网络时代档案管理工作的创新分析

梅先玲

摘 要：网络时代档案管理工作的创新，需要档案部门树立创新意识，转变管理观念，并对管理制度与方式进行创新，引进先进技术，注重管理人才培养，迎合时代发展需要，促进档案管理工作顺利开展，带动相关部门、行业的快速發展，实现信息资源共享，加大信息重复利用率。本文通过对网络时代档案管理工作创新的必要性与工作基本要素进行分析，对档案工作创新做出论述，希望能对档案管理工作创新有所帮助。

关键词：网络时代；档案管理；工作创新

在网络时代下，档案管理工作创新是必然趋势，因此档案部门应树立创新意识，对我国现有档案管理模式进行不断的创新与完善，建立完善的电子档案管理系统。以此迎合时代发展需要，扩大档案资源文化价值，实现信息资源共享。

1 网络时代档案管理工作创新的必要性

1.1 网络时代下对传统档案管理工作的影响

网络时代下对传统档案管理工作的影响主要体现在三个方面，分别是文件处理手段、档案载体与储存。在文件处理手段方面，从传统的手工处理转变为计算机处理，有效提高档案管理工作效率与质量。在档案载体方面，完成纸质档案到电子文档的转变，延长档案使用寿命。在储存方面，可以将纸质档案信息资源储存在U盘或芯片中，有效减少档案的储存空间。像是高校的档案信息化管理，通过大数据技术，将学生档案、教师档案及教学档案进行合理归类，有利于教师与学生查看，方便管理，并节约储存空间。

1.2 网络时代档案管理工作概念

在网络时代下，档案管理工作需要实现档案信息化，资源共享，以此提高档案处理效率，冲破传统档案管理的局限性，形成完整的档案信息网络系统。根据时代发展需要，档案管理部门应改变档案源处理方法，实现档案管理工作的网络化，为社会提供丰富的档案资源。

1.3 工作创新以满足时代发展需求

现阶段我国现有的档案管理原则与理念过于老旧，管理模式陈旧，管理理念落后，工作内容单一，已不能适应时代发展需要。网络时代下档案管理工作的创新是必然的，只有如此才能使档案管理工作得到进一步发展，实现信息资源共享。

2 网络时代档案管理工作的基本要素

2.1 开放化档案管理工作机制

档案管理机制是档案管理工作的主导力量，开放化档案管理工作机制，可以提升管理工作效率，使档案管理工作更加规范化、自动化。封闭式的档案管理机制已经不能适应时代发展需要，还会影响企业正常运行。因此网络时代档案管理工作的发展需要开放化档案管理工作机制，打破传统管理结构僵化，带动档案管理部门运行速度，方便各部门对档案的查找与审查。档案管理工作机制开放化，需要档案事业组织进行合理分层，确保组织结构的分明。

2.2 人才结构层次分明

现阶段大多企业档案管理部门存在一些不良情况，像是高层管理人才缺乏、管理人员年龄分配不均、管理结构呈现老化等现象。在网络时代背景下，国际交流日渐频繁，在档案管理工作中可能会涉及一些外文档案，档案种类与数量的增多，因此对档案管理人员专业水平要求不断变高，需要档案管理部门对各类专业管理人员进行引进，使档案事业组织内部具备一定标准的综合型管理人才，提高档案管理部门整体专业水平，以此实现档案组织内部人才结构层次分明，在档案管理工作开展时能有序进行。像是档案管理部门，根据档案管理人员的专业与工作能力分配相应的档案类型，使档案管理更加有层次性，合理利用人力资源。

3 网络时代档案管理工作的创新措施

3.1 创新管理观念

在网络时代大背景下，档案管理部门应树立创新意识，转变管理模式，注重档案管理与社会之间的联系，以优质服务为工作的主导理念。首先档案管理部门应意识到创新的重要性，结合时代发展需求，由传统档案管理、储存的工作模式转变为主动化服务的转变，紧跟时代发展步伐。因此档案管理人员应深入了解各部门、各行业的信息需求，及时提供相应的档案，提高档案管理工作的职能价值，进而促进经济社会发展。其次档案管理的人员打破传统思想束缚，加快档案信息化进度，树立服务至上的工作观念，对电子网络技术进行熟练的运用，并对档案信息进行系统性的整理与知识更新。在档案信息的准确性、全面性、科学性加大创新力度，通过网络管理使档案更加公开化，有效实现信息资源共享。最后档案管理部门还应注意网络信息安全性，制定相应的安全管理制度，维护网站安全性，确保电子档案信息安全，最大限度的发挥档案文化资源价值。像是企业在进行档案管理时，可将档案信息公开化，只要通过关键词收索就可查阅，为人们相关工作需求提供参考，打破传统档案信息管理的封闭状态，有效提高档案信息重复利用率。

3.2 创新管理制度

在网络环境下，电子档案信息存在很大的风险性，需要制定出一个完善的信息管理制度，确保电子档案信息在网络环境中的安全性。现阶段我国电子档案管理的法制建筑还不完善，需要档案管理部门进行不断的完善与创新。首先需要在从行政与技术这两个方面对网络化档案管理进行指导，让各档案管理人员积极参与其中，制定出具有科学性、可行性、全面性的管理方案，建立一个完善的网络化档案管理系统。其次对档案信息化管理制度出相应的阶段性发展目标，使档案信息化管理有一个明确的工作方向，在工作的开展过程中更加规划化、制度化，以此加强电子档案的安全性，统一工作理念，促进各档案部门网络化管理的协调性。最后档案部门可以通过计算机技术、大数据技术研发一个实用性比较强的软件，完善电子档案的形成、处理、查阅、共享方面的网络流程，建设一个系统的数据库，使档案管理工作更加制度化、流程化，以此促进档案行业的可持续发展。

3.3 创新管理方式

在档案管理方式创新方面，可采用信息技术建立专门的信息管理网站，对内部档案信息进行系统管理，并与外部单位加强沟通，对档案资料进行全方面的收集，确保档案资料的完整性、系统性，方便相关人员的查阅，提高档案管理工作效率。传统的纸质档案储存十分麻烦，不易管理，需要档案管理人员灵活化应用计算机技术，从传统管理方式转变为信息管理模式，对档案的立卷、目录进行功能化设计，相关人员可通过关键词收索，获取档案信息。最后可建立一个档案管理网络平台，对电子档案进行有效管理，并对档案信息进行及时更新与完善，打破传统管理模式局限性，实现档案信息化管理方式。档案管理方式创新，可利用现代网络技术实现档案信息化，通过网络平台共享档案资源，加大信息资源重复利用率。像是企业档案信息化，将财务信息、发展项目、企业信息融合在企业信息系统中，可供员工查阅，使企业信息公开化，打破传统档案管理方式封闭状态。

3.4 创新技术

根据我国现阶段档案管理工作的实际情况，档案部门应注重技术创新，促进档案信息之间的交流，借鉴与引进发达国家先进的管理技术，提高我国档案管理专业水平，进行促进我国经济市场发展。在进行档案电子化转换与处理过程中，对于立卷应做到言简意赅，对于检索尽量深化，方面各行业与各部门对档案的查询，对于实体档案由专门保管单位储存，电子档案则可以通过网上检索进行资源共享。在网络时代下档案管理工作的进一步发展，需要依赖于技术创新，不断引进先进技术，以此提高档案管理工作速度与质量。

3.5 提高管理人员专业水平

档案管理人员在档案管理工作中发挥着重要作用，网络时代档案管理工作的创新，除管理方式创新、管理方式创新、技术创新以外，还需要管理人员具有较高的工作能力与专业能力，如此才能保证档案管理工作质量与效率。首先档案部门应注重管理人员专业知识的学习，以便于为工作提供稳固的理论知识，有利于工作顺利开展。其次应对管理人员进行技能培训，致力于管理人员工作能力的提升，并进行定期考核，确保管理人员的专业能力。最后应着重培养管理人员的预见能力与洞察能力，对档案需要市场做好准确判断，并对现阶段的国内形势做出良好的判断。

4 结语

在网络时代下，纸质档案信息化是必然趋势。在档案管理创新方面，需要根据档案管理工作的基本要素进行具体分析，由此得出明确的创新道路，开展具体创新措施。

参考文献

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