做好人事档案收集与整理工作的意义

林淑媚

摘 要：伴随我国人事制度改革的全面推广和深入发展，人事档案收集与整理工作也面临诸多新挑战和新要求，只有将人事档案管理工作落实到位，才能调动干部职工工作的积极性，使单位的各项任务和目标得以顺利完成。本文笔者就针对人事档案收集与整理工作的意义进行了分析和研究。

关键词：人事档案；收集；整理工作；意义

人事档案的收集与整理是档案管理工作的关键内容之一，是确保档案材料完整性与准确性的基础，也是单位领导制定发展战略和处理人事问题的重要参考依据。因此，机关事业单位必须高度重视人事档案的收集与整理工作，将其放在单位档案管理工作的首位，安排高素质的人员负责此项工作，这样才能确保此项工作的开展成效，使其在单位的长远发展中发挥出应有的价值。

1 做好人事档案收集与整理工作的意义分析

人事档案管理工作在很早以前就出现了，但其具有现代化特征是在中国共产党成立之后，特别是在新中国建立后，人事档案管理工作开始逐步迈上正规。在以前很长一段时间，由于受到一些历史因素的影响，该项工作在开展过程中面临诸多阻碍和困难，但也对社会经济的发展以及社会主义现代化建设的推进起到了一定的积极作用，其地位是不可小觑的。人事档案社会价值取决于其社会属性，它是记录个人实际情况的文件材料，主要涉及到干部职工的任免、奖惩、政治背景、履历等，通过查看人事档案，可充分了解一个人的性格品德、生活与学习经历等。可以说，人事档案是反映一个人成长、思想动向与专业素质等情况的综合性文件资料。人事档案收集与整理作为人事工作体系的重要组成部分，在单位的人事管理系统中占据着无可替代的位置。在以前的计划经济时代背景下，一个人能否进入国家机关或事业单位的主要参考依据就是人事档案，不管是在人才招聘、调任，还是在干部选拔的过程中，人事档案都是不可或缺的重要依据。在当今市场经济的时代背景下，社会的网络化、信息化水平进一步提升，信息作为一种特殊的社会资源，其重要性不言而喻，人事档案是对个人信息进行记录的载体之一，其价值表现在各个方面。经过长时间的发展，我国人事档案工作开展的整体水平有所提升，而且也取得了一些跨越性进展。然而，在社会主义市场经济转型的重要时期，随着人才流动性的越发显著以及社会经济环境的变化，以往的人事档案管理模式已经无法适应当今时代所提出的新要求了，其面临的形势越来越严峻，但同时也拥有更多的发展机遇。怎样才能做好人事档案资料的收集与整理工作，使其更好地服务于单位发展与社会主义现代化建设，已经成为现阶段机关事业单位普遍关注的问题之一。

《中共中央国务院关于进一步加强人才工作的决定》中指出：“全面推行人事代理制度，改进和完善户籍制度、人事档案管理制度，适当调整户籍准入政策，在全国范围内实行以人才引进为主的工作居住证制度，加快构建社会性特征较为突出的人才档案公共管理服务系统。”上述制度政策的调整充分说明当今时代是人才竞争的时代，我们正处于社会全方位变革的关键时期，加强对单位人才的管理是非常重要的，在新的时代背景下，人事档案是做好人才管理工作的重中之重，只有将人事档案材料的收集与整理工作落到实处，才能为单位档案管理质量的提升奠定基础，不仅如此，真实而完整的人事档案资料还能为单位提供可供参考的员工信息，使其服务效能得到有效强化，为单位的长远健康发展提供保障。

2 做好人事档案收集与整理工作的相关建议

2.1 增强人事档案管理工作意识

人事档案收集与整理工作的负责人是人事档案管理工作人员，因此，要确保该项工作的顺利高效开展，就必须提高管理人员的档案意识。人事档案管理工作所涉及到的内容面十分广泛，而且各项任务之间的关系比较复杂，不仅涵盖业务类工作，同时也包含人事劳资类工作，总任务量非常大，在材料收集和整理过程中也经常会遇到一些困难，某些单位的管理人员由于对人事档案管理工作的关注度不够，缺乏深入了解和认识，在实际开展工作的时候往往过于表面化，而且态度也比较敷衍，经常忽略重要的细节问题，这一现象的存在是非常不利于人事档案工作的顺利高效开展的，因此，必须在今后的工作中进一步增强管理人员的档案意识，例如，可在单位内部定期召开有关档案管理的知识讲座，让相关工作人员明白档案管理工作的重要意义，进而更好地将此项工作落实到位。

2.2 提高工作人员的综合素质

人事档案的收集与整理工作具有一定的技术性和专业性，各项工作流程都有对应的操作规范和标准，要把杂乱无序的人事档案整理成质量较高的卷宗，就必须安排综合素质与能力较强的专业人员，要求工作人员必须具备发现问题和解决问题的能力，能对人事档案的形成过程进行全面分析，并抓住主线，使档案卷宗之间的联系更加清晰明确，组卷也更具有合理性。在实际整理档案的时候，往往会涉及到诸多文字表达的环节，包括编制档案目录、起标题等，这些环节的工作都需要具备较强文字功底与表达能力的人才，做到用词精准，表达清晰。由此可见，加强对档案收集与整理工作人员综合素质的提升是非常重要的。

首先，应当对工作人员的选拔进行严格把关，设置明确的准入门槛，拒绝缺乏专业知识背景的人员进入到工作团队。其次，应当做好岗前培训工作，要求所有新入职人员必须在通过培训考核之后才能正式入职。再次，应定期在单位内部开展档案管理专业知识与技能的培训活动，尤其要注重对从业人员收集和整理档案能力的培养。要求所有相关人员必须积极参加培训活动，并完成对应的考核任务，可将考核结果直接与干部职工的工资报酬相挂钩，这样就能提高其对培训活动的重视度，从而更好地达到培训目标。最后，应在单位内部实施奖惩制度，即对优秀干部职工给予适当的物质和精神奖励，反之则给予批评教育或降职、罚款等，这是激励干部职工主动上进的一种有效手段。

2.3 加大人事档案管理工作的信息化建设力度

现阶段，社会信息技术的发展速度逐渐加快，信息化技术在各行各业也基本实现了普及，对于事业单位来说，也必须在各项工作中积极引入信息化技术，尤其是对于人事档案收集与整理这项涉及面较广的工作来说，必须借助计算机、扫描仪等先进技术手段，打造人事档案信息化管理系统，从而在一定程度上提升管理效率与质量。而要实现信息化管理的目标，就要求相关工作人员必须具备较强的信息化基本素质，掌握人事档案收集与整理工作需要用到的各种先进技术，尤其要熟悉计算机软件的应用，并始终坚持谨慎负责的态度，不断充实自身的管理知识，提高管理能力。从当前的现状来看，我国不少机关事业单位在人事档案收集与整理工作上所投入的资金都比较少，也不注重对管理理念与管理模式的轉变，这些问题的存在极大地阻碍了档案管理信息化建设的进程，需要在今后的工作中加以重视并解决。

3 结语

综上所述，做好人事档案收集与整理工作对机关事业单位以及整个社会的发展来说都具有十分重大的意义，虽然我国的人事档案管理工作起步较早，但是发展水平并不高，这主要是由于人事档案收集与整理工作未落实到位，在档案材料收集整理过程中存在诸多问题尚待解决，要实现单位人事档案管理效率和质量的提升，就必须在今后的工作中进一步增强工作人员的档案管理意识，并提高其综合素质，打造一支优秀的档案管理人才队伍。此外，还必须加大信息化建设力度，引进各种先进技术手段和设备，使档案管理工作在现代化道路上不断迈进。

参考文献

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