医院人才项目管理信息系统建设研究

■ 曲 颖 孙凯洁 张 伟 罗 涛

据统计，2001-2017年首都医科大学宣武医院（以下简称“我院”）共参与申报人才项目类别50多种，获批人才项目450余人次。16年来获批人才项目类别数从每年3个上升为每年15个，获批人次从每年6人上升为每年26人，整体增长近4倍。多项研究结果表明项目资助可为人才成长提供有力帮助，人才项目种类和入选人次的增加，体现了以项目为依托培养人才、管理人才的重要性[1-2]。但随着人才项目规模的扩大，其中存在的管理问题也越发凸显。

1 人才项目管理存在的问题

1.1 重前期申报，轻后期管理

一个人才项目的管理周期通常包括前期申报、中期考核和结题验收3部分。前期申报又包括材料报送、各层级评审、公示等。通常医院人才项目管理者更多关注的是前期申报环节，将是否入选作为工作重点，对于项目的中期和结题情况没有系统有效地分析。而前期申报环节，管理者的主要工作也只是收集和上报申报材料，并不能及时向申报人反馈评审进度和结果。人才项目的设立一方面是对人才已有能力的一种肯定，更重要的是支持人才进一步成长，这种重前期申报轻后期管理的工作模式，忽视了人才项目的全过程化管理，偏离了人才项目设立的初衷。

1.2 管理效率和质量较低

以近3年为例，我院共参与申报院外人才项目19个，其中采用网上系统申报方式的仅有5个，多数仍然需要提交纸质材料。因而造成申报材料层级周转时间长、纸张浪费且不利存储、专家评审受时间空间限制等问题，大大降低了人才项目管理的工作效率。此外，由于每个人才项目从收到启动通知到提交推荐人材料的可预留时间非常短，即使不确定是否会被医院推荐，申报人都需要事先提交大量纸质材料，耗费时间与精力。并且申报人没有足够时间仔细准备材料，医院也无法为申报人提供撰写申报书的专业指导以及组织专家开展预答辩。没有前期的充分准备严重降低了项目申报的工作质量，且影响人才项目的入选率。

1.3 院内人才经费管理欠规范

院内人才经费主要用于院外人才项目匹配和院内人才项目资助两部分。由于使用方式和拨款来源不同，并未纳入财务信息管理系统。虽然院内人才经费使用要求由财务处严格把关，但每个项目的经费拨付和每一笔支出明细需要人才项目主管部门的监督和记录[3]。医院最初使用Excel表格，但这种方法无法让项目负责人随时掌握经费情况，经常要反复与经费管理者核实。此外，由于是经费管理者单方面记录，缺乏双方的监督确认，很难保证登记信息的准确性。同时经费管理其实也是项目管理的一部分，如果院内人才经费的管理方式与项目的其他环节相脱离，不利于项目中期和结题的效果评价。

1.4 项目管理与人才培养脱节

人才项目是人才培养的平台之一，人才项目的管理要有助于人才的培养和成长。人才项目根据入选条件的不同分为骨干人才、拔尖人才、领军人才3个层次，3个阶段的搭建为人才描绘了一条清晰的成长路径，也明确了人才培养的目标。事实上，一个项目启动时申报者很多，而医院往往只会关注其中入选的人员。医院对某一个人在什么时候获得了哪些项目了如指掌，但对于某一个人在什么时间申报过哪些项目、哪些项目没有入选、哪个环节失败、未入选的原因是什么、如何弥补或改进等问题并不清楚。可见这种人才项目管理还仅停留在对项目本身的管理，并没有与人才培养相结合。人才项目管理不是仅对有人才项目的人员进行培养，还应该挖掘出那些积极进取、有潜力的后备人才并给予支持，协助其更好地发展[4]。总之，人才项目管理应该是以“人”为中心，而非以“项目”为中心。

为解决目前人才项目管理中存在的诸多问题，医院研发了首都医科大学宣武医院人才项目管理系统。通过创新开发新功能，将解决实际问题的方式方法融入到系统中[5-6]。运用技术手段提升项目管理质量，提高项目工作效率，指引人才发展路径，构建涵盖多个环节的人才项目管理信息系统。

2 人才项目管理系统运行思路

为了强调人才项目管理的全过程性，人才项目管理系统基于项目管理周期的各个重要节点搭建框架[7]。如图1所示，人才项目管理系统以项目周期为主线，信息反馈为回路，是闭环形的运行结构。首先，医院开放人才项目管理系统启动预申报，申报人登录系统填写申报表，并投递至有意向的人才项目中。申报时间截止后，管理员对申报人申报资格进行初审，确定名单后上传评审标准并向专家开放评审权限。专家通过系统展开网上评审，评审结束后系统自动计算分数并排名。评审通过的人员将提交正式申报材料，未通过审核的系统会将专家意见反馈至申报人，以便帮助其有针对性地弥补不足。待正式材料提交至不同层级评审部门后，管理员根据掌握的每一层级评审进度和反馈意见随时更新系统中项目的申报状态，以备申报人了解项目进展。在这个过程中会有申报者被淘汰，系统会保存这部分人员的申报记录，便于人才管理部门的后期筛选与利用。

确定入选人员后，根据项目主管部门要求填写任务书和预算书，明确任务目标和经费使用计划。此后每半年或每一年入选者在人才项目管理系统上填报中期考核表，随后专家网络评审，评审意见会通过系统反馈至项目负责人，为项目的后期开展提供指导，同时也使医院能够及时掌握项目的进展情况。资助即将到期时，项目负责人在人才项目管理系统上填报结题报告，开展结题验收工作。针对院内人才经费的管理，系统会记录每一笔院内经费使用状况，项目负责人也可随时查询经费使用明细和余额。

3 人才项目管理系统功能构成

人才项目管理系统根据需求主体的不同分为个人界面、专家界面、管理员界面。因主体需求不同，各界面操作功能不同。

3.1 个人界面

个人界面主要有表格填报、考核结题、信息查询3个模块。表格填报模块包括一般性项目申报表和海外引进项目申报表。申报人根据情况选择表格，填报内容大致包括基本信息、文章、课题、专利、获奖情况等，对于重点内容须上传相关证明材料电子版以便审核。申报人可对申报表进行预览、保存、提交等操作。当管理员发布考核或结题指令时，考核结题模块会显示需要填报的考核表或结题表，项目负责人根据实际完成情况进行填写上报。信息查询模块包括对申报历史的查询、已申报项目的进度查询、院内经费使用情况的查询等，使申报人能时时掌握各类相关信息。

3.2 专家界面

专家界面主要有申报评审、考核评审、结果查询3个模块。申报评审模块显示目前在评项目和项目评审要求，专家点击进入待评审项目后，可看到所有符合申报条件的预申报人员信息，参照评审要求决定各申报人是否被推荐。对于有被推荐人员人数限制要求的项目，评审专家还需要将同意被推荐人员进行排序。考核评审与申报评审模块类似，专家可根据考核要求对项目负责人中期考核或结题验收内容进行评审。此外，专家可在结果查询模块中对自己当前项目评审结果进行查询。

3.3 管理员界面

管理员界面包括申报管理、评审管理、考核管理、专家库管理、信息查询、短信平台、用户管理、经费管理8个模块。申报管理模块又分项目信息发布、项目申报审核两部分。项目信息发布功能是指管理员会根据项目启动信息在系统新增申报项目，只有处于发布状态的项目，个人界面才可以看到并提交申报表。项目申报审核是指管理员可根据申报表对申报人基本条件进行审核，最后仅授权符合条件人员进入专家评审环节。评审管理功能是指可查看并导出专家评审结果。考核管理是指创建待考核的人才项目，创建成功后个人界面考核结题模块就会出现需要填报的表格。专家库管理模块主要是对专家信息的维护。信息查询模块可多维度展示人才项目和申报人情况并导出分析报告。短信平台功能是依托医院短信平台直接在人才项目管理系统中实现短信发送。用户管理模块分为个人用户管理和专家用户管理，可以通过用户管理模块创建新用户，也可对已有用户信息进行权限设置、查询、修改、删除等操作。经费管理模块分为明细表和余额表两部分，便于项目进展过程中对经费使用情况的记录。

图1 我院人才项目管理信息系统运行思路图

4 人才项目管理系统执行效果分析

医院人才项目管理信息系统的运行实现了人才项目全过程化管理，并在提高人才项目工作效率、保障人才项目工作质量、激发人才经费使用效率、营造以人为本的成长环境等多方面取得了一定成效。极大程度解决了目前人才项目管理中存在的问题，充分体现了系统的实践优势。

4.1 实现项目全过程化管理

信息系统以项目周期为主线，将人才项目管理的全过程可视化。医院人才项目的管理者不再只将工作内容停留在材料报送上，而是时时跟踪项目进展，及时更新反馈信息。对于入选后项目的中期和结题考核也因为信息化变得易于操作，分析项目整体运行效率，定时跟进项目进展，及时发现存在的问题，提供改进意见和支持，做到有始有终。此外，基于系统数据每季度发布人才项目报告，对项目申报、入选、结题以及运行中项目进展情况进行分析，把握全过程。

4.2 提高人才项目工作效率

医院人才项目管理系统采用涵盖所有项目特点的两类表格，只要申报人申报的是同一类项目，不管申报多少个，只需要填写一份表格，使院内评审前准备材料的时间缩短了一半。与此同时，申报人入选后在进行考核和结题的时候，新增的科研成果也会自动添加到最初的申报表里，下次再申报其他项目时可直接获得最新信息。大大减少申报人反复填写表格的麻烦，同时也使管理员仅通过一份可更新的申报表就可以了解人才的近期情况。除此以外，系统增加的短信平台接口可以在多个重要节点直接实现短信提醒，大大缩短了信息传递的时间。

4.3 保障人才项目工作质量

医院人才项目管理系统采取的是预申报方式，给人才项目申报工作预留了更多的评审和准备时间。事实上人才项目申报时间都有一定规律，申报条件也变化不大。我院每年会制作一版人才项目汇编，将各类人才项目按层次进行分类，同时标注各类项目的入选条件和申报时间，并根据上一年度申报情况进行更新。管理员根据医院人才项目汇编，将近期所有可能开展的人才项目公布在系统中，申报人根据意向提交申报表，随后开展专家评审选出备选人员。待正式通知发布后，院内评审通过的人员则有充裕的时间准备正式材料，并且医院对备选人员的申报书撰写提供专业辅导，需要答辩的项目事先组织院内预答辩，大大提高了工作质量。

4.4 激发人才经费使用效益

对于含医院匹配经费的项目或者院内人才项目，待入选后，个人界面即可查询到人才经费每笔支出情况。重要的是，由于人才经费管理融入到项目管理系统，有利于结合每次考核报告的科研产出分析医院人才经费的使用效益。成果产出高的项目可以适当放宽经费调整权限，在财务规定范围内增加经费使用自由度。积极发挥院内人才经费的补充作用，充分发挥灵活优势，建立一套院内人才经费激励机制。

4.5 营造以人为本的成长环境

人才项目管理系统的运行其实就是人才信息库建立的过程。通过人才项目信息系统的查询功能，可以了解每个人每个项目的申报和完成情况。同时基于申报表、考核表、结题报告的填写内容，可以查询每位申报人员的文章、课题、奖励、专利等科研情况，从而分析每个人每段资助期的成长状况。最终系统会绘制出一张个人成长路径图，有助于为人才成长组织支持提供参考，也有助于个人职业生涯的规划。此外，当某类人才项目启动时，通过系统便可筛选出符合条件的备选人员，可以有针对性地进行提醒。除此以外，人才项目管理系统的项目状态功能可以让申报人及时获得申报反馈意见，明确存在的不足和改进方向，激发内生发展动力[8]。并且系统的评审专家库不仅包括本院专家，还涵盖其他外院、学会专家等，这种开放式的评审方式再加上积极的意见反馈，为人才营造了一种公平的成长氛围，使人才能够感觉到有实力有付出就会有回报。

5 体会

目前，医院人才项目管理系统只包括人力资源部门负责的人才项目，使用范围仅限于部门内部，但医院的人才管理不仅限于此。因此，随着系统的逐渐成熟，医院计划将这一系统应用于其他科室的人才培育类项目中，涵盖包括教育处的进修学习项目、院办的国际交流项目、护理部的护理培育项目等，最终搭建医院人才信息化管理大平台。