高校干部人事档案专项审核中的问题及解决途径分析

唐诗佳

摘 要：在社会经济发展的新时期下，我国城市化水平的逐渐提高，使我国高校之间的竞争力逐渐加强，由于多种因素影响，高校在对人事档案管理过程中出现了很多问题，例如：现代化档案意识淡薄、监管机制不健全等，严重阻碍了人事档案专项审核工作开展，加剧了高校竞争和挑战难度。所以要想使高校在竞争中占据有力位置，高校就要探寻提高干部人事档案专项审核工作管理水平的有效策略，从而促进高校事业的可持续发展。因此，文章对高校干部人事档案专项审核过程中存在的问题进行了深入的分析，并提出了具有针对性的有效对策。

关键词：高校干部；人事档案；专项审核；问题；解决途径

干部人事档案主要是记载企业和事业单位中干部个人信息的重要载体，其主要包括：个人成长经历、工作经历、专业技术水平等，甚至政治思想也会被进行记录，通过调查档案，就可以直接、客观的反应出干部政治和工作面貌，对选拔干部起着决定性的作用，所以该档案要具有一定的真实性和有效性，并加强对其进行管理和监督。但是，在新时期下，教育体制改革的不断深化，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求和标准，对于传统、落后的档案管理方法已经无法达到良好效果。因此，要积极调整工作方针，加大对档案的管理力度，并在实践的过程中积极创新和改善档案管理方法，从而推动干部人事档案专项审核工作的开展。

1 高校干部人事档案专项审核过程中存在的问题

1.1 现代化档案意识淡薄

由于高校干部的核心工作就是教育和引导工作，所以在高校的各项事务中会将重心放在教育上，从而忽视了对人事档案的管理。再加上受传统高校干部人事档案管理意识的影响，在实际专项审核过程中的相关人员，例如：高校中的领导、人事干部等都没有认识到档案的重要性，把高校干部人事档案室作为一种摆设，单纯的认为档案管理工作就是机械化的对信息进行抄录和保管，积极做好借阅工作，造成干部人事档案管理的内部环境和外部环境的效果都不理想，对档案管理的现代化意识也比较薄弱。有部分高校认识到了档案管理的重要性，但是人力配备普遍不足，对于几千的人事档案员只给配备了2名左右的专职档案管理人员甚至还是配备兼职档，严重阻碍了专项审核工作的开展[1]。

1.2 档案监管机制不健全

通过对人事档案的管理机制进行分析，它自身所包含的内容非常多，例如：管理主体、管理方法和管理环境等。根据目前情况来看，新形势下的档案管理中存在着多方面的问题：在主体上，高校人事档案主要是由人事部门进行集中、统一的管理，档案部门在人事档案管理工作中并不能及时充分发乎其有效的作用，无法对档案进行管理。在方法上，没有及时制定相关的管理制度和方案，虽然有部分的高校制定了对人事档案管理的方法，但是其内容并不具体，没有涉及到和人事档案专项审核工作的实际操作和方法，特别是关于审核的形式、范围、内容等没有制定出详细的内容，导致在审核过程中无法对工作进行统一化的管理，导致信息共享出现断层的问题。在环境上，人才、资金、设备等都成为了其主要的因素[2]。部分高校的人事档案管理部门没有配备专门的档案人员，导致管理人员无论是在理念上还是技术上都不能具体的进行实施。资金一旦缺乏，就会直接影响着人才和设备的引进和配置。资金主要是来源于部门内部，学校没有及时加大资金的投入，无法配置相关的设备，导致人事档案的无法长期保存，无法保障档案信息的安全性。

1.3 档案管理工作中的人才队伍建设滞后

经过调查研究发现，大多数高校的档案管理人员并不是专业的档案管理人员，在一般情况下，都是部门内部身兼数职的办公室人员和一些校内的学生，这种方式的人员具有一定的流动性，再加上这类档案管理人员没有经过专业的培训与学习，使其严重缺乏专业的档案管理知识以及熟练的业务能力，在一定程度上影响了高校干部人事档案的管理水平和效率[3]。随着互联网技术的不断发展，对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求和标准，不仅要学会基本的档案管理技能，还需要熟悉档案自动化管理系统，而相关部门并没有重视这方面的问题，缺乏对管理人员的培训和指导，导致目前的人才队伍建设无法满足当前高校干部人事档案管理工作过程中的实际需求。

2 加强高校干部人事档案专项审核中的问题及解决途径分析

2.1 提高档案管理人员的责任意识

在目前深化改革的形势下，我国执政党加强自身建设已经成为社会发展的一种必然趋势，一种新常态。不仅涉及到简单的严政治党的问题。同时也包括各个方面，例如：制度、作风、思想的建设等，另外，对机关企业单位和事业单位的相关人员也提出了更高的要求和标准。档案人员在档案工作领域中起着极为关键的作用，管理人员的责任意识和综合素质都会直接决定着高校干部人事档案的管理水平和效率，所以档案人员要将必“为党管档，为国守史，为民服务”作为档案管理工作的宗旨[4]。在管理过程中，对于高校干部人事档案材料不够齐全的问题，要提高档案管理人员对档案管理的认识，不断努力学习相关的专业知识和技能并将其进行合理的利用。深入了解档案管理的工作流程和行为准则，同时还要将日常的学习作为提高管理水平的主要途径；对于人事档案造假的问题，档案管理人员提高自身的责任意识，要加强维护人事档案的真实性和有效性，并将其作为自己工作的准则，加强对相关工作人员的监督和管理，对篡改材料，伪造材料等异常现象家督严打力度，避免人事档案失去自身的真实性、有效性；另外，档案的管理人员还要加大宣传，提高高校职工对的档案管理工作的认识和了解，杜绝出现违法现象和不正确的管理行为。

2.2 专项审核

专项审核主要是保证人事档案可以具有真实性和有效性。从总体的角度来讲，高校干部人事档案管理的专项审核工作在开展的过程中一定要明确三大要素：第一要素，要确定审核内容，其内容主要包括：完整性审核、单份档案材料的真实性等；第二要素是明确审核的方法，其审核的方法主要有：逐卷审核、逐件审核，虽然这些方法在鉴定过程中的任务量比较大，但是它可以将档案管理过程中出现异常情况进行及时的改进和完善；第三种要素，规范审核程序，在审核的过程中，要求审核人员逐张逐页对干部档案材料进行查阅，重点针对档案材料是否齐全、完整，内容是否客观真实，材料手续是否完备等情况进行审核，把“三龄两历一身份”档案材料真实性、完整性、规范性作为干部档案工作重中之重，凡涉及档案材料不規范的，审核人员逐一登记需补材料，并与当事人进行沟通交接。同时，以发放通知、电话查询、亲自上门等形式进行核查，确保“三龄两历一身份”信息审核认定工作的真实性、严肃性

2.3 加强高校人事档案的数字化管理

根据目前情况来看，在高校人事档案管理过程中，大部分的高校仍然是采用传统的管理方法进行管理，而且也没有建立专门的档案管理系统，极大的影响了档案管理工作的效率和水平。随着科学技术的不断发展与进步，要想更好的满足档案管理现代化的实际要求，提高管理工作的水平的和效率，高校就要顺应时代发展的潮流，采用现代化的管理手段，将传统的纸质档案管理方法不断转换成数字化档案管理，并积极引进现代化的管理设备和管理技术。首先，要配备专门的设备和人员对人事档案进行数字化的管理，也可以委托第三方档案数字化公司对其进行管理和优化，可以在最大程度上实现纸质档案和数字档案“双套制”保管，不仅可以长期保存人事档案，还可以避免出现信息篡改和伪造的现象；其次，建立干部人事档案数据库，积极引进人事档案管理系统，并根据相关法规条令对档案信息进行选择性的公布，一方面，可以实现公众对干部档案进行监督，另一方面，可以对人事档案的信息进行共享。最后，在信息技术的背景下，可以将档案信息用电子文件的形式在计算中进行存储，不仅可以在一定程度上增加档案的内容，扩大档案的范围，可以也降低了管理人员的工作量，极大的节约了人力、物力和财力，进一步提高管理人员的工作效率和管理水平，从而为推进高校人事档案专项审核工作顺利开展也奠定了良好的条件。

2.4 重視档案管理人才队伍的建设

管理人员在建筑工程项目开展过程中起着决定性的作用，所以要注重档案管理人员的综合素质以及专业技能，使档案管理人员可以在档案专项审核过程中积极做好各项管理工作。首先，设立专门的培训机构，对档案管理人员进行专业知识的培训和指导，将专项审核的内容、流程以及管理工作的重要性等内容不断的渗透其中，积极做好档案管理工作，加强他们的学习。另外，高校还可以组织一些相关院校中的优秀的人事档案管理工作者进行经验的交流，使管理人员可以从理论和实践两个方面进行学习，进而提高其管档管理人员的业务水平；其次，作为干部人事档案中的核心信息部分，“三龄两历一身份”认定审核是一项非常严肃而且政策性极强的工作，不仅直接关系到个人切身利益，也直接关系到干部人事档案管理工作的质量和水平，要在干部人事档案主管部门中配置一些具有专业性的档案人员，实行专人负责制，高度重视这项工作，积极组织并成立审核、认定“三龄两历一身份”问题工作领导小组，从多个方面对这项工作提供大力的支持，并根据其实际情况，建立完善的管理制度，对其进行规范性与合理性的管理，始终贯彻《档案法》，并以此为法律依据，可以在一定程度上避免出现管理分散、交接困难等问题，进一步保障了的档案专项审核过程中的质量和效率。最后，制定健全的激励机制和考核机制，定期对管理人员进行考核，根据考核成绩给予相应的奖惩，极大的激发了管理人员对工作的积极性和主动性，从而营造一种“人人争优”的良好的工作氛围，为促进高校干部人事档案管理工作顺利的开展奠定了良好的基础。

3 结束语

综上所述，高校在日常工作中最重要的一部分工作就是进行档案管理，在新形势下，档案管理不仅对高校的发展规划有十分重要的意义，而且对干部个人的发展和前途也起着决定性的作用。因此，高校一定要重视干部人事档案的管理工作，加快档案管理制度的规范化建设，不断提高自身的管理水平，加强对员工的培训和指导，提高员工的专业技术和综合素养，同时还要加大宣传，使干部教职工充分认识到干部人事档案的重要性和必要性，为高校健康可持续的发展创造有利的条件。

参考文献

[1]范烨，董杰.高校干部人事档案专项审核实践探析[J].商业经济，2017，（7）：105-106.

[2]姚红，陈岚.对高校干部人事档案工作的几点思考[J].山西档案，2015，（6）：91-93.

[3]董杰，范烨.档案专项审核对高校干部人事档案工作发展的影响[J].机电兵船档案，2016，（3）：39-41.

[4]吴澌.新时代背景下高校干部人事档案管理研究[J].现代商贸工业，2018，（17）：95-96. [7]吴澌.高校干部人事档案的提供利用现状及其启示[J].劳动保障世界，2018，（17）：53，55.