在大数据时代下高校纸质档案和电子档案管理工作探讨

摘 要：随着社会互联网及移动网络快速发展，社会进入大数据时代，对高校传统纸质档案管理模式带来巨大冲击，和衍生暂新的档案事物——电子档案。因此高校档案管理工作模式迎接新挑战和机遇，下面从几个方面对在大数据时代下传统纸质档案和电子档案的系列工作管理模式和问题的行进探讨。

关键词：大数据;高校档案;纸质档案;电子档案;管理

1 大数据时代对高校档案影响

二十一世纪时代，互联网及移动网络经济快速发展，大数据技术崛起，信息资源多样化、流畅化、可选化、及共享，改变了社会人们传统生活模式，社会人与人之间活动交流越发密切和频繁，计算机网络科技发展衍生一系列数据化产物，给人民生活带来巨大便利及智能化，带动各行业网络数据化革命。大数据已成为当下社会活动主题，是互联网经济快速发展和高科技发展历程的产物，高校档案工作管理理念、模式，档案资源安全保障及资源服务利用模式也发生基本的改变，高校档案资源建设、信息化建设、安全保障及服务利用工作带来前所未有的挑战和机遇。首先在大数据内容是容量巨大、类型多、速度快，随着大数据环境的影响下，高校档案馆藏资源丰富了，如有纸质、电子、图片、光盘、磁盘、U盘、录音录像等档案载体，收集方式多样化了，归档管理工作层次多了，难度大了。再来，高校档案管理工作上的工作者专业水平、管理技术能力、硬件设备更新问题、档案工作客观地理条件等软件硬件及人文条件要求都发生基本变化。其次，在互联网快速发展情况下，人们对世界事物的关注和了解需求也再加大，高校档案开发资源利用工作将更加全面、细致、开放、智能、便捷，服务更加到位，这促进高校档案编研工作多形态化地发展，这是体现档案工作价值的机遇。最后，档案信息安全保障工作更加艰巨，在大数据时代下，档案资源信息开发更加全面，利用更加广泛，方式更加便捷，而档案安全是国家安全系统重要组成部分，档案信息安全是档案工作的底线，却又不能让他成为档案事业发展的一个障碍，在大环境下如何构建一个档案安全保障体系，加强档案信息全安风险、网络环境安全、软件防护等建设，推进高校档案资源安全合法地开发和利用服务工作。因此这是一种高校档案工作的机遇，释放思维，创新能力，让高校档案工作站在新的台阶，以”创新、开放、便捷、特色化、智能”服务模式更好为国家、为学校、为校友服务。

2 大数据时代下高校纸质档案和电子档案的特点及作用

纸质档案是以纸张为载体的信息图片传统储存形式，它具有原始性，真实唯一性，直观性，安全性，但它又易损坏，无法再生等特点。纸质档案储存及保管工作有着悠久的历史，也有成熟技术，能实现档案的长久存放及有损档案修复，在目前大数据化高速发展的高校档案事业工作中仍有着重要作用，它的档案本质价值并没有因互联网高速发展，大数据化使新型的电子档案中文字、图片信息更加简便和快速传输而被边缘化，它仍是档案原始真实唯一凭证，在服务利用工作中处于主要的查阅档案原始资源。纸质档案资源建设，归档管理和安全保障依然是高校档案重要的工作。纸质档案也有它局限性，如占据大量储存空间，难查找，不便利用，易损坏，造成工作量大等。电子档案弥补了纸质档案不足，电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合数据档案，它是以纸质档案为基准的数据化电子信息，是新时代网络科技发展的产物，是一种新型档案形式。电子档案具有储存规模大，类型多样化，易复制，易传输，便于利用等特点，无纸化办公是全球的趋势，电子文件代替纸质文件在现代办公中起不可缺少的作用，计算机成就数据形式电子档案。高校是人才培养的基地，高校档案主要是行政、党群、教学、科研、基建等11大類，记载整个学校行政管理、教育教学、科学研究、学生活动等信息资源，大量高校档案资源见证了国家教育事业发展历程，见证社会成员求学过程，是学子就业第一手信息资源，利用率是相当高的，高校电子档案无疑可以为纸质档案避免过度的查阅利用造成损坏及档案信息数据化工作有着积极作用，为档案传输、检索，利用服务工作提供便利，避免过多浪费人力物力，使档案工作更加便利，更加经济环保。同时电子档案安全风险也是相当高，如在电子档案信息输入转换管理过程丢失、网络病毒威胁、黑客攻击、信息泄密等问题，安全保障工作也必不可少的环节。

3 在大数据时代下纸质档案和电子档案主要模式：保持两者同步性，同步归档、整理、管理、利用，互为一体化管理

在大数据时代背景下，高校档案管理工作要结合纸质档案和电子档案两者特点进行同步规范归档、整理、管理及利用工作，实现两者一体化管理模式。第一，高校档案管理部门要完善相关的工作规范和制度。规范和制度及管理机制，随着社会经济发展不同阶段，相关工作规范制度及管理机制出现不适用现阶段工作的情况，要确保档案工作有效地开展和长久地稳定发展，完整相关工作规范制度及机制是必要的，防止工作出现管理混乱，纸质档案丢失，电子档案信息泄露等安全问题及馆藏档案资源匮乏、单一，高校档案资源开发得不到有效地开展，服务利用工作滞后等问题。制定工作人员制度，确定每个工作者责任和义务，确保高校档案工作有效地进行;制定高校档案管理制度，规范收集、整理、管理、利用服务等工作，制定安全保障制度，保障高校档案库房条件安全和软硬件措施安全、高校纸质档案资源安全、电子档案信息安全，加强高校档案急发事件处理预案建设，保证高校档案工作安全有序地开展。

第二，实行两者档案资源同步收集归档、整理、管理、开发利用。这需要高校领导及整个单位重视、支持和配合档案部门开展工作，制定相关工作制度加强纸质档案和电子档案归档整理等系列工作同步性，丰富馆藏资源，提高档案资源质量，确保两种形式高校档案衔接互换工作顺利开展，优化纸质档案与电子档案互相转换互相作用流程，保证高校档案各类档案资源的完整性，为高校档案资源开发利用服务工作提升高的效率。高校纸质档案管理和电子档案管理是个独立存在又密不可分、互相关联的工作，在信息数据化大环境通过信息化管理系统平台，实现两者一体化管理高效衔接，有效地提高高校档案管理，创建优质的档案信息对内外查阅平台，提高档案资源信息利用服务工作。

4 大数据促进高校纸质电子档案编研工作

档案的价值作用是档案信息的历史凭证价值与档案信息的参考价值两个方面，高校档案编研工作目的是要充分地发挥高校档案资源历史凭证价值和信息参考价值作用。为教育教学课题研究、教学评估、校史校迹等提供便捷的、有价值的参考资源。大数据时代背景下高校档案管理工作以从传统的单纯纸质档案的归档保管和借阅方式，发展为对高校馆藏档案资源进行多种格式化整理归档、管理及对高校档案信息资源多样化开发利用，对专题、重点、特色、有价值、利用率高档案信息资源进行编研工作，在大数据技术作用下，电子档案信息资源更加全面、系统、优质地为档案编研工作提供有效的资源，节省了编研工作时间，提高工作效率，快速地形成高质量、高产量的纸质档案编研成果。高校档案编研成果可以通过多种渠道，以纸质版及电子版形发布和传播档案信息，高校档案编研成果在大数据时代背景下具有全面、系统、立体、创新、优质、直接明了性等特点，高校多样化的高质量档案编研成果资源服务于社会公众，为中国特色社会主义国家发展、为中国教育事业、人民幸福生活提供有价值的信息资源参考。

5 大数据时代背景中高校档案工作者的专业素质有所要求

5.1 档案工作者工作理念要更新

随着社会不断地进步和发展，对各个行业要求不断创新，高校是知识文化的摇篮，高校档案工作者个人文化水平、专业理论知识、综合工作能力的要求是不断地提升的，高校档案工作不能再按部就班，不单纯是收集整理保管工作。利用服务工作也不再单一化，不仅面对学校内部工作者，更要面对社会，面对个人。在新时代形势驱动下，提供优质、完善的服务工作是需要的，所以高校档案工作者更新自己工作理念，恪尽职守，开拓创新，善于学习、专研和交流，时刻保持与社会同步性，自己视野开拓了，在工作中被动服务逐步地转向自动性创新服务理念。

5.2 档案工作者专业素质要与时俱进

互联网飞速地发展给高校档案工作事业带来新的机遇，让档案信息资源更全面更好展示给社会，让更多人进一步认识档案的价值和意义，同时也给高校档案工作者带来新的挑战，包括专业知识更新、工作方式、思维模式、设备知识、科技认识等领域认识的考验。在整社会大环境影响下，高校档案管理更加全面化、学科化、现代化，档案资源利用手更加便利和人性化。这个因素对高校档案工作者专业素质是有所要求的，作为高校档案工作者要加强文化水平、专业知识理论、计算机技术能力及外语能力的学習，加强工作交流及设备设施的应用，善于把理论知识与工作实践相结合，提升工作能力，创新工作效率。

6 结束语

大数据时代高校档案馆藏资源越发丰富、有价值，档案专业高科技人才也越发增多，大数据技术和专业人才支持下高校档案管理模式随之优化，纸质档案和电子档案互补互助，使档案原始资源得到很好的保护和开发，高校档案编研成果也有高质量地发展，呈网络信息共享科技发展使高校档案信息资源得到空前未有的关注和利用，极大地板发挥高校档案凭证和参考作用价值，同时高校做好档案信息安全保障工作，提高高校档案管理水平和服务质量。总之大数据时代带来积极因素，机遇和挑战共存。

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作者简介

周蔚娟（1983-），女，海南省，助理馆员，本科，研究方向：高校档案。