高职院校以经济合同为主线的内部控制建设初探

朱 波

(徐州工业职业技术学院，江苏 徐州 221140)

高职院校是国民教育体系和人力资源开发的重要组成部分，肩负着人才培养、技术应用科学研究、社会服务、创新文化传承、国际文化交流合作的重要使命。高职院校是新一代有志青年打开通往成才大门的重要途径之一，肩负着培养高级技能化人才、传承技术技能、促进创新创业的重要职责。高职院校教育的发展，坚持以供给侧结构性改革为主线，围绕全面建设小康社会目标和高质量发展要求，为实现我国“两个一百年”奋斗目标和中华民族伟大复兴的中国梦提供重要人才保障。高职院校教育的特殊性迫切需要推进高职院校治理能力的现代化、法制化、规范化。而高职院校内部控制建设将会促进高职院校建设现代大学制度、完善治理结构、规范权力运行，提高高职院校风险防控能力，为学校综合质量提升发展保驾护航。高职院校经济活动是内部控制的重点，而经济活动中又以经济合同管理为重点。

随着高职院校发展从规模型转向提高内涵质量型，加快培养党和国家需要的高素质专门人才和拔尖创新人才是最迫切的需要。高职院校在发展中必然发生大量的经济合同，因而合同纠纷也日益增加。强化高职院校经济合同管理的基础工作，加强对经济合同各环节内部控制管理，成为当前高职院校面前的一项紧急任务，也是国家推动教育部门内部控制建设的重要组成部分。只有加强高职院校经济合同内部控制建设，规范经济合同签订流程以及程序，才能促进高职院校以合同为主线的重大经济业务风险的降低，保障高职院校经济业务健康发展。

高职院校经济合同是指学校开展教学、科研及其他活动时，与法人、能够承担独立民事能力的自然人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。补充合同的文书、电传、图表等，采购清单、工程量清单、预算单等均是合同的组成部分。经济合同类型主要涉及买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，租赁合同，建设工程合同，修缮工程合同，联合办学合同，物业管理合同，技术合同和委托合同等。

高职院校经济合同内部控制程序大致分为：合同前期准备控制管理、合同订立控制管理、合同执行控制管理、合同后续控制管理、合同履行考评控制管理等。这些环节相互独立而又相互联系，互为促进成为合同管理运行的必不可少的部分。

合同控制审核的具体流程：归口综合职能部门审核→招投标办公室审核→国有资产管理部门审核→基建维修部门审核→财务处审核→法律顾问审核→审计处审核→业务分管院领导审核→院长审核。

有特殊要求的合同且存在法律风险的，必须经过法律顾问审核。

高职院校经济合同的内部控制管理是一个动态过程，必须围绕着高职院校经济业务运行的全过程，运用科学发展观等基本理论实现经济合同内部控制管理目标。

一、高职院校经济合同前期准备控制管理

（一）前期合同策划。前期合同策划是指为保证事项总目标的实现,对事项分解、订立模式和流程、委托方式、合同分类、风险控制以及合同关系处理等影响整个事项合同的重要问题进行研究分解和选择确定的过程。经济合同必须反映项目目标和高职院校战略目标、高职院校的经济活动导向和根本利益。合同策划决定着合同各方责任、权力和工作的划分，对整个管理产生根本性影响。初始阶段的合同策划应该明确合同签署单位的选择方式和条件，合同“标的”，合同的分类、形式和合同的重要内容，商务关键条款等方面问题的协调。

（二）合同调查。合同调查是指在与拟签约方订立合同之前对拟签方、合同“标的”进行调查的过程。高职院校要充分了解拟签约方是否具有订立合同的法律要求的基本要素，审查对方经营范围以及履约能力等。

（三）合同谈判。合同谈判是指在初步确定签订合同对象后，当事单位针对签订合同的重要条款经过反复谈判、协商、讨价还价，达成一致意见的过程。高职院校合同承办部门应当在授权范围内与对方在平等、自愿等原则下进行有效的磋商。对于专业技术强、重大经济业务或者法律关系复杂的合同，高职院校应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时聘请外部专家参与有关工作。磋商过程中有关人员发表的意见，应当记录并存档。

二、高职院校合同订立控制管理

高职院校不签订经济担保合同，未经上级部门批准不签订投资合同和借贷合同。

（一）合同文本拟定。合同文本的拟定是指高职院校在合同谈判后，在意见一致的情况下订立合同文本。

（二）合同审核。合同文本经经办部门拟定后经审核需修改的，承办部门应根据审核部门修改建议，对合同进行修改完善，并送审核部门复查通过。修改部分中涉及需要与签约方再次沟通之处，应及时与之商谈，必要时合同管理办公室应协助参与合同条款商谈。

（三）合同签署。拟定的合同文本经按规定的审核程序审定后，方可加盖学校公章。合同盖章时承办部门应出示《合同审批单》及院长的授权委托书，并附已经签署的合同文本。合同经双方被授权的当事人签字盖章后成立。院属继续教育学院对外签订的合作办学协议、非正式人员用工协议及后勤部门签订的非正式人员用工协议，确需使用部门公章对外签订的，经书面请示，并经合同管理办公室或人事处按本办法规定的职责审核通过、请示相关院领导同意后可用部门公章签订。

三、高职院校合同执行控制管理

合同执行是指合同履行、合同结算、合同纠纷处理、合同解除或者终止等环节，是合同控制管理的核心环节、关键流程，是合同控制管理的主体。

（一）合同履行。合同承办部门及其承办人应负责合同的执行、跟踪、监控和推动合同的实施，全面维护高职院校权益，保证合同得到全面、及时和正确的履行。合同承办部门负责妥善保存合同履行过程中所产生的相关材料。合同履行过程中，需要有关部门和单位配合的，合同承办单位可与归口综合职能部门、合同管理办公室及时沟通，必要时请示分管校领导协调有关部门和单位提供帮助。有关部门和单位不得无故拒绝。

（二）合同结算。财务部门根据合同条款进行审核后方可办理结算业务。财务部门发现未严格按合同条款履约或应该签订书面合同而未签订等情形的，财务部门有权拒绝支付款项，并及时向合同管理办公室通报或者向有关领导汇报。

（三）合同纠纷处理。高职院校建立合同纠纷处理的有效机制，加强合同纠纷控制管理。合同纠纷经协商无法解决的，承办部门应及时与归口综合职能部门、合同管理办公室会商，成立法律纠纷处理小组，根据合同约定方式解决。

（四）合同补充、变更、转让和终止。合同依法签署后，即具有法律效力，不得再对条款和内容进行变更。因情势变化确实需要变更、解除合同的，须符合法定或约定的条件，并签署书面补充协议。承办单位及其承办人在收到对方要求变更或解除合同的电话通知、正式文件或信函后，须及时告知归口综合职能部门和合同管理办公室，并向分管校领导请示，必要时向院长请示，建议变更、解除合同或采取相应补救办法。

四、高职院校经济合同后续控制管理

（一）合同登记及保管与归档。合同管理办公室应当加强合同登记台账管理，充分利用大数据、智能化等信息手段进行统一分类和连续编号，定期对合同进行分类、统计和归档，详细记录高职院校经济合同的订立和变更等情况，实行合同的全过程封闭式管理。合同签订后，合同管理办公室应负责及时将有关材料整理装订存档，定期移交学院档案管理部门。合同存档时，按合同涉及的密级分为“绝密”“机密”“秘密”三级进行分类存档。

（二）合同考评评估。高职院校要定期考评合同执行情况、分析、检查、监督经济履行风险以及结果。任何部门、单位和个人在签订、审核、履行合同时，因失职或渎职给学院造成损失的，学院依据有关规定追究当事人的责任。

为贯彻落实《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》、根据财政部印发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）和《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）要求，高职院校管理人员要面对错综复杂的发展形势，有力促进各类经济合同合法履行，保护高职院校合法权益。只有这样，才能在新形势下提升发展质量。