浅谈医院建筑工程档案管理要求

刘丽

（济宁医学院附属医院后勤管理处，济宁272000）

1 引言

医院建筑工程档案管理是建筑工程中的一个重要环节，它记录着建筑工程活动的全过程，记载了医院在行政批文、申请、可行性论证报告、建设、改建、维修、使用过程和结果等方面的技术状态，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备都具有重要的利用价值。医院后勤应组建建筑工程档案中心，负责工程文书、工程基建等各类档案资料的统一管理，配备专职的档案管理员来负责管理工作，建立完整、准确的工程管理档案。

2 医院建筑修缮或改扩建工程的特殊性

在医院建筑施工过程和使用中，由于医院施工环境特殊，涉及环境、设施、消防等安全，不可避免地会对患者和员工带来或多或少的的影响，工程设计前要充分评估风险，确保施工中、施工后建筑与环境符合消防等方面的要求，保证建筑施工现场安全质量，提供安全可靠的运行环境。

实施过程中，医院多部门、监理单位、施工单位三方人员密切配合、全程跟踪施工过程，从申请、论证、设计、工程概算、立项、审批、招标、风险评估、施工、监理、验收、结算及工程资料的整理归档等方面层层把关、严格管控。同时不断学习国家的新的管理政策、行业规范标准，并不断修订和完善，必须保证不带来医院感染、人员安全等方面的隐患，维持建筑设施符合感控、有害物质和消防要求。

工程竣工后，工程全套资料整理归档，即施工前准备、施工过程、工程竣工施工资料上交，从产生到做卷归档涵盖了整个工程管理的全过程，鉴于医院建筑修缮或改扩建工程的特殊性，工程档案尤为重要，它可为运行中出现的问题、以后的修缮或改扩建提供有力的技术支持和帮助。

3 医院如何做好建筑修缮或改扩建工程档案管理工作

①建立健全档案资料的收集与管理制度，明确施工档案的归档范围。

②对从事档案管理专职人员加强培训，提高专业技能，可以通过外出档案方面的专业培训，系统地学习和掌握档案管理的专业知识，把学到的知识运用到具体实践中[1]。

③工程资料的一般要求：

归档的工程文件应为原件，实在不能提供原件的，注明原件位置并签名，比如招标工作需要原件，那就注明“原件***时间转招标办”；

工程文件内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准、规程，工程文件必须真实、准确、与工程实际相符合；

工程材料的应采用耐久的书写材料，采用蓝黑墨水或签字笔。纸张采用标准A4（297 毫米×210 毫米）打印纸；

工程文件字迹清晰，图样清晰，图表整洁，盖章签字手续完备。若复印文件要清晰，竣工图要盖有竣工图章和监理单位的公章；

大号图纸可存放在合适的资料橱内，不同幅面的图纸统一折叠成A4 幅面，图标栏露在外面，便于查阅，较大号或量大型图纸可成册成本存放；

建立影像资料库，工程完成后整理归类影像资料并存入资料库。

4 建立后勤工程档案收集的流程

4.1 工程编号建档

工程开工前，由负责人签发工程开工通知单，交工程档案管理人员确认无误后，根据工程性质（大、小型工程、零星改造工程）发放工程开工编号，并做好工程建档工作。

①零星工程：工程造价五万元以下，****医院工程-LX-201600。

②小型工程：工程造价五万元至五十万元，****医院工程-XX-201600。

③大型工程：工程造价五十万元以上，**** 医院工程-DX-201600。

4.2 工程验收后资料存档

①工程竣工验收后，一周内工程监管人员负责将施工过程中所有文档资料及影像资料交由科室负责人审核，工程档案管理人员审核无误后，双方办理资料交接手续。

资料包括工程前期资料（行政批文、科室申请、论证报告、办公会纪要、方案设计、招标技术要求、合同等）；工程监管资料（风险评估表、风险分析及风险控制措施、危害通知及风险措施表、工程危害预防控制措施、感染控制施工许可证、工程施工许可证、工程施工监督日志等）；竣工验收资料（工程竣工报验申请、施工竣工技术资料、工程验收问题记录表、工程竣工验收报告等）；竣工结算资料（工程结算申请、工程结算书、工程竣工结算图纸及相关变更签证审计结算报告等）。

②工程档案管理人员负责将全部工程资料装订成册放入档案盒内，档案盒标签应标明工程名称、开工编号及楼宇号码[2]。

③资料目录一式两份，一份放入档案盒内存档，一份做为资料交接凭证。工程档案管理员初步审核后，交负责人审核，确认资料完整无误后归档（内容缺失、会签不齐全不予存档）。

其他要求：

①工程施工进行时，工程监管人员要随时收集完善工程资料。

②工程竣工验收之日起一月内，准备工程结算资料。

③工程资料建档后，结算资料可随时完善、归档。

4.3 借阅、借阅登记

①已归档资料如有特殊情况需要查看或带走的，要由科室负责人同意后方可借阅，使用完毕后及时归还。资料员做好借阅台账登记和资料催换工作，保证资料完整性。

②施工人员因工作调离本项目的，需将其签收负责的有关工程质检资料以书面形式移交接收人，并将移交清单交工程资料管理员核实后方可离场。

5 结语

工程档案不仅是建筑规划及使用、建筑改建、扩建的重要依据，更是工程负责查证的重要法律依据，同时它更是工程建设的潜在生产力。医院后勤要高度重视建筑工程档案管理工作，从医院百年大计出发，加强工程档案资料的科学管理工作，为医院今后的发展建设奠定坚实的基础。