建设和优化经验，为刊群的数字化转型提供参考。

1 腾云采编系统的特点及优势

腾云采编系统是由中国知网于2011年开发的集采、编、发于一体的集成化信息平台。经历22次功能升级后，该系统已经由最初的V1.0版升级为V8.01版。目前有2000多种期刊在使用腾云采编系统，腾云采编系统的特点和优势主要体现在以下几方面。

(1) 系统免费，开通便捷。目前，编辑部均可免费使用中国知网开发的腾云采编系统及期刊门户系统。编辑部在中国知网首页—出版平台—期刊出版栏目中下载并填写《采编系统使用申请表》《采编系统建设需求书》，描述期刊采编需求后反馈至中国知网云出版平台开发与服务部，由中国知网工程师按照需求进行采编系统配置及期刊官方网站的开通，编辑部确认符合要求后，即可正式上线使用。

(2) 简化编辑对稿件进行学术不端检测的流程。国内期刊大多使用中国知网开发的“科技期刊学术不端文献检测系统”对来稿进行学术不端检测[20]。若编辑部未使用腾云采编系统，编辑则需将每篇稿件从系统中下载到本地计算机，再上传到科技期刊学术不端文献检测系统中进行检测，工作效率明显降低。腾云采编系统通过与科技期刊学术不端文献检测系统进行关联，可自动对稿件进行学术不端检测，并提供学术不端检测报告，省去编辑上传稿件的步骤。

(3) 快速、个性化的稿件参考文献审校功能。参考文献是论著的重要组成部分。编辑在对稿件进行编校时，需花费大量时间校对参考文献[21]。腾云采编系统依托中国知网庞大的数据库对论文参考文献进行审校。期刊可建立专属参考文献比对源库，比对源库可将校对过的参考文献直接应用到期刊参考文献的审校，可显著减少期刊编辑审校参考文献的工作量。

(4) 协助编辑遴选审稿专家。期刊的学术水平取决于载文的学术质量，审稿专家则是论文学术质量的把关人。审稿专家的选择途径有多种，随着数字化资源的丰富和更新，利用数据库筛选审稿专家的方式日益流行[22]。编辑可以根据稿件关键词、题名、主题、基金项目等信息在采编系统“专家遴选中心”筛选合适的审稿专家。

2 煤科总院出版传媒集团期刊采编系统建设

2.1 煤科总院出版传媒集团采编系统方案选择

煤科总院出版传媒集团所属20种期刊的数字化、网络化、信息化建设极不均衡。有的期刊早在2006年就已开通采编系统并积累了丰富的经验，有的期刊由于人力少、办刊经费紧张、刊物内容定位跟不上技术发展、对数字化发展不重视等原因，没有建立期刊官方网站及采编系统。表1为采编系统建设优化前煤科总院出版传媒集团所属20种期刊采编系统及官方网站的使用情况。

表1 建设优化前煤科总院出版传媒集团所属20种期刊采编系统及官方网站使用情况

注： 重庆同数*是指重庆同数科技有限公司开发的采编系统。

从表1可以看出，煤科总院出版传媒集团所属20种科技期刊中，6种期刊使用玛格泰克公司开发的采编系统及官方网站；7种期刊使用中国知网开发的官方网站，仅有2种期刊使用腾云采编系统；5种期刊既没有官方网站也没有采编系统。

科技期刊官方网站是期刊宣传自身品牌及形象的重要窗口，也是采编系统依托的平台。采编系统和官方网站兼有的期刊学术影响力大，办刊经费充裕且重视科研成果的网络传播，这类期刊大多使用的是玛格泰克公司开发的付费采编系统及官方网站。中国知网免费为期刊建设官方网站，通过与中国知网的网络数据库关联，可实现期刊官方网站网刊内容的自动更新，为缺乏资金支持及人员较少的期刊编辑部提供极大的方便。

对于单刊，采编系统为作者、编辑、审稿专家、编委的协作化、网络化、角色化提供服务平台。通过采编系统实现收稿、送审、退修改、终审、编辑加工、录用等流程管理。对于煤科总院出版传媒集团刊群而言，采编系统除了能满足单刊的功能需求外，还是整体提升刊群质量的重要工具。

在对玛格泰克、中国知网、勤云等系统提供商进行调研，并综合考虑开发成本及系统功能后，煤科总院出版传媒集团最终确定选择腾云采编系统。20种期刊采编系统建设内容不完全相同，主要有以下类型。(1)使用玛格泰克等非腾云采编系统及官方网站的期刊。此类期刊官方网站使用时间较长，品牌形象已经被用户接受，因此其建设优化方案为继续使用原官方网站，但采编系统使用腾云采编系统。(2)既没有官方网站又没有采编系统的期刊。此类期刊除涉及采编系统的配置外，还需要根据各刊实际需求设置官方网站。(3)已经使用中国知网建立官方网站，但未开通采编系统的期刊。

2.2 采编系统开通及变更常见问题

(1) 采编系统流程模型无法对接编辑业务流程。煤科总院出版传媒集团所属期刊的编辑业务流程不尽相同，反映在腾云采编系统中的业务模型也不同。如要求作者在投稿时根据“计划栏目”自主选择栏目投稿、由“收稿编辑”进行分稿、编辑人员根据外审意见对稿件进行退稿处理或将所有审回的稿件交由主编决策。在采编系统中通过构建模型来满足期刊的个性化需求，是稿件能在系统中完成从投稿到录用(退稿)全流程的关键。

(2) 人员信息的丢失。这类问题存在于使用非腾云采编系统的期刊，尤其是《煤炭学报》《煤炭科学技术》，两刊使用玛格泰克采编系统已有10年之久，系统内累积了大量的审稿专家和作者信息。如何完整、准确地将旧系统中的专家、作者信息迁移到腾云采编系统中是需要解决的主要问题。

(3) 邮件模板、单据等在新采编系统中的建立。电子邮件对于数字化、网络化环境下的学术期刊编辑部十分重要[23]。编辑在采编系统中利用电子邮件对稿件进行送审以及通知作者稿件修改、录用事宜等，其中大部分采用相同格式的邮件模板。如何在新系统中继续沿用旧系统中的单据、如何为新开通采编系统的期刊选择(建立)适宜的单据是实现编辑、作者、专家顺利沟通的基础。

(4) 用户不适应新采编系统。从新、旧采编系统并行开始，准确、及时地引导作者到新系统中投稿；减少审稿专家在新旧两个系统中审稿的不适应；期刊编辑人员对新采编系统使用问题的快速响应等。

3 采编系统建设中常见问题解决方案

3.1 编辑业务流程的建立

腾云采编系统实现编辑流程的个性化配置，从作者投稿到录用、退稿等工作流程，均可在系统中通过业务模型描述出来。《“腾云”期刊协同采编系统(中国知网版)建设需求书V8.01》共提供“两审制(无分稿)”“两审制(有分稿)”“三审制(无分稿)”“三审制(有分稿)”4种应用广泛的工作流程模板供期刊选择，若4种模板均无法满足期刊的业务流程需求，可选择最相近的模板进行改动。在采编系统中要准确实现实际编辑业务流程，就要求参与系统建设的编辑人员需要非常熟悉所属期刊的业务流程，准确描述各流程之间的关系以及一项操作之后稿件的走向等。同时，采编系统中的编辑业务流程不是一成不变的，在使用过程中，可根据编辑部工作需要随时修改，但应尽量避免较大的改动。

3.2 人员信息的整体迁移

各种类型的采编系统均提供人员信息导出功能。利用玛格泰克系统管理员身份可以批量导出系统中的审稿专家和作者信息表，在导出前勾选所需人员信息的相应字段，如姓名、邮箱、研究领域、研究方向等。

腾云采编系统设置“批量导入用户信息”功能。使用编辑身份登录系统，在“用户中心”选择需要导入的用户角色，如“专家”，根据系统提供的模板，对其他系统中导出的专家表格进行调整，即可一键导入全部专家信息，但此时专家并不知晓自己在新系统中的账号情况。在腾云采编系统中导入专家信息后，期刊编辑需要在新系统中建立“专家投、审稿账号的通知”邮件，通过系统发送给专家，告知期刊已经启用新的采编系统，并提供专家在新系统中的账号信息。在《煤炭学报》《煤炭科学技术》采编系统的交接中，利用以上操作已成功在腾云采编系统中导入约2000名审稿专家的信息，并及时将新系统中的账号信息告知了相关专家。

3.3 各种单据在新系统的建立

在腾云采编系统中，通过编辑身份登录系统，在“交互中心”模块，系统已经预置期刊与作者、专家沟通常用的邮件模板，编辑部可直接使用，也可以对预置模板进行修改，以符合编辑部的工作需要。对于系统中没有的邮件模板，编辑部可以创建新的邮件模板。

3.4 采编系统交接、开通消息的及时高效通知

新旧采编系统的并行是期刊更换采编系统的必经环节，只有当旧采编系统中已投稿件全部处理完成后，才可将旧系统关闭。当新采编系统的各项功能满足期刊使用需求时，需要通过各种渠道通知作者、专家到新系统中进行投稿、审稿，主要采用以下方式。(1)对于采编系统交接的期刊，在期刊官方网站“杂志社新闻”栏目中发布“期刊使用新采编系统”的通知，通知作者旧采编系统将停止接收投稿，请作者到新系统中投稿。首次使用采编系统的期刊应在期刊官方网站“杂志社新闻”栏目中发布“期刊启用采编系统，将不接收邮箱投稿”的通知。(2)并行期间，在期刊网站采编系统版块，按照作者、专家角色分别列出新、旧采编系统的入口链接。(3)修改旧采编系统“收稿通知”邮件模板，在邮件中用醒目字体标注“此系统已停止接收新的投稿，请将您的稿件投到我刊新的采编系统中，新采编系统地址为......”的提示内容。(4)在微信、微博中发布采编系统交接、启用的通知信息。

3.5 利用“测试账号”快速响应采编系统出现的问题

用户在使用腾云采编系统时可能会出现各种问题[11]。为快速解决不同用户的问题，可在新采编系统中设立“测试编辑”账号，赋予该账号编辑、作者、专家、主编等身份的权限，利用“测试编辑”的作者身份在系统中投稿，即“测试稿件”。当不同的用户出现问题时，“测试编辑”将身份切换至与该用户相同。此时，“测试编辑”的工作桌面与用户工作桌面完全相同，能直观了解用户遇到的问题，并快速解决。

4 结论与展望

经过1年多的改造，《煤炭学报》《煤炭科学技术》等使用玛格泰克采编系统的期刊已顺利完成采编系统的过渡。新开通的腾云采编系统运行良好，不但延续了旧系统中的各项业务流程，还结合腾云采编系统的个性化配置特点，开发出更多适合期刊业务需求的功能，进一步提高期刊的办公自动化水平。对于《煤矿开采》《洁净煤技术》《煤质技术》等初次使用腾云采编系统的期刊，业务流程更加规范，稿件处理过程清晰可查；与采编系统同时开通的期刊官方网站提升了期刊显示度，避免虚假网站对作者的侵害。对于《煤矿爆破》《水力采煤与管道运输》等稿源匮乏、难以自负盈亏的期刊，在最大程度降低开发经费投入的前提下，通过期刊官方网站提高了科研成果的传播，提升期刊显示度，为期刊数字化、网络化发展奠定基础。

“一木不成林，百花方为春。”科技期刊集群化、数字化发展的根本目的是利用信息技术，通过优势互补更好地提高刊群内单刊的影响力。作为20种期刊的业务归口管理单位，煤科总院出版传媒集团虽有《煤炭学报》《煤炭科学技术》《煤田地质与勘探》等在行业内有较高影响力的期刊，但也有《煤矿爆破》《能源环境保护》这类需要大力扶持的期刊。采编系统的建设优化,增强了各刊的凝聚力。后期集团将继续对平台进行开发，实现以下功能。

(1) 在统一采编平台的基础上，通过作者“志愿投稿”实现稿件共享。作者在采编系统投稿时，可选择多种目标刊物，按志愿排序，若稿件被第一志愿刊物拒稿，系统自动将稿件投至第二志愿刊物并附带第一志愿刊物的审稿意见，解决部分期刊稿源缺乏的问题。

(2) 通过采编系统，引入“授权机制”。各刊在完成稿件审理流程并完成组稿后，将要刊登的稿件通过采编系统提交到总编室进行审核。总编室对稿件质量和创新性进行把关，对有异议的论文，可回溯该篇论文的学术不端检测情况、专家审稿意见等，可对问题论文进行否决，对符合刊登条件的论文授权刊登，从而进一步提高期刊学术质量。