综合档案管理发展方向分析与研究——基于互联网+时代的讨论

肖鸿强

（广东省粤东高级技工学校人事处，广东 汕头 515000）

在社会进入到高速的互联网+时代之下，网络信息技术为各行各业开拓了更为广阔的视野，创新了综合档案管理的交流平台，为综合档案管理提供了良好的技术支撑，使综合档案管理向网络化、数字化、信息化的方向发展[1]，我们要全面分析和把握综合档案管理中存在的不足和缺陷，建构和完善综合档案管理电子化系统，引入新型的综合档案管理理念和模式，更好地促进综合档案管理的现代化、数字化和电子化。

一、综合档案管理的优势特点分析

（一）提高综合档案搜索和查找效率

在互联网+迅猛发展的背景下，网络信息技术可以实现对综合档案的快速搜索和查找，在统一的综合档案管理系统搜索引擎之下，使用者可以在自己的权限之内实现对综合档案资料的查询和阅览，减少人工查找的难度，快速便捷地获得综合档案相关信息，提升综合档案信息资料查找效率，更好地提升综合档案管理质量，快速实现综合档案资料的价值。

（二）全面采集综合档案资料

在互联网+快速发展的时代下，可以充分利用电子信息技术，全面地采集综合档案资料，并逐渐淘汰传统的纸质档案，引入音视频档案信息资料形式，向电子化档案的趋势迈进，电子化综合档案利用信息的传输方式可以使综合档案资料链接形成一个整体，极大地节约综合档案资料采集的时间，并使综合档案资料的采集更为全面和完整。

（三）扩大综合档案服务的范畴

互联网+时代下可以充分利用网络信息技术，实现对综合档案资料的采集、归纳和整理，这就使综合档案服务的范畴得以扩大，在网络平台综合档案管理系统中，利用其网络化管理的方式，可以为更多的综合档案信息需求者服务，提升综合档案管理的服务效能，更好地促进综合档案信息之间的融合，挖掘不同综合档案信息的交互、协同的潜在价值。[1]

（四）丰富综合档案记录工具的形式

在综合档案的网络化管理模式下，可以充分利用现代化互联网技术和自动信息化技术，使综合档案信息记录的方式不再单一，以极为丰富的图案、音频、视频等形式，呈现出丰富多样的综合档案信息内容，为工作人员对综合档案的研读创造条件。

二、综合档案管理的问题与不足

（一）综合档案管理受重视度不足

首先，我国有着丰富的档案资源，受传统体制影响，大部分单位对综合档案管理的重要性认识不足，认为这是一项附属性工作内容，在时代前瞻性上重视不足，仍然沿袭传统的手工档案处理方式和工作模式，导致综合档案管理工作不到位；其次，在档案管理人才队伍建设方面未形成合理梯队，以广东省人力资源和社会保障厅厅属12 所技工学校为例，办公室、人事处等部门专职档案管理人员只有6 名，尚存在学历不高、专业不强、兼职过多等情况；第三，档案管理人员培训力度不足，导致档案管理人员的管理思想和理念相对陈旧，缺乏工作积极性和主动性，缺少创新的综合档案管理意识和服务能力，没有树立与时俱进的思想，与互联网+时代的知识经济发展需求不相吻合。

（二）综合档案管理的投入不足

在互联网+时代背景之下，综合档案管理工作的资金投入还存在不足，相关的设施设备投入极为有限，导致综合档案的信息化查询、归档、存储等工作受到极大的限制，难以实现综合档案管理的网络化管理。以广东省10 所高水平技师学院为例，通过调查，大部分单位虽然配备了计算机等硬件，但是综合档案的信息化管理大多还处在脱机检索的层次，尚未普及智能检索和联网检索，导致综合档案信息管理平台缺乏有效的整合，难以形成综合档案信息的交互与共享，存在综合档案管理各模块的信息孤岛现象，导致综合档案信息的内容不够及时、全面和完整，极大地降低了综合档案信息化管理的效能[2]。

（三）综合档案管理模式缺乏创新

基于综合档案的资金投入有限等条件，综合档案管理模式还无法实现创新与变革，主要沿袭传统的纸质方式对综合档案资料进行采集、分类、校对和存储，这种综合档案管理模式要花费极大的时间和精力，相关模块的档案信息又无法充分而深入地沟通和共享，存在综合档案信息不相匹配的现象和问题，这就使综合档案的管理效能相对低下，仅限于综合档案的分类与保存，而无法实现对综合档案的信息化查询、分析和挖掘。为此，需要对综合档案的管理模式加以改革和创新。[2]纵观国外的档案数字化建设，其网络检索、网络资源服务是信息化建设的重要内容，也是信息资源的价值体现。如加拿大魁北克省已经开始将文字记载的档案数字化处理，丹麦等地也开始将文字资料进行扫描，存储在光盘与硬盘之中。[3]而我国档案网站多是档案管理部门的介绍和目录检索，服务大众功能较弱，资源利用不足。另外，综合档案管理中的安全管理模式也有待进一步更新和完善，面对国内外信息安全形势的紧迫性，要充分重视综合档案管理模式中的安全管理问题。诸如档案信息失真、篡改、窃取等档案管理安全问题。由此可见，在现有的综合档案管理模式创新中还要进一步完善自身的安全管理系统和模式。环境因素、硬件因素、技术因素、管理因素、人的因素、社会因素是主要影响档案信息安全的因素。[4]档案信息安全保障体系的建设，必须从以上几方面采取针对性措施防范档案管理中的安全管理问题。对此就要不断优化综合档案管理模式，积极避免综合档案信息不匹配等问题。

（四）综合档案管理人员的素质有待进一步提升

在综合档案管理过程中，档案管理人员是不可忽视的重要部分。但目前大部分单位的综合档案管理人员中，以广东省内国家重点以上高级技工院校的档案管理人员为调查对象，在调研的28所院校中，科班出身的管理人员只有1 名，且存在兼职过多现象，而其他院校的档案管理人员普遍存在学历不高、非科班出身的现象，大部分管理人员存在相对落后的思想观念，缺乏先进的综合档案管理意识，仅仅是将综合档案管理工作视为档案的简单分类及保管工作，而没有充分认识到综合档案对于决策的支持作用和意义，并在综合档案管理的知识技能层面缺乏相应的统计分析及信息化操作技能，难以胜任综合档案资料的信息化分类、检索和存储工作。

三、综合档案管理发展与提升的路径

（一）进一步增强互联网+时代下的综合档案管理意识

在互联网+时代背景之下，要全面树立综合档案管理意识，更新综合档案管理观念，具体来说，应当树立和培育以下几方面的意识。

1.档案开放性意识。充分认识到互联网+时代中综合档案管理的开放性特征，转变原有的综合档案“神秘性”的认知和态度，将其从部分特权群体中解放出来，务必使综合档案面向全体需求者开放，仅将部分机密档案资源进行封存管理，以更好地与综合档案需求利用者相贴近，满足档案利用者的需求，更好地提升综合档案管理工作的服务性与开放性。

2.时效意识。迎合时代的要求，在互联网+时代下加快步伐，及时全面地采集和整理综合档案资料，提升综合档案管理服务的时效性，第一时间开放综合档案信息，使档案利用者可以在最短的时间内获取到自己所需的档案信息内容，完成档案研读的目的，充分彰显综合档案资料信息的价值和效能。

3.服务意识。提升综合档案管理人员的服务意识，要充分认识到知识经济背景下档案服务的重要性，全面了解和把握档案利用者的现实需求，为综合档案需求者提供及时、优质的服务[4]。同时，档案管理工作人员要树立资源共享的意识，更好地实现对综合档案利用者的档案管理需求，要注重不同部门之间的档案信息交流与沟通，使综合档案服务在档案资源共享的前提下，形成服务的整体化和网络共享化，从而为档案需求者提供优质的档案共享资源服务。

（二）强化综合档案管理基础设施

在互联网+时代背景下，要以完善而先进的综合档案管理基础设施设备为前提并强化物质基础，这就需要加大对综合档案管理的投资力度，加强对综合档案管理的信息化维护和管理，淘汰老旧的设备，以满足综合档案信息化、数字化管理的需求。同时，要转变原有的纸质档案管理方式，完善综合档案信息化管理基础设施，使不同的综合档案管理模块得以对接和互通，更好地实现档案信息的互补和共享，从而最大化地节约综合档案管理的成本，充分发挥综合档案信息的价值。综合档案管理工作的发展，必须积极围绕数据核心，资源建设与开发利用协调发展，实现综合档案管理基础设施的作用最大程度发挥。首先夯实馆藏数字档案资源基础，突出数字档案开发利用特色。其次落实安全保管体系基础设施，优化中心机房升级改造项目，构建档案信息管理制度，强化高监管工作效能。

制度是提高综合档案管理的重要保障，更是互联网时代下档案管理工作发展的重要基础。新形势下规划档案管理工作及发展，必须注重制度的完善，如规划档案管理制度[5]。落实档案管理制度至关重要，可实现用制度管人、约束人，继而创新综合档案管理工作模式；利于档案管理工作人员工作积极性、主动性的提升；利于综合档案管理工作流程的优化。任何管理工作都必须有制度、规范保障。在综合档案管理中，任何主管部门都应积极贯彻相关制度与规范，科学规划档案管理。

最后围绕创新动力，夯实科研与项目发展基础，积极围绕“十三五”期间发展目标掌握前沿抓牢课题研究，夯实智慧档案馆建设基础设施，构建现代化、智能化的综合档案管理。作为政府等相关部门，必须紧密配合，注重对互联网+综合档案发展的重视，增加综合档案管理方面的投入，切实解决基础设施缺乏问题。

（三）创新综合档案管理模式

在互联网+的时代背景之下，要针对不同的电子文件及纸质文件，制定统一的档案信息编码体系，实现对综合档案的分类管理和存储，提升综合档案服务利用的高效性，设计并实现综合档案管理系统平台，采用合理而稳妥的权限设计，支持各种档案查询方法，实现对综合档案的模糊查询和精准查询，并可以在全新的综合档案管理系统平台之中，实现对档案的修改及删除操作、档案信息存档操作等，提高综合档案检索效率，减轻综合档案管理人员的工作强度。综合档案管理创新模式还应融入互联网思维，侧重于对综合档案管理相关信息的充分的挖掘和整合，为综合档案信息需求者提供良好的增值服务，更好地为综合档案的研读、决策提供依据和参考；在管理体系方面，必须积极构建信息安全管理机构，细化落实安全管理职责[4]。一是创新综合档案管理模式，优化档案工作流程，实现工作流信息化、程序化；二是强化实施保密要害部门或部位的监管力度，定期分析信息安全评估风险，建立动态管理风险的防御体系，确保档案信息安全、完整，提高本文研究的可行性。

（四）做好互联网+下的综合档案安全管理工作

在互联网+时代背景下，要制定综合档案信息安全管理机制，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等，落实综合档案信息的价值鉴定工作，以对综合档案信息的价值鉴定为前提，实现对综合档案开放服务与控制的范畴。同时，要重点加强对涉密档案的管理，严格信物档案审批手续，严格控制综合档案开放和利用的范围，不可随意扩大或擅自开放，较好地实现对档案的开放使用与服务，对于已经解密或尚未确定密级的档案要实施控制性的利用；对于涉密的综合档案信息系统要实现互联网的隔离处理，并注意不可链接处理国家秘密信息的计算机或电子信息设备。另外，还要做好综合档案管理的电子设备及应用系统的安全防护管理，要建构和完善综合档案管理系统及安全防护体系，有效检验并认证综合电子档案的存储介质，开发行之有效的综合档案电子安全管理技术，以避免综合档案信息被窃取或篡改，较好地保障综合档案信息的安全与有效性。

服务快捷化、管理数字化、平台网络化、人才专业化分别是“互联网+综合档案”之魂、之道、之基、之本。同时更是互联网时代档案工作发展的重要方向。国务院发布的《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》对未来的发展目标进行了表述，认为《意见》是实现互联网消费领域、生产领域转变及发展的重要基础，是综合档案管理行业创新能力提升，促使经济社会发展的重要举措[6]。对此在展开综合档案安全管理工作时，可围绕《意见》规范展开，积极采取“云计算”手段，解决档案数字管理的来源、标准、有效及安全问题。在平台网络化方面，积极借鉴网络空间发展网上电子平台，利用网络互联、馆际互借等方式，构建虚拟资源提高文档服务。借助档案门户网站、“微”媒体等公众网构建档案服务平台，促使馆际档案信息，在交流方面能与社会共享。同时构建如馆藏档案管理系统的基于局域网的档案服务平台，切实发挥档案馆收集保管等基本功能，为公众档案信息查询利用奠定良好基础。构建如电子文件中心的基于党政网的档案服务平台，提供业务指导、在线查阅等基本服务，满足党政机关用户的使用需要，可见做好互联网+时代下的综合档案安全管理对社会发展有着现实意义。

（五）提升综合档案管理人员的素质

结合互联网+形势下的综合档案管理特点，基于档案利用者的实际需求，全面提升综合档案管理人员的专业素质和信息化操作技能，增强综合档案管理人员的互联网+思维，提升档案管理人员对综合档案电子信息产品开发及设计的思维能力，使其能够熟练运用电子化档案信息设备和网络技术，进而切实有效地实现综合档案信息的传输、分析和存储管理，并能够为综合档案利用者提供定向、定题的档案信息资源，最终实现综合档案信息的全面共享，为档案利用者提供优质的增值服务，从而更好地促进综合档案管理的数字化、电子化、信息化的发展。另外，要拟定综合档案网络化管理人才的培训计划和方案，为综合档案管理的电子化、数字化、网络化发展提供坚实的人才储备基础[7]。通过培训提高管理人员驾驭综合档案管理能力的同时，更要吸引、开发高素质信息安全人才，不断调整人员结构。强化安全人员的岗位、职责管理，编制管理规则，实现权责利一体。积极构建激励机制，创建有事业心、有自创力的复合型团队。积极完善考核和评价制度。构建考核、评价制度，必须将综合档案管理人员的职能表现，以及工作内容、态度、档案管理能力都归置考核、评价制度内，将考核的结果，以及工作人员的个人目标实现，与其薪酬挂钩，实现新时代下综合档案管理工作的稳步推进。

总而言之，互联网+时代背景下的综合档案管理理念和思想应与时俱进，融合互联网+的创新思维，创新综合档案管理模式，加强综合档案管理的基础设施建设，完善综合档案管理信息系统平台，全面提升档案管理工作人员的综合素质，从而更好地发挥综合档案信息的价值，为档案利用者提供及时、开放性的增值服务，更好地推动综合档案管理的电子化、数字化、信息化发展。