浅谈医院文书档案管理的特征以及创新方法

摘 要：随着我国医疗改革的不断推进，卫生档案管理也在不断完善和提高，医院文书档案管理工作的压力越来越大，文书档案管理工作变得更加繁琐，由此带来的许多问题，降低了医院文书档案管理工作的效率。在当今时代背景下，医院想要持续的发展就必须做好文书档案管理工作，优化文书档案管理工作制度，创新出更多高质量、高效率的管理措施，尽可能满足医院发展的需要，才能让医疗事业发展的更加顺利和长远。

关键词：医院；文书档案管理；特征与创新方法

医院文书档案管理工作的内容包括：医院党、工、团，办公室、纪检、人事、保卫、财务、基建、科教、医务、护理、宣传、医保、公共卫生、质量管理、医院感染管理、信息、招标等科室形成的具有保存价值的收、发文和会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料。此外，还有医院的长远规划、年度计划、医院年度工作总结、各项规章制度、大事记、学术会议、领导会议讲话等等。这些文书资料对于医院的发展有着十分重要的意义。然而在实际的医院文书档案管理过程中，还是存在着许多问题，传统的医院文书档案管理模式已经无法满足医院管理工作的需求，只有不断完善医院文书档案管理工作制度，创新出更多医院文书档案管理工作方法，才能够促进医院不断发展。

1 医院文书档案管理的特征

由于医院文书管理工作的内容较为繁琐复杂，而需要归档整理的文书档案的种类也较多。我院制定了《文书档案分类方案》，把文书档案分为党群、行政、医务三大类。经多年的医院文书档案管理，总结出医院文书档案管理工作的几个特性：

1）专业性。医院的工作大部分都是围绕“以患者为中心”这一目标开展的，在日常工作中會产生很多相关的文件材料，这些文件材料充分反映了医院工作的实际情况，因此，医院的文书档案具有明显的专业性。例如：医院制定的长远发展规划、各类医疗管理制度、学术会议、医疗技能比武、医疗质量管理、医疗绩效考核、医院感染管理、新技术新项目引进、医疗纠纷的处理等等，而这些资料文件都具有很强的专业性。

2）多样性。在医院文书档案管理过程中，所有的文书档案都是由医院综合档案科（室）进行归整处理，我院所有文书档案通过《文书档案分类方案》分为3大类：党群类、行政类、医务类，其中，党群类又分为党务综合、组织工作、宣传与精神文明、纪检、工会团委和其他一些社会监督、便民服务、满意度调查等；行政又分为：会议、综合文秘、内部管理、后勤管理、人事管理、财务管理、其它招标等；医务类分为：医疗、护理、科研、教学、学科建设、继续教育、药品管理、医疗器械管理、公共卫生管理、医疗纠纷、学会、红十字会、残联和对口支援等等。这些综合性文书档案都是由医院管理层人员在日常工作中形成的具有业务性、规范性、政策性以及指导性意义的文件、上级部门来文以及医院与其他单位或者是部门交流沟通的文件等等，种类繁多，题材多样。

3）依附性。医院档案是在医院日常工作中产生的，反映了工作人员的全部观点、经验和成果，包含了与工作人员工作性质密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。根据这一特性，为避免文书档案资料流失，确保文书档案的完整性、系统性、连续性和规范性，各科室兼职档案人员需要定期收集文书档案材料，做到文书档案应收必收、应存必存。

4）保密性。医院文书档案主要是为给医院管理人员提供参考，给工作人员提供利用，但文书档案利用有一定的要求，有档案利用管理制度。医院的文书档案部分具有一定程度的保密性。例如：院党委会议记录、院办公会议记录、重要会议纪要、上级下发的保密性文件、不对外公开的文件材料等，都是不对外开放查阅的，医院工作人员查阅都要履行相关审批手续，确保医院文书档案不被泄露。

2 医院文书档案管理的创新方法

1）完善医院文书档案管理制度。医院文书档案管理工作中，我们需要完善医院文书档案的管理制度，强化文书档案管理的规范性。与此同时，医院管理人员应该遵守相关法律法规，确保医院运行工作能够按照制度要求来进行。通过健全的管理制度，我们可以对医院文书档案管理的每一个步骤进行严格的调控，保证文书档案管理工作井然有序的进行，促进医院文书档案管理工作效率的提升以及质量的加强。

2）强化医院文书档案的质量管理。医院文书档案管理工作要求完整、规范。档案的形成是经过档案人员将文书材料进行收集、整理、归档而产生的，因此文书的质量对档案建立的质量有着很大的影响。在医院文书管理的过程中，管理人员需要详细分析医院文书的实际情况，发现问题及时采取相应的措施进行解决，制定出可行性方案进行预防和调整。与此同时，医院还需要定期开展文书档案专业知识的培训活动，举办文书档案管理知识讲座，提高文书档案管理人员的专业水平和业务能力，促进文书档案的质量有效地提高。此外，医院的管理人员需要强化对医院文书档案的监督工作，在对文书档案收集的过程中需要仔细、全面，完成每一个步骤的文书整理后，都需要进行核查，再进行下一步处理流程。

3）规范医院文书档案管理机制。在医院文书档案管理工作的进行过程中，各科室形成的文书档案内容各不相同，其中最为核心的档案管理部门为院办公室，需要医院各科室将文书档案管理工作的内容归纳进办公室档案管理的工作内容中，并且强化对每个科室部门人员工作监督，确保需要的文书能够按时收集、整理完成。完善的文书档案归口管理机制能够减少文书档案遗失、重复、缺页的情况，促进了文书档案管理的工作效率，使得医院文书档案的整体管理水平得到了提高。

4）加强档案信息化管理技术的建设。随着医疗改革的不断深入，信息管理技术在医院管理中得到了广泛应用，管理效率和质量都得到了一定的提升。为贯彻落实《山东省档案工作科学化管理规范》，我院在文书档案管理过程中，购置了档案管理软件，突破传统的文书档案管理方式，用先进的一体化管理方法来实施文书档案管理工作。各科室兼职档案员将本科室的文书进行整理归档，上传到档案管理软件中，建立文书电子档号，完成文书档案的信息化管理。在使用档案管理软件时，需要确保信息系统的安全性，尽可能提高医院管理系统的安全系数，促进未来医院档案信息化发展。

3 结束语

总之，医院文书档案管理人员应该强化对医院文书档案管理的重视程度，积极创新出多样化的医院文书档案管理方法，明确文书档案管理工作在医院管理工作中的重要地位，促进医院管理水平，努力推动医院工作的发展。在医院文书档案管理实践过程中，文书档案管理人员需要根据医院具体的发展情况来制定科学的医院档案发展规划，最大程度提高医院不断高速的发展。

参考文献

[1]刘文文.医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值[J].影像研究与医学应用，2018，2（15）：201-202.

[2]贾方琦.信息化时代医院文书档案管理工作的方法及策略[J].中国市场，2018（10）：113+121.

[3]董雪艳.大数据环境下医院文书档案的信息化管理与应用[J].现代国企研究，2018（06）：72.

[4]周灿.论档案“双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用[J].兰台世界，2017（20）：77-79.

[5]谢柳璠.医院文书档案管理工作中常见的问题及改善措施探讨[J].人力资源管理，2017（09）：315-316.

[6]陈佳强.医院文书档案管理的特征以及创新方法[J].办公室业务，2016（16）：122.

作者简介

谢文茹，女，汉，山东临沂人，本科，副研究馆员，研究方向：综合档案的管理。