论移动办公系统在物业管理中的应用

文/孙燕 莱芜钢铁集团金鼎实业有限公司 山东济南 271104

所谓移动办公就是指办公人员通过安装在移动终端设备上的客户端软件程序进行办公的过程。在这个过程中，移动终端成为了一个小小的移动电脑，而工作人员却可以完全摆脱固定不变的办公场所，而使工作环境更为轻松、自由和舒适。因此，这是对传统办公理念的一次革新。至今为止，这种办公模式已经更多的应用于政府、企业、银行等部门的业务中，为各个行业提升办公效率起到了促进作用。近些年来，这种办公模式又被应用于物业管理工作中，为物业管理工作的高效完成带来了质的飞跃。

1、物业管理中移动办公的应用模型

1.1 移动办公系统的主要工作原理和功能

移动办公的主要原理就是将个人电脑中的各种功能转移到智能手持终端设备中。而将移动办公模式应用在物业管理工作的主要目的就是通过智能手持终端设备可以快速的访问某一个局域网内的可用资源[1]。并在此基础上实现数据库的查询、文档的浏览、文件的上传、下载、审批和相关的费用支付等业务。而且，由于移动办公系统采用的是智能化的客户端服务技术，所以客户可以终生享用维护的权利。此外，对于局域网内的任何数据，移动办公系统都可以实现其与现有应用系统的无缝对接。这就在很大程度上加快了终端手持设备对个人电脑的取代速度。所以，从这个角度而言，移动办公系统为使用者搭建了一个健全的、具备个性特点的、应用范围广泛的移动办公应用系统。这极大的促进了物业管理工作的高效进行。

1.2 移动办公系统必备的功能模块

由于移动办公系统的业务功能的办公流程和菜单类型可以由客户自行定义，以方便物业管理中的各种查询、浏览等相关业务的开展和进行，所以移动办公系统必须具备以下的功能模块：

首先，必须要具备安全控制模块，安全控制模块主要是控制软件系统的发布授权，以保证用户登录身份的正确识别和确认。这就为物业管理工作的严密性提供了重要的保障。

其次，必须要具备网络传输模块，这一模块的存在，确保了网络通信稳定、畅通的运行[2]。对于物业管理中各种资讯和数据的查询、文件的传送提供了必要的技术保障。

第三，必须具备数据加解密模块，这一模块主要运用于财务管理之中，对于一些敏感的客户信息进行加密或解密。从而确保在物业管理工作中进行的资金业务往来安全的进行。

2、移动办公系统在物业管理中的具体应用

当前，由于移动办公系统在物业管理工作中的应用，物业管理工作的理念已经发生了重要的转变，已经由原来的“管理型”转为“服务型”，这就在很大程度上促使物业管理工作更加的人性化。从而促进物业管理工作朝着更有利于业主的方向发展，进而也促进工作人员与业主之间的和谐相处。

2.1 业主管理模块

2.1.1 登记查询模块

原有的物业管理模式很多都是纸质的登记管理模式，而移动办公系统在物业管理中的应用，则实现了针对于业主的无纸化办公管理模式。这一模块中集合了各种业务系统数据平台，从而确保业主在身份验证之后及时的登录系统查询自己的各种相关信息。如个人缴费信息等等。除此之外，这一模块中还设置了用户提醒功能，从而确保用户及时的缴纳各种相关的物业费用，进而促进了办公系统在应用方面的升级。

2.1.2 网上支付功能

在提醒功能的基础之上，业主管理模块中还兼容了网上支付功能。这一功能彻底解决了业主为了各种缴费而疲于奔波的状况。在网上支付已成为普遍消费现象的情况下，网上支付业务也日臻成熟，所以通过这一功能，用户可以通过手持终端设备就完成各种物业缴费，从而更好的实现了物业服务的便捷性。

2.1.3 在线沟通功能

在这一模块中，最为贴心的功能应属在线交流沟通功能。通过这一功能，可以实现业主和物业管理中心的及时沟通，这对于物业工作人员及时了解和解决用户的需求起到了有效的促进作用。通过在线沟通功能，物业管理中心可以直接将各种信息、公告发布在业主的手机上，以便于业主及时了解小区的各种实时动态和相关规定，从而更好的促进了物业管理工作的有序进行。

如业主常常需要用到的留言簿功能，就是通过给予业主相关的授权，从而实现用户的简短留言，进而实现用户和物业管理中心的沟通。这一模块主要包括留言录入、查询等功能，非常的方便并且实用。

2.2 公文管理模块

公文管理模块主要包括公文和通知的收发、文件报表的审批、公文的检索等等。公文管理模块的应用，是物业管理工作更加的方便和快捷。具体而言，主要包括以下几个方面：

2.2.1 收发管理

收发管理，特别需要关注的是文件在收发过程中的权限控制。在操作过程中，通过移动办公系统的安全控制模块和网络传输模块的应用，确保文件在接收和传发的过程中的安全和隐秘。保证文件在适时、适地的环境下合理的颁布和传播。

如对文件上报的工作，通过收发管理模块，公司、物业管理中心包括各个上下级单位之间，都可以进行联合文件处理。即实现多个单位领导的联合签字以及多个单位的联合盖章，并可同时选择多人对文件进行传阅。这不仅实现了人力上的节省，同时还实现了时间上的节省，从而形成了纵横之间的贯通。

2.2.2 公文审批

公文审批可以确保客户根据自身的需要来进行审批流程配置。

2.2.3 流程跟踪

流程跟踪模块可以确保工作人员更好的监管按流程发文的时间、按流程已归档或流转中的状态来查询流程，同时进行有效的流程跟踪，并对每一个环节的处理人和处理时间都清晰的掌握。同时，还可以对相关停滞的流程进行有效的流程催办业务。

除此之外，关于绩效查询和公文归档管理等工作也可以通过移动办公系统来完成。

结语：

综上所述，在科技不断飞速发展的今天，将移动办公系统应用于物业管理工作中，是物业管理工作现代化办公的一个全新的标志。它推动了物业管理工作的高效、便捷，为业主和工作人员都带来了极大的便利，从而促进物业工作朝着更加人性化的方向发展起来。进而更好的推动物业管理工作的现代化进程。