内部控制视角下高校经济合同管理分析

武卫明 武汉音乐学院

引言

随着我国《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》的发布，为我国高校提出了新的要求。在内部控制视角下，高校经济合同管理工作需要进一步加强。高校需要依据国家要求，采取一定的手段与方式，将学校的目标完成，降低学校的经济风险，使高校能够更好地开展活动。在内部控制的视角下，高校必须更加严格要求经济合同管理工作的规范性，并且及时采取一定的手段来提升经济合同管理的效率。本论文立足于高校经济合同管理，探讨内部控制视角下如何加强高校经济合同管理水平，对提升高校内部控制效果具有理论意义。

一、加强高校经济合同管理的必要性

（一）能够有效提升高校经济合同管理水平

在内部控制中，合同管理是较为重要的部分。在合同中，委托方与被委托方需要完成合同中的工作内容，按照时间、质量与资金等要求满足合同中的条件，以此来保障双方的权利与义务能够得以实现。高校经济合同管理的特点为标准高、周期长、逻辑严谨、内容宽泛，在此情况下加强经济合同的管理力度，能够有效提升管理水平，不断缩减管理工作需要耗费的时间，减轻压力，进而提升工作的整体效率，并且节约成本，更加完善的规范高校经济合同管理工作。

（二）能够促进高校依法治校

在当前我国教育法律逐渐完善的情况下，我国的高校更加强调依法治校，需要进一步完善学校的相关制度。在此情况下，高校加强经济合同管理，能够更加符合依法治校的要求，使经济合同管理制度能够与国家相关法律完全适应，并依据相关法律的修改及时修改学校制度。尤其是当前我国高校在依法治校方面认识较少的情况下，只有积极加强机关及合同管理，才能有效地促进高校依法治校。

二、当前高校经济合同管理中存在的问题

（一）经济合同制度不完善

当前，高校的经济合同管理存在着一定的问题，首要问题是经济合同制度不完善。合同管理的工作在高校中属于行政管理的范围，缺乏完善的经济合同制度，会加大这一工作的难度，不仅在合同管理的过程中缺少标准工作流程，而且无法以相关制度来约束合同管理工作人员。在出现合同纠纷时，由于没有完善的制度，也会降低工作人员的处理效率，处理结果也会对高校产生消极的影响。这种情况下，高校经济合同管理工作可能难以顺利开展，也会阻碍高校的制度完善，降低高校的发展速度。高校应该积极解决这一问题，避免产生难以处理的情况。

（二）归口管理部门不健全

我国教育部对高校有一定的要求，高校需要将经济合同管理工作完善，按照经济合同的不同类别，将归口管理部门与经济合同执行部门建立起来。但是在当前，我国高校的归口管理部门十分不健全，在这一方面而言存在着较为严重的问题。目前，部分高校在进行合同管理时，科学技术部门负责相关的自然科学类合同管理工作，而与培训相关的合同则由继续教育部门负责归口管理。在此情况下，能够明显地看出目前高校的经济合同归口管理工作是按照经济合同所在的领域进行分类的，没有经过归口管理部门的审查，缺少统一的归口管理部门，以至于合同的管理十分混乱，经济合同管理与高校的预算管理等无法关联，增加高校的风险。

（三）合同签订、履行过程缺乏监督

《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》对于我国的众多高校提出了一定的要求，高校需要完善经济合同履行监督审查制度，有效地监督合同履行过程，保障合同签订双方按照合同内容进行执行，保障合同能够被履行。然而在当前，高校在合同履行的过程中缺乏监督，产生了一定的风险，影响高校的正常发展。高校的相关工作人员在合同履行的过程中，只有经办人员会注重合同的履行效果，高校没有安排专业的人员与专门的部门进行合同履行监督，以至于在合同履行的过程中容易出现差错。同时，在经济合同中的某些条款因为各种可控或不可控原因导致高校经济受到损害时，高校没有按照相关标准流程进行合同的补充与变更，以至于合同对双方的约束力并不强，无法降低高校的损失。

（四）经济合同管理信息化建设不完善

随着我国经济的发展与科学技术的进步，当前高校的经济合同管理工作已经转为线上，逐渐开始使用信息化系统完成相关工作。然而在当前，部分高校中的经济合同管理系统缺乏与财务系统等校内系统的对接，形成了“信息孤岛”。在经济合同中规定的资金没有按照约定时间或数额到账或进行支付时，高校经济合同管理缺乏预警机制，无法与其他职能部门及时沟通，缺少沟通平台，做不到信息共享。在此情况下，经济合同管理工作人员无法将合同的相关信息及时获取，降低了工作效率，使财务人员无法按照合同的规定时间进行核算工作，对高校的内部管理工作会产生较为严重的消极作用。高校需要将这一问题解决，加强经济合同管理信息化建设，保障高校的资金安全，使各个职能部门之间能够友好交流。

（五）经济合同归档机制不健全

在当前，高校的经济合同归档机制不健全，影响着高校的合同管理工作。高校中的各个职能部门负责自己的经济合同，经济合同的管理没有进行统一，缺少对合同的编号与分类，一些收入类型的经济合同的记账方式较为落后，需要财务人员手动进行记账，无法提升工作效率，而且会影响记账的准确性，使经济合同归档的工作难度较大，工作人员无法更好地完成此工作，经济合同归档机制不健全，对高校维护自身合法利益起到消极作用，没有完善的机制作为保障，必然会加大合同丢失、合同履行效果不佳等风险，无法大力推动高校的经济合同管理能力进步，也难以进一步完善高校的内部控制。

（六）经济合同管理人员综合能力不足

高校中负责经济合同管理的工作人员需要较高的个人专业能力。在当前高校虽然已经招聘了一些经济合同管理工作人员，但是随着时代的发展，高校经济合同管理工作对工作人员的要求逐渐提高，不仅需要工作人员拥有经济合同管理与归档的能力，也需要其懂得财务、维护等内容。只有复合型人才，才能够符合当前高校对经济合同管理人员的需求。然而在当前，高校中的经济合同管理人员掌握的内容并不全面，在财务等方面的掌握程度较差，缺乏综合性的知识，在当前的情况下已经无法满足高校的需求。同时，经济合同管理人员在工作中，常常只会关注自身负责的部分，大多数情况下都很难将经济合同中的问题发现。高校应该改善这一问题，避免经济合同管理工作出现隐患。

三、内部控制视角下高校经济合同管理措施

（一）制定完善的合同管理制度

高校的内部控制工作能够对高校的各个方面进行管理，对高校的经济合同管理工作具有一定的控制力。针对当前高校经济合同管理制度不完善的问题，需要高校针对这一问题制定出解决对策。首先，高校需要将经济合同管理制度尽快完善，补充制度中的细节内容，当合同纠纷出现时能够更好地将纠纷解决，避免高校受到影响，无法保障高校的合法权益。同时，需要将内部控制中与经济合同管理的内容纳入其中；其次，高校需要将经济合同管理制度向相关工作人员进行宣传，使经济合同管理人员能够明确相关制度，并在日常工作中将制度应用其中。当出现经济合同问题时，能够依据制度中规定的内容维护高校的合法权益，降低高校风险，使内部控制能够更好地对经济合同管理工作进行控制，推动高校积极发展。

（二）健全归口管理部门

高校的经济合同范围较大，种类相对较多。在这样的情况下，如果将所有的经济合同都纳入同一个归口管理，反而会对高校的经济合同管理造成一定的影响。在此情况下，结合高校内部控制的实施，高校可以采取统一流程、分口分类管理、每个归口负全责的方式，将归口管理部门完善，使其能够根据经济合同的类别不同进行分类，使经济合同能够得到更好的管理与保存。同时，在经济合同被保存的情况下，需要将责任明确，落实到人头上，在出现问题时能够找到主要的问题负责人。另外，归口管理部门需要将工作流程制定完善，不仅需要将合同的审批各环节完善，也需要规范合同的签订、履行等各个流程，让经济合同的管理工作能够更加有秩序，在内部控制的基础上形成完善的管理体系，在健全的归口管理部门中完成经济合同的管理与保存等工作。

（三）实施合同签订、履行过程动态监督

高校经济合同管理工作不仅需要在签订之前注意合同中是否存在问题，而且要在合同签订之后，将合同履行的过程完善监督，保障合同中的规定能够被双方完全地执行。在内部控制的视角之下，高校对合同履行的监督需要形成较为完善的体系，不仅要将经济合同中需要双方履行的条件列举出来，而且需要做好实时记录，全方位监督合同的履行情况。同时，针对经济合同中的资金相关问题，需要以合同上显示的付款时间为基准，双方都应按时履行，并在到账之后及时记录，将记录保存好，保障高校的经济利益，使高校能够不断降低风险，使合同的管理工作更加完善，避免出现合同履行效果差或是不履行的问题。只有这样，高校才能够保障合同得到完善的履行，双方提出的条件都能够被满足。在内部控制的视角下，将经济合同履行工作的流程明确，加强对其监管，才能有效地推动高校健康运转。

（四）加强经济合同管理信息化建设

内部控制在高校中实施，信息化建设是必不可缺的，只有将信息化建设的水平增强，才能够保障内部控制的正确实施。针对当前经济合同管理信息化建设水平较差的情况，需要高校积极加大经济合同管理的信息技术投入，在内部控制的基础上做好经济合同管理工作。对此，高校可以加大资金投入，建立起先进的经济合同管理信息化系统，使信息化系统能够与财务系统以及其他系统进行对接，完善高校内部控制平台，为各个职能部门之间的沟通建立起桥梁，为高校经济合同管理工作打下较好的基础。另外，高校需要在经济合同管理系统中增设合同的确立、审批、履行、归档等模块，使经济合同管理相关工作能够在线上完成。与此同时，加强对经济合同中与资金相关内容的管理，将需要支付的资金与待收取的资金纳入信息化系统中，在资金支付或收取后及时记录，如果到了合同上规定的时间，却没有履行合同中规定的相关内容，则需要及时采取措施，使合同的条款能够被有效履行。

（五）完善经济合同归档保密措施

高校经济合同的归档保密工作需要积极完善，只有这样才能更好地保障高校的经济利益，避免高校产生经济损失。在内部控制的情况下，高校需要结合内部控制的内容，将经济合同的管理工作严加管控，针对经济合同中涉及工作机密等内容的重要材料加密保存。对此，高校可以在经济合同归口部门中设置专门的岗位，负责这一类材料的管理工作。同时，对这一类需要保密的合同信息进行编号，采取信息化技术对其进行科学的管理，使其便于查找，在日常工作中能够查看其履行状况，避免影响高校的合法利益。另外，高校应该注重对负责这一工作的工作人员的教育指导，使其能够在工作中保密，注意内容的机密性，在日常工作中更加谨慎耐心。只有这样，高校才能够将这一问题解决，不断加强经济合同管理的整体效率，使经济合同管理工作水平得到高速提升。

（六）提升经济合同管理人员专业水平

经济合同管理工作人员的个人能力十分重要，对经济合同管理效果具有十分大的影响。在这种情况下，需要高校对经济合同管理人员进行一定的培训，使其能够掌握财务、维护、法律等方面的知识内容。对此，高校可以开设讲座、讨论会议等，使经济合同管理人员学习新知识，在日常工作中加以使用。同时，高校可以利用内部控制中的考核机制，将经济合同管理人员的工作能力与绩效相挂钩，并将责任落实到个人身上，在出现问题时可以进行追责。

结语

综上所述，高校的经济合同管理工作在当前存在着一定的问题，影响着高校的发展运转。在内部控制视角下，高校经济合同管理工作能够产生更好的工作效果，不仅会对高校起到推动作用，而且会降低高校的风险。对此，高校应该制定完善的合同管理制度；健全归口管理部门；实施合同签订、履行过程动态监督；加强经济合同管理信息化建设；完善经济合同归档保密措施；提升经济合同管理人员专业水平。只有这样，才能够高效管理经济合同，避免出现合同纠纷。