红塔集团全面预算管理信息化框架研究

刘航 郭娥仙 楼园波

[摘 要]大数据时代的到来使财务管理信息化的内涵变得越来越复杂，本文基于红塔集团近年来在预算管理信息化方面的实践，从预算管理信息化需求分析、预算管理信息化框架构建、预算管理信息化实现3个方面阐述了红塔集团预算管理信息化的实现过程，旨在为卷烟工业企业实现预算管理信息化提供思路。

[关键词]预算管理;预算管理信息化;大数据

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.017

[中图分类号]F275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）06-00-03

0     引 言

传统的会计信息系统主要强调会计电算化，即如何利用信息技术实现会计信息。随着财务管理模式从“管家式”向“价值创造式”转变，传统的会计信息技术已不适应新的财务管控模式，为了将大数据转化为商业价值，企业需要构建强大的基于决策支持和价值创造的财务信息系统。

在财务管理模式转变的基础上，红塔集团以预算管理信息化为起点，逐步构建财务结算系统、成本管理系统以及财务分析系统等财务信息系统，并将财务信息系统向业务信息系统呈辐射状渗透，形成蛛网状的“财务、业务一体化”信息平台。红塔集团通过将财务管理信息与经营业务管理信息相互融合，构建了财务、业务信息共享中心，提升了财务管理对经营业务管理的决策支持作用，在降低经营风险、优化资源配置、提升管理水平以及实现企业价值过程中发挥了重要的作用。

1     预算管理信息化的需求分析

随着集团规模不断扩大、经营业务不断复杂化，红塔集团的财务管理模式从“管家式”向“价值创造式”转变，使预算管理必然参与业务管理，并且由原来经营结果的反馈管理转变为过程管理以及预测管理的反馈管理。如何精确衡量每个产品、每个部门的盈利水平，如何挖掘每个经营业务的价值，如何提高各类资源的投入产出比，实现管理层精益化管理的关键是建立预算管理信息平台。首先，在数据多元性上，预算管理除了依赖传统的财务数据外，还需要诸如图片、作业量、作业模式、地理位置、时间范围等多样化的业务数据信息，通过挖掘各类数据使预算制定更加真实、全面。其次，在数据获取渠道上，要求预算信息由原来的分环节、按步骤获取数据转变为实时更新数据，通过信息技术从不同的业务系统、财务系统实时采集各类业务、财务数据，在预算编制、预算控制、预算执行反馈等环节实现数据整合与共享，从而能够拓宽信息获取渠道、提高数据获取效率、增强信息准确性、减少信息滞后性和不对称性带来的管理低效和决策失误。再次，在数据关系的挖掘上，预算管理信息平台要求建立供、产、销等各类业务数据与财务数据的关联机制，通过对各类数据关系进行分析，减少粗放型数据分析无法发现的隐藏在数据表面下的潜在信息，为预算管理精益化提供了新思路。因此，红塔集团只有建立预算管理信息平台，才能提供大量、多元且相互关联的数据。

2     预算管理信息化框架的构建

红塔集团全面预算管理信息化平台主要包括“预算管理流程”“信息系统平台”“数据服务”3个层面。其中，“预算管理流程”及“数据服务”作为信息系统的主要内容内嵌在信息系统平台上，支撑信息系统平台稳定运行;“信息系统平台”作为可视化的操作系统面向集团各部门，各部门通过“信息系统平台”中预定的交互式操作界面对预算信息进行管理。

在管理理念上，红塔集团以经营业务为核心，以预算为源头，通过分析预算信息、业务信息、核算信息、合同信息之间的联动关系，打造一条从预算申报到合同签订再到业务实施及合同结算、会计核算的全过程管控链。在技术手段上，红塔集团以ERP系统为核心，以预算与采购计划申报系统为源头，打通OA资金监管系统、预算与采购计划申报系统、采购管理系统、预算执行反馈系统以及ERP之间的接口，实现各个系统间的信息联动与共享，实现多维度、多角度的数据展现，以满足业务部门、财务部门、合同管理部门的不同信息需求，同时还从每个业务的不同流程节点、不同角度实施监控与分析。

3     預算管理信息化的实现

预算管理信息化实现的核心任务是完成系统逻辑结构设计、应用软件选型以及软件功能模块开发。

3.1   系统逻辑结构设计

在流程管理上，红塔集团通过统筹规划、分步实施进行逐步完善，在“财务、业务一体化”预算管理体系的基础上，通过“供、产、销”主要业务流程与梳理“研发、人力、投资、基础”等辅助业务流程，形成以主要业务流程为主线，以辅助流程为分支的流程体系，实现了业务管理流程（包括采购管理流程、合同管理流程、资金审批流程、生产管理流程、资产管理流程等）与预算管理流程（包括预算编制与审核流程、预算执行与控制流程、预算分析流程）实现有效衔接融合，并在预算管理系统流程中设置流程共享、节点控制以及相互制约的流程管理机制。

在数据管理上，主要包括“数据服务”“数据主体”“数据处理技术”3方面内容。“数据服务”主要满足数据存储、数据访问、数据控制、数据分析、数据可视化等需求。“数据主体”主要是具体业务的数据内容，包括经营业务数据、预算版本、分析结果等内容。“数据处理技术”主要对业务开展形成的结构化数据、半结构化数据以及人工形成的各类文档、图片等非结构化数据进行数据挖掘、归集与分配的处理过程，建立起工作任务承包、维修、研发等主题数据库以及财务主题、合同管理主题等多维度、多元化的数据报表，为预算编制、执行以及分析提供数据决策支持。

3.2   应用软件选型

红塔集团在全面预算管理信息平台构建的应用软件选型上，主要采用通用型应用软件与专门定制开发应用软件相结合的方式。其中，ERP系统选用SAP公司的“ERP系统”（ECC6.0），在预算管理方面主要运用“基金管理（FM）”和“项目管理（PS）”模块进行管理;预算申报以及预算执行分析系统则采用专门方式开发自主应用系统;其余业务管理系统根据管理需求分别在数据和流程上与预算管理主要信息系统建立接口，实现流程运行与数据传输。

3.3   应用软件功能模块开发

3.3.1   预算项目设置

红塔集团全面预算管理涉及的预算项目主要包括资产负债预算、收入预算、支出预算3类，在各预算信息系统中，分别针对资产负债预算、收入预算和支出预算设置预算项目进行管理。其中，资产负债预算和收入预算按照统计型预算项目设置，即不控制预算，仅对其进行统计，还将其作为预算执行结果进行反馈;支出预算分为基金预算和项目预算设置预算项目，如办公费、差旅费等费用性质，通过基金预算进行管理，如资产购置、研发支出、维修费等支出，通过项目预算进行管理。考虑到预算管理与会计核算结合能够降低管理成本，预算项目按照会计核算的要求和经营业务需要设计预算项目层级管理，并将会计科目与预算项目建立“一对多或一对一”的对应关系来共用部分信息，将预算项目作为辅助核算进行预算控制以及反馈预算执行信息。

3.3.2   预算编报

首先，在OA系统中定制开发预算编报信息系统，涵盖集团所有预算项目和预算内容，并集成采购计划编报功能、合同管理功能，将采购信息纳入编报，实现预算与采购信息同时编报、统一数据源，避免不同渠道的数据相互冲突。其次，将预算编制流程固化在信息系统中，设计从预算申请到预算审批再到预算下达的流程，通过信息系统实现编制、审批流程自动流转，减少人为干预，同时将每一条预算信息的流转审批信息通过系统日志的形式保存下来，实现每条预算信息审批意见、更改内容等可追溯。再次，在主要流程中设计分支流程，通过数据类型与各分支流程的绑定以及数据权限管理，将数据拆分发送到不同的分支流程节点，使预算审核部门和采购审核部门既能实时共享数据的变化以及状态，又能分别修改各自管辖的信息。最后，通过数据权限管理，实现预算信息共享与隔离，即在预算申报过程中，通过信息系统将各部门的预算申报信息进行隔离，使部门间不能相互查看各自的申报信息，避免部门间相互攀比申报预算的行为;在审核过程中，实现各预算项目间预算信息实时共享，建立经营业务之间的关系，有利于各经营业务之间资源的平衡、配置。业务预算与财务预算信息可以实时同步，财务部门可以实时查看业务的变化及其对财务结果的影响，及时对经营业务提出财务意见。

3.3.3   预算执行、分析与反馈

在预算执行控制方面，集团以SAP系统（ECC6.0）中基金管理模块（FM模块）和项目管理模块（PS模块）作为预算控制的核心，并以OA系统中“资金监管”模块以及“合同管理”信息系统作为辅助控制。首先，建立资金监管、合同管理以及ERP系统的“相互制约”机制，即根据流程管理，通过预算及采购计划审批的项目，在信息系统中根据项目所属部门分发至各单位，并将预算与采购信息绑定。其次，采购及合同签订流程启动以预算下达为前提，合同签订原则上以预算金额为上限。再次，在财务结算流程中，对于签订合同的项目，需在合同签订流程结束生成合同后进行结算，从而避免出现事后合同的现象。最后，建立“承诺预算”机制，即预算控制从业务发起时进行预算校验，不在会计核算时进行校验预算。例如，物资采购通常要经过采购申请、采购订单、收货入库、财务结算等流程节点，随流程的运行，信息系统在锁定下一个节点预算的同时，释放上一个节点的预算，当财务结算完成时，即按照最终结算金额扣减相应的预算。以上预算控制机制是以在ERP系统中引入预算“刚性控制”与“柔性控制”概念、建立“派生规则”以及建立各业务系统与预算系统间接口为前提的。

在预算执行反馈与分析方面，红塔集团通过建立“预算执行与分析”信息系统来实现。该系统实时收集诸如合同管理系统、采购管理系统、会计核算系统、预算管理系统等业务系统的数据，再借助信息处理技术对各类数据进行匹配、分类、整理，并与主数据建立联系，通过标准报表、自定义报表等手段实现多元化、不同角度的财务、业务执行过程以及对结果进行交互式展示，满足各部门的信息需求，并在集团内部共享信息，减少沟通成本，提高运行效率。同時，信息系统作为业务高效执行、财务预测分析、领导决策的辅助工具，能够通过自动计算分析挖掘各项经营业务的潜力，减少资源浪费。

4     结 语

随着信息化的快速发展，数据信息已经成为一种新兴的生产要素。信息系统为完善预算管理体系提供了可靠的数据支持，从而提高了预算管理的真实性、全面性、有效性，但同时也对信息系统的开发、使用和管理提出了更高的要求。虽然大数据时代的数据代表着价值，但随着数据量不断增加，其价值密度相对较低，企业只有用好信息系统，找到对企业真正有价值的数据，并深度挖掘数据之间的内在关系，才能在全面预算管理中发挥信息系统的价值。

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