高职院校行政管理队伍建设的问题与对策研究

谢 鸣

(贵州广播电视大学 贵阳 550004)

2006年，国家相继颁布了《事业单位岗位设置管理试行办法》《事业单位岗位设置管理试行办法实施意见》，为高职院校实施人事管理由身份管理向岗位管理指明了方向。文件规定，事业单位岗位分为管理岗位、专业技术岗位和工勤技能岗位三种类别。在实际岗位聘任过程中，专技岗可以量化聘岗条件，按照评分高低排序分级聘岗；工勤岗不分级，直接按资格聘岗；相比较而言，行政人员所在的管理岗工作较难科学量化，在管理的过程中容易产生问题。本文将分析总结高职院校行政管理队伍建设中存在的问题，希望为提升高职院校行政人员整体素质，进而提高高职院校的管理水平和人才培养质量提供参考。

一、高职院校行政管理队伍建设存在的问题

本文所指的行政人员是指分布于各管理部门的管理者和执行者非领导职务人员。

目前，高职院校行政管理大都沿用传统的金字塔式的科层治理结构，管理机构划分为党群、行政管理、学院(系)以及教辅等机构。在高职教育迅速发展的今天，许多高职院校都特别重视实训和学术研究，不仅设立了研究所和研究中心，还在院(系)中设置实训中心、实践基地等机构。机构多，每一个行政人员要处理的事务也就随之增多，这就要求他们必须有全局观，能充分认识自己的岗位职能，熟知所在岗位事务办理的每一项流程，能够有效沟通并独立高效地完成每一项工作。随着高职院校的改革与发展，行政工作的重要性日益突显，对行政服务的要求也相应提高，行政人员面临着巨大的挑战。他们不仅担负着全校内外联系、上传下达的职责，还要在日常工作中，不断优化行政服务手段，努力做到全方位服务。因此，培养一支服务意识强的高素质行政人员队伍是高职院校快速运行及发展的关键。然而，在实际工作中，发挥高职院校行政人员的主观能动性还存在以下问题。

(一)管理队伍不稳定

高职院校大力提倡“服务质量”，行政人员在日常的事务办理中除了做到准确、快速、高效以外，还得做到有效的指导、贴心的服务，因此，看似简单的工作过程，却需要投入大量的精力和时间，还要应对各种突发情况，加班更是常态。行政人员工作内容和工作模式较为单一，基本只限于学校各部门间的沟通与协调，与外界沟通、宣传十分欠缺，管理经验得不到交流与更新，一旦工作内容熟悉后，工作的新鲜度和激情会逐年下降。近年来，国家加强高职院校的建设力度，高职院校进入了快速发展阶段，一些旧的经验已经不能完全满足新时代背景下高职院校的行政管理需求，行政人员知识得不到补充，还要面对巨大的工作压力，长此以往，工作效率必然受到影响。另一方面，行政人员与教师相比，职称晋升空间相对狭小。行政人员日常工作较为琐碎，只能利用业余时间，进行科学研究和授课，还会因为岗位职数、基层工作经验、职称系列等原因，不能获得职称评聘的机会。同年进校，同样学历和资历，同样是专业技术岗，只因岗位、职称的不同，工资待遇就不同。这样的结果严重挫伤了行政人员的工作积极性。行政人员长期受到繁琐工作、看不到职业发展前景两种因素的困扰，不知道朝哪个方面努力提升自己的工作能力。一旦有机会，都会想方设法的转岗为高教系列专业技术人员，从事专职教师工作。部分行政人员转成专业教师，对在职的行政人员的稳定性和积极性造成严重冲击，导致更多的行政人员跟风转岗，削弱团队士气和干劲，在工作开展中很难形成团队合力，大大降低行政工作的效率，影响各部门的整体运作，客观上造成了管理岗留人难、进人难的问题。

(二)考核制度不完善

目前，对行政人员的考核有两种，一种是一年一次的绩效考核，一种是三年一次的聘用考核，考核手段单一，考核结果也很难起到对管理过程的控制和激励作用。在管理过程中，高职院校侧重于教学科研工作，设立了很多激励措施，比如优秀教师、科研成果奖励、技能大赛等等，对于行政人员却缺少多样化的奖励措施。

年终绩效考核，考核办法参照事业单位的人事考核标准，从德能勤绩廉几个方面考核行政人员的工作业绩和能力水平，考核等级分为优秀、合格和不合格三种。常用的做法是每人填写一份年度考核表，对个人一年的工作进行总结，主管领导做出评鉴意见。人数较少的部门，几个部门合用一个优秀名额，且部分存在轮流坐庄的现象，考核结果不能发挥正向激励作用。这种粗放化、缺乏明确目标的考核方式，等同于用同一评价标准去度量不同管理岗位的人员，易于操作，但缺乏实效性，未考虑到部门工作的特殊性和岗位的差异性，不能从根本上起到对行政人员工作的评价和激励作用，为考核而考核，考核无法起到促进工作、提高行政队伍整体素质的作用。

从事行政工作的专技人员，聘用考核时，考核办法参照专业教师的考核办法，考核指标偏重于科研、教学和获奖成果，忽略行政日常工作的考核。行政人员的工作效率、服务能力、管理能力和创新能力影响着高职院校的生存和发展，与专业教师合用一个体系、一个标准、一套方法进行考核，对从事行政工作的专技人员起不到积极的导向作用，反而影响其对本职岗位工作的深入思考与研究，将更多的精力用于教学和科研工作，最终结果就是精力不济，无法顾全好两方面的工作，必将造成管理水平降低的局面。

(三)人员统筹调配机制不完善

一方面，高职院校的行政人员中，女教职工所占的比率越来越高，学历多为硕士或博士，毕业进入高职院校工作时正为适婚生育年龄，国家二孩政策的实施，生育二胎的女教职人数将激增。另一方面，行政人员在行政、科研和教学等工作压力下，身心健康水平都受到影响。无论哪一种情况发生，都会导致高职院校人力资源短期失调，必然对学校的教学及行政工作安排造成影响。目前，很多高职院校都未建立人员统筹调配机制，一旦有人员缺岗，必须会增加在岗行政人员的工作压力和心理压力。

二、对策建议

(一)建立非领导职务行政人员轮岗制度

每个个体都需要不断吸收新事物。一个员工在同一岗位工作两三年之后，工作的新鲜度和激情会逐年下降，容易形成隋性，而轮岗制则很好地弥补了这一缺陷。一是驱动行政人员对工作结果负责；二是能拓宽行政人员的知识面，促进复合型人才发展；三是有利于整合行政人员的人才资源，实现资源优化配置，从而激发行政人员队伍的生机与活力。高职院校在保持相对稳定的状态下，采用交流轮岗的方式，也是培养和推进行政人员队伍建设的重要方法之一。通过轮岗和交流任职的方法，可以起到相互学习、相互理解、有效沟通、共同提高的目的[1]。当然，必须科学合理地制定、实施和监督轮岗交流制度，才能让其发挥作用。一是建立科学的轮岗制度，明确轮岗目标、轮岗计划、轮岗资格、轮岗年限、轮岗比例及轮岗工作协调机制等一系列问题，有目的、有计划、有步骤的推动轮岗交流，不影响正常工作的运行。二是把轮岗交流与加快培养中青年优秀行政人员有机结合起来。根据行政人员的个人素质、工作特长及其培养方向，选择合适的岗位进行交流，达到人与岗的优化和合理配置。人事组织部门要加强与轮岗行政人员的沟通交流，了解他们对轮岗的意见或建议，帮助他们尽快适应新岗位。三是做好工作交接和轮岗培训。让轮岗行政人员对新的工作环境和业务有所了解，增加新的知识和能力，确保工作平稳过渡。

(二)制定多样化行政绩效考核机制

高职院校在行政绩效考核方面，要能够从多个方面、多个角度来深化考评内容，广泛搜集信息，实现综合评价。由于行政人员的岗位工作涵盖学校管理的方方面面，也是构成学校管理工作的重要纽带。因此，根据行政管理的岗位差异，设置细化的职责权限考核办法，真正做到对个体考评的公平性，才能形成多样化的行政绩效考核办法，来完成对行政人员多方面素质的考核，进而形成自上而下的公开、公平、公正的考评文化。虽然建立健全高职院校多样化的行政绩效考核机制周期相对较长，难度较大，见效也会相应较慢，但却是能够真正完善绩效考评系统的最根本的措施[2]。一是组织人员，对各岗位进行分析，根据各岗位类型、性质、特点、职责等因素制定出与其相适应的以业务为导向的操作性强、符合行政人员实际工作状况的分级分类考核指标体系，定性与定量评价相结合，确保激励机制的公平性、合理性与科学性。二是考核内容，应以客观、准确的数据资料为依据，细化考核指标，以行政人员的工作能力、工作态度、工作业绩作为重点考核内容。三是考核周期，设计科学灵活的考核周期，既能体现平时日常工作的表现，又能反映年终考核的真实性。四是考核监督与奖惩机制，强化绩效考核结果，不仅可以帮助行政人员改进工作，而且可以作为组织奖惩的重要参考。在行政人员的绩效考核中，将行政人员的职称评定、级别晋升、培训机会、个人荣誉等福利作为“按需激励”的条件，对行政人员进行有针对性的激励，可有效提高行政人员的工作积极性、主动性和创造性。

(三)建立人员统筹调配机制

高职院校可通过整合资源、完善机制、建立预案等措施，建立人员统筹调配机制。一是出台政策，吸引教师参与到行政工作。岗位空缺时，可以及时补充行政人员。同时，教师参与管理的日常工作，可以让教师体验到管理服务的方方面面，碰撞出更多的思想火花，这样的运作可带来更多的工作创新。二是引入竞争性绩效工资，按照“按劳分配、多劳多得”的原则，对一人多岗的行政人员进行奖励，能力强的行政人员的工作积极性可大幅提高。三是离退休人员人力资源再开发。高职院校离退休人员群体中，多数人专业技术水平较高、教学经验丰富，在职期间是承担教学、科研、行政的骨干力量，除少数人患有身体疾病不能继续工作外，多数人精力充沛、体格健康、心态良好，完全可以承担一部分工作。根据学校需求进行返聘，充分发挥他们较高的政策与管理水平优势，发挥他们的管理智慧与组织才能，也可以相应地减轻管理部门的工作压力，这实际上也是人力资源再开发的一种方法。四是柔性管理。高职院校知识分子多，人性化的管理同等重要。高职院校领导对行政人员给予更多的关怀，与行政人员之间建立一种相互关心、相互信任、相互体谅、相互支持的工作关系，不仅可以提高行政人员的工作热情和积极性，也能更好地推动各项行政工作的运转。

三、结语

做好高职院校的行政管理队伍建设，对于高职院校健康长久的发展有着重要影响。高职院校应充分意识到行政管理队伍建设中存在的问题，结合自身院校的实际发展情况，运用科学的管理方法和手段，及时采取有效措施，充分激发行政人员的工作热情，调动他们的主观能动性，提高职业素养，从而促进整个部门工作效率的提高，确保高职院校行政管理工作的稳定推进。