大数据背景下高校档案管理面临的挑战及对策

姚树静

(山东广播电视大学，山东 济南 250014)

大数据成了云计算后一种新技术，并在各行业广泛使用，在大数据背景下，一些繁杂的管理组织行为能够通过对海量信息数据进行收集，并进行数据处理以及数据分析，使之有规律可循。高校学生档案管理，能够将学校的教育与管理工作具体展示出来，对学生今后的学习与发展具有非常重要的影响。过去的管理方式已经不能满足现在的需求，在大数据背景下，怎样更加有效地收集以及分析高校学生档案的数据，并根据这些数据更好地管理高校档案，是众多高校需要解决的一项课题。

一、大数据的概述与特征

信息技术革命是大数据的起源，大数据最早是由美国提出的，目前并没有一个统一的概念。[1]近几年信息以及互联网行业极速发展，大数据成为了云计算后一种新技术，给许多管理方式与方法都带来了更多的发展机遇和诸多挑战。多种类、海量、速度快以及价值高就是大数据。可以看出，大数据的重点就是对大量数据进行快速处理，然后让这些数据具有更加有用的价值。学生通过大数据，能够对丰富的知识进行更加快速的掌握，教师通过大数据，能够进一步了解学生的兴趣，从而让教学方式更加完善。大数据在进行信息分享时，能够突破时间、空间的限制。大数据还包含信息评价、相关的数据背景等重要内容，它不止是表面的数据形式，还存在许多地有待发现的潜在价值。[2]

(一)数据量大

这是大数据的核心特征。随着互联网的普及，人们在获得信息的同时也产生了许多的信息，这就是数据量大的主要原因。

(二)数据种类多

这是数据自身外在形式的表现。传统的数据类型经常使用表格、文字等形式进行数据的处理，如今快速发展的互联网技术，还增加了视频、微博、二维码等形式，这些呈现的海量数据都是半结构化或者非结构化的。[3]人们在面对庞大的数据量时，也能快速获得自己需要的信息。

(三)价值密度低

数据量大，但实用的数据较少，这就是它的基本属性。[4]信息数据的价值密度，随着信息数据的无限增值反而趋小。

(四)处理速度快

大数据时代的重要特性就是数据处理的效率。数据量的增多，信息传播速度的加快，使数据处理速度也要随之加快。

由此可见，大数据并不是“大容量”的本质，而是“大价值”。对大量的数据进行处理以及运用，才是大数据时代到来的标志。

二、高校档案管理面临的挑战

(一)高校档案面临信息资料收集的挑战

目前，在高校的学生档案管理中，主要包括下面这几点：首先是在校的众多学院学生档案的管理，这是主要的高校档案管理部分；其次是对于休学以及参军入伍等学生的档案资料管理；最后是关于即将毕业的学生的档案资料管理。每年入校以及毕业的学生都非常多，这些学生们具有非常大的流动性。如果学生档案根据学科门类进行管理，那么就会有非常庞大、繁杂的对应的信息数据。[5]对于档案管理信息化建设的工作，许多高校虽然也在积极地进行，但是由于学生档案信息化程度相对较低，纸质档案存在的形式占相对较大的比例。因此，面对学生档案的杂乱以及繁多的现状，如何进行信息化建设和收集与归档纸质档案，是大数据背景下高校学生档案面临的一个挑战。

(二)高校学生档案面临管理业务的挑战

目前，我国许多高校学生档案管理的方式，依然较为传统，对于众多学院学生档案的查找，一般都是通过工作人员的手动查找，这种查找方式的效率和质量都非常低。[6]而现在，能够将大数据充分利用起来，对高校档案的纸质档案进行处理，用现代的信息技术取代之前传统的员工手动查找，运用云平台将高校学生的档案资料进行储存，然后进行计算和分析，让高校学生档案管理的工作，由众多、杂乱实现了规律化以及程序化。[7]

(三)高校学生档案服务面临学生管理的挑战

高校学生档案管理的传统方式一直面对的问题，就是服务理念的严重缺乏，在学生档案管理工作上，传统方式一般都是被动的，对于学生档案的利用率非常低。现在在大数据背景下，都是在云数据库中对档案进行分类以及分析，对于传统的学生档案管理方式来说，是难以满足信息多样化的。

三、加强高校档案管理的对策

(一)树立大数据学生档案管理的理念

在当今大数据的背景下，档案领导层、管理人员的重视，是高校学生档案管理想要实现转变所离不开的。持续加强对学生档案大数据建设的认知是高校档案领导层与管理人员所需的，能够意识到建设高校学生档案管理大数据的必要性，在高校现代化建设的范畴中，纳入学生档案管理，加大力度推动信息化与高校建设学生档案大数据建设的共同发展。[8]如果想要在高校中开展建设大数据工程，首先要将大数据理念进行不断深化，只有高校内部具有良好的大数据理念，才能更好的开展这项工作。要不断加大宣传力度，使人人都能意识到大数据学生档案管理理念，都能积极主动地进行配合，或者参与到相关工作中来。

(二)加大学生档案管理资源配置与建设力度

要加强高校学生档案资源的管理，就有必要对高校学生档案管理的工作人员进行合理的配置。档案管理工作人员必须要有非常坚定的政治立场，专业知识非常熟悉，具有良好的信息素养，这些是高校档案管理人员所应具备的。这就要求高校一定要高度重视档案管理工作人员的建设，通过培训提高档案管理工作人员综合素质。

(三)建立高校学生档案大数据管理平台

实现信息数据资源整合的重要基础就是数据标准化与数据开放。想要将高校内部不同院系、不同机构的众多学生的个人信息进行一个统一的整理，建立一个大数据管理平台是非常有必要的，一定要建立一个多层级、多中心的平台。[9]通过这个平台将高校内部的学生档案信息进行统一的收集以及整理，为高校的档案管理提供更为便捷、高效的服务。通过这个平台，高校能够通过大数据将众多学生的信息进行更加成熟的整合，让高校对校内众多院系的发展情况进行一个多层次的对比，为高校发展战略的制定提供科学依据。

(四)加大数据库建设力度

要实现大数据，就必须要依据原始信息，构建基础的数据库。在进行高校学生档案数据库建设时，应当按照国际标准、国家的相关标准，将人力、物力以及财力等充分结合起来，创建多个多媒体数据库、文件条目数据库以及全文数据库。

目前，我国大部分高校采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系统，来进行编写高校学生档案机构的数据库管理系统。在一定程度上来说，FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系统只能应用于高校内部，如果要想实现大数据的目标，FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系统在数据完整性以及安全性等方面都是不能达到要求的。各个高校就必须要共同建立一个云数据库，联合开发出适用于各高校操作系统以及平台的数据库，让档案信息资源能够真正及时更新、高度共享。

高校学生档案管理，向大数据转变的过程是十分漫长的。在大数据背景下，一些繁杂的管理组织行为能够对海量信息数据进行收集，并进行数据处理以及数据分析，从而使信息变得有规律可循。高校学生档案管理部门，要深刻明白大数据背景下带来的机遇与挑战，充分将大数据利用起来，从而发挥高校学生档案的作用。