大数据视角的高职院校档案管理改革研究

张晓兰 赵坤 闫卫文

摘要：随着信息技术的不断发展，人们对于大数据技术的需求也在日益剧增。高职院校档案管理也在使用大数据技术。运用大数据技术管理档案对于高职院校来说既是一个机遇也带来很多问题。许多传统的高职院校还没有完全适应大数据技术档案管理的具体要求，因此，很有必要进行大数据视角的档案管理改革研究。通过对高职院校档案信息化建设现状进行分析，提出基于大数据视角的高职院校档案管理改革措施。

关键词：大数据 高职院校 档案管理 改革研究

中图分类号：G717  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）23-0118-02

大数据技术的快速发展对高职院校档案管理提出了更高的要求。如何更好地去利用一些数据分析的方法，提高自身的档案管理水平，建立高效的信息化档案管理模式是高职院校目前值得思考的一个问题。

一、大数据特点概述

1.数据数量巨大

数据数量巨大是大数据的一大特点。目前在信息技术强有力的支持下，大数据带来的大量数据给社会生活带来了巨大的影响。例如，云计算和云储存这两个新型服务模型的出现，一定程度上引起了数据的爆炸式增加。因此，高职院校档案馆里的数据资源也实现了大幅度的增长。

2.数据种类丰富

大数据时代的数据种类非常丰富，这些种类丰富的数据具有广阔的覆盖面好和多元化的信息形式，例如，网站、视频和多媒体等。

二、高职院校档案信息化建设现状

高职院校教学档案管理不仅要反映高职院校整个教育教学的过程，而且还要体现出高素质技术技能型人才培养的方向。然而，目前很多高职院校教学档案管理的内容比较单一，只是包含了教学过程中结果性的纸质存档，档案信息化程度不深，档案资源利用率也比较低下。目前高职院校在信息化建设过程中主要存在以下几个问题：

1.高职院校的领导对档案管理的重视程度不够

他们对待档案管理的态度是：需要时去查阅，不需要的时候就不关注。部门的评优和考核没有包括一线的档案管理人员。

2.高职院校缺乏专业档案管理的团队

目前为止，高职院校的档案管理人员非常少，很多都是兼职档案管理人员，他们每天都有很多复杂的工作需要完成，没有更多时间去研究档案的信息化管理。

3.高职院校学校对档案管理投入比较少

高职院校在档案管理方面投入的资源比较少，而且相关的技术和设备也比较落后，极大程度上限制了档案管理的发展。

4.高职院校的档案管理及服务形式单一

高职院校档案管理与服务的方式缺乏多样性。许多高职院校的档案管理和服务还是以档案的复印、查阅、考查和存档为主，尤其复印最为广泛。在互联网技术普及和发达的背景下，缺乏智能化的服务路径，没有办法满足随时随地查阅资料的需求。

三、大数据视角的高职院校档案管理改革措施

1.加强校史文化研究，丰富资源种类

“十三五”时期，力争做好校文化历史博物馆材料的收集工作，建立大型的网络校园文化历史博物馆展览平台，积极筹备博物馆展览建设工作，改变校文化历史博物馆内档案资源少的现状。努力将高职院校文化历史博物馆建设成一个教师爱岗敬业、学生奋发图强、毕业生回味的具有文化历史的教学基地。师生通过了解学校建设初期情况、分析现阶段校园文化历史、展望未来学校发展趋势，能够在极大程度上激发师生对学校的热爱之情。

2.统筹协调

为了能更好地管理学校的档案记录，保留和使用学校的存档数据，高职院校需要统筹协调各部门之间的关系，从而完善档案管理机制。高职院校档案管理的体系中必须包括学校的党政办公室、学校人事处、财务处，以及学校的信息中心和图书馆等，借助档案管理的协调机制有效促进学校各部门之间良好的沟通，各部门之间能够实现档案数据资源的共享。

3.完善基础设施建设，提升信息化水平

良好的档案管理系统是高职院校管理档案最好的平台。因为可以通过有效的档案管理系统来提高档案管理的效率。尤其应该制定合理的高职院校档案管理措施处理学校的档案记录。此外，我们还需要做好档案数据的分类、收集和保管等工作，这样做的目的是要确保高职院校的档案无一丢失，从而促进档案管理工作的综合管理，提高高职院校档案管理工作的标准化水平。

4.增强改革意识，提高人员素质

中共中央办公厅、国务院颁布的的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），我省也提出了《四川省国家档案管理办法》，对档案事业建设作出了明确的规定，并提出了具体实施的办法，在政策方面为高职院校的档案管理提供了保障。大数据时代的到来，使高职院校档案管理工作发生深刻的改变。充分了解“十三五”期间档案工作的发展方向，积极适应社会和科技发展对高职院校档案管理工作的新要求，改革与创新高职院校的档案管理工作，包括对学校档案管理体制、档案管理工作方式的改革，采用新型化的管理模式，以开创大数据时代高职院校档案管理工作的新局面。

5.数据归档与保存

在大数据时代背景下，高职院校应该充分考虑事先提交数据和备案信息，同时高职院校也要明确档案数据的分类和期限。此外，在管理文件信息的过程中，高职院校必须给历史数据的规范分类和档案设置留出足够的时间。可以以电子媒体作为数据档案的基础，在确保档案数据安全的基础上，还可以使用大数据存储方式，诸如云存储等，对档案数据进行有效的保存。

6.转变档案管理观念

在大数据时代背景下，高职院校和一些高等教育机构都需要对档案管理体制进行改革，进一步实现档案管理理念的现代化发展。此外，高职院校的档案管理人员需要改变传统的档案管理观念，提高自身的能力，树立大数据时代档案管理的服务观念。除此之外，传统的纸质存储要向电子存储和数字存储转换。高職院校不能把档案管理限制在使用查询上，还要引导档案管理实现向数据服务和二次加工的转变。

7.档案资源动态化、平台化管理

在信息技术飞速发展的时代，高职院校档的教学管理档案、教育教学改革档案、社会服务档案等都需要实现资源的动态化和平台化管理。对不同情况的学生、教学计划实施的情况、学生掌握的情况、教学过程考核等也都需要采取动态化和可视化的管理方式。在这个过程中需要更加注重教学信息采集的及时性和准确性。平台化的管理使得教学档案变得可视化，教师的教案、学生的作业、师生相互测评等信息等都可以在智能终端上看见。档案资源动态化、平台化管理减少了档案管理的步骤，确保了了教学档案的真实性和可追溯性。

四、结语

在大数据的时代背景下，加强高职院校档案管理的信息化建设已是必然的趋势。高职院校必须积极面对大数据带来的档案管理的难题，充分合理地利用现代信息技术，对档案管理模式进行有效的改革，推动高职院校的档案管理向着现代化和智能化的方向发展，满足大数据时代的发展要求，从而提高高职院校的档案管理质量。

参考文献：

[1]吴晖.大数据时代高职院校档案信息化建设思考[J].办公室业务，2018（19）：67+70.

[2]王颖.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].纳税，2018，12（22）：158.

[3]孙红梅.大数据视角下的高职院校档案管理研究[J].才智，2018（14）：250.

责任编辑：刘健