浅析医院档案数字化建设

梅 芬

随州市中心医院（湖北医药学院附属随州医院） 湖北随州 441300

随着计算机以及互联网办公在医院的迅速普及和应用，以及由于医疗业务的扩大和医院各项管理活动中形成的电子文件数量急剧增加，档案信息的总量呈爆炸式的增长，医院档案信息的调取与使用日益频繁，各部门的各种需求不断出现，对档案合理利用的期望值也日益提升，旧的管理方式已经不能适应医院档案管理的需要，医院档案数字化建设已成为医院办公进步的必然发展趋势。

一、医院为什么要进行档案的数字化建设

档案数字化是利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。当今各个医院的都在使用以互联网为基础的共享信息系统，电子病历档案、数字化医学影像信息、医生和护士工作站等应用都会产生大量的电子文件、电子档案、电子病历，传统的档案管理方法和使用方法已经无法适应当今的需要，大量的电子文档必须进行有效的管理、归类、储存，否则就会影响档案价值的发挥和导致医院的工作效率低下。所以，加快医院档案的信息化建设，采用现代科技手段，对医院档案资源进行数字化管理，实现医院各种信息资源的有效整合和资源共享，是实现医院档案事业可持续发展和提高医院各个部门的工作效率的一项重要内容。

二、医院档案数字化建设的发展路径

从其他医院数字化建设发展路径来看，医院传统档案管理向数字化管理的转变需要经历三个发展阶段：以档案工作自动化为核心内的基础阶段；面向单个档案室进行资源开发和提供利用服务的个体数字档案室阶段；对档案信息资源进行深度开发和整合的联合档案利用阶段。

第一，以档案工作电子化、自动化为核心内容的基础阶段是档案工作迈向现代化的重要内容和基础，它起步于20世纪70年代末80年代初，此时计算机的普及以及信息化办公的广泛使得医院必须进行档案自动化建设。当时各个医院为了提高工作效率，纷纷开展档案自动编目和检索、档案自动标引、存储等工作，由此建立起档案提取、使用的自动化管理系统，实现了医院档案管理从手工管理向计算机管理的转变。此时医院的档案信息管理仍旧是围绕档案收集、鉴定等传统服务职能，提供档案咨询、查询等信息服务模式。但这种模式基本使用传统的档案服务模式，随着社会信息化水平的提高，这种传统的信息服务模式越来越难以适应现代网络信息环境对档案信息服务提出的要求。

第二，医院档案信息的数字化发展第二个阶段是面向档案室进行资源开发和提供利用服务的个体数字档案室阶段，当今一些大医院档案数字化工作的目标。这一阶段数字建设的核心是馆藏档案的数字化并上网，形成以数字化档案信息资源为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为服务方式的一种新型档案室。个体数字档案室阶段主要采用的是基于数字档案信息资源开发和提供利用的“资源中心”服务模式，它突出信息资源在档案信息管理和服务中的主导作用。

第三，档案数字化发展的方向是联合与共享，这一阶段的数字档案室建设就是通过网络互联技术，将个体数字档案室联合起来，充分利用各科室所拥有的档案资源、人员、技术设备等将档案信息资源尽可能多的开发、分享、利用，最大限度地满足用户对档案信息的需求，使档案信息资源的效用最大化，组成完全意义上的数字档案室，根据权限分配，实现档案信息的共享。

三、档案数字化建设面临的困难

（一）纸质文件和电子文件并存问题

数字化档案室只是一个“信息空间”，要靠传统档案室的信息资源相互联接、转化才可以形成，不能因为电子文件的方便、快捷、存储方便而忽视纸质档案的存档，虽然医院每天有大量电子文件产生和应用，但他代替不了传统档案，它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。因此数字档案并不会代替传统档案，但可以把它看作是传统档案的一种新功能的延伸，因此实行纸质文件和电子文件并存的制度是纸制文件向电子文件过渡过程中必须坚持的，在较长的时期内，纸质文件和电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档，同时还要解决纸质档案与数字档案如何合理配置、哪些档案应该被数字化，什么样的存贮机制最便于利用档案信息等技术问题。

（二）电子档案的安全保护问题突出

由于电子文件不受载体传递的限制，时间空间的制约性差，它的内容和位置极易发生变化，容易受到不法之徒的攻击和设备突然故障以及其他因素的影响，易丢失性极大地威胁着档案信息的安全性，所以，在严格执行国家法律法规和建立本单位电子档案管理制度的前提下，必须抓好安全防护。

（三）档案管理人员的计算机专业水平应不断提高

随着信息网络技术的大量应用，档案管理人员不再是单纯意义上的档案保管者，而是信息资源的管理者、分析与组织者、提供与传播者、信息利用的导航者，因此加强对档案业务人员的培训，提高他们的计算机技术、网络知识和信息的鉴别筛选能力对于档案数字化建设至关重要。医院应定期派一些档案工作人员外出学习与培训，及时了解和学习档案管理的新动向和新技术。