期刊编辑与作者沟通交流的艺术

孙协胜，洪 梅，高凌杰

(1.《陆军军事交通学院学报》编辑部 天津300161；2.陆军军事交通学院军事运输指挥系 天津300161)

期刊质量是期刊生存与发展的根本，提升期刊质量离不开高质量的稿源，稿源是科技期刊的立刊之本，而高质量的稿源是大量作者辛勤劳动的成果。如果没有大量作者投稿，期刊就成了无水之源、无米之炊。为了保证充足和稳定的作者队伍，期刊编辑无疑应加强与作者的沟通与交流，不断提高服务水平。

1 沟通交流的重要性

在期刊编辑工作中，编辑与作者的沟通交流是非常重要的一个环节。沟通即信息交流，是沟通主体将一定的信息传递给特定的沟通对象并获得预期反馈的整个过程[1]。在期刊整个编辑流程中，编辑始终是作者、审稿专家、读者之间的纽带，为了提高编校质量和工作效率，提高期刊的质量，编辑作为沟通交流主体在接受和传递相关信息时就要掌握一定的策略，最终达到高效沟通的目的。编辑加强与作者的沟通交流，一方面有利于彼此之间建立相互信任的机制，可以使作者与编辑对稿件中存在的学术或规范问题达成共识；另一方面，通过沟通交流使编辑及时了解作者的科研学术动态，便于编辑有针对性地统筹安排发稿计划。

2 沟通交流的内容与技巧

科技期刊编辑在工作过程中，从作者投稿到出版发行，可能会遇到各种各样的问题，要不断和作者打交道，只有掌握了沟通交流的技巧，才能事半功倍，更有利于自身工作的开展。下面就一些常见问题谈一些沟通的技巧。

2.1 要素不全、格式不规范

科技期刊特别是学术类期刊都有各自的要素要求、标准和规范，以《陆军军事交通学院学报》为例，刊发的稿件要素需包括：标题(含英文)、摘要(含英文)、关键词(含英文)、正文、参考文献等。但从所接收的稿件中发现，有相当比例的稿件要素不全，大部分是缺少英文翻译，还有一部分无参考文献或参考文献标注不规范。出现这种情况，栏目编辑就要及时和作者沟通，补齐要素。在与作者沟通的过程中，有个别作者不太配合，有抵触情绪，如有的作者认为文章的质量主要看正文，其他要素可有可无，且花费大量精力用在英文翻译上，一旦稿件没有通过，就做了无用功。遇到此类作者，就需要编辑做耐心细致的沟通，首先要讲明期刊要素的重要性以及编辑规范的要求，其次要让作者认识到要素齐全是作者态度和责任心的体现，也可以给审稿专家一个好的第一印象，利于提高文章的通过率。

2.2 重复率高

学术期刊一般都会对稿件进行学术不端检测，以确保刊发的稿件不涉及抄袭剽窃。不端检测的时机一般在栏目编辑初审后、送专家审稿前进行。不同期刊对重复率的要求不一，但基本不会超过30%。以《陆军军事交通学院学报》为例，我们规定：所有刊发的稿件重复率应不超过15%，达到标准送专家审查；重复率在15%～30%，提请作者进行认真修改，但不告诉重复的段落；重复率在30%～50%，直接对作者进行约谈，动之以情、晓之以理，并教育其更正；重复率超过50%，在作者不能给出充分理由的情况下，直接拉入黑名单，一年内不接受该作者稿件。在与稿件重复率高的作者沟通交流时，也要注意方法技巧，要区分不同情况，认真对照重复的内容，进行有针对性的交流。

2.3 退修

在稿件处理的过程中，一个重要环节就是稿件的退修。稿件退修对于稿件的规范化和质量提升具有重要作用。对于需要修改的稿件，编辑首先要认真通读全文，再结合审稿专家意见，对照科技论文排版格式规范的要求，向作者提出稿件修改的意见建议。在撰写退修意见时要做到条理清晰、内容严谨、语言准确、要求明确，这是作者对稿件进行修改的直接依据。在稿件退回作者修改时，应不间断地与作者沟通，询问修改情况，可能遇到的问题，有哪些困难，不断调整修改意见，进行探讨和指导。

2.4 退稿

退稿直接关系到编辑与作者的切身利益，一方面，既影响到编辑部出版刊物的质量与把关，也可能导致期刊失去良好的合作伙伴；另一方面，也会影响到作者的心情与状态，甚至可以决定下次作者是否投递本期刊的主动性和积极性。可见，退稿环节不容小觑，一定要讲究策略和艺术性[2]。

编辑在退稿时一定要慎重，做到符合实际，实事求是，找准关键问题，尽量减少多余复杂的信息，防止作者判断错误。同时要注重表达方式的准确、全面、合理、有效，尽可能做到明白道理，切中问题，无任何遗漏。要充分理解作者目的性与关切性，首先肯定稿件在某些方面的优点与价值，鼓励其投稿的积极性，同时也要从文章内容、排版、章节结构、版式与栏目要求等方面，说明不足之处和拒绝的理由，通过解释退稿的原因，具体分析稿件中存在的不足。有一些稿件非常优秀，论证严密、结构严谨、论点鲜明、论据充分，但是与刊物的办刊宗旨和刊发范围不符，在与作者沟通时说明理由，有条件时可以给作者提供可刊发同类稿件的期刊信息。通过这种沟通交流，使作者看到自身文章的不足，又能保证作者继续投稿的积极性，做到退而不拒，使期刊工作顺利开展。

3 在沟通交流时应把握的几个原则

3.1 以诚待人

期刊编辑和作者之间常常被误认为是选择与被选择、支配与被支配的关系，编辑常常有一种优越感，往往认为自己掌握对稿件的生杀大权，作者也往往认为编辑是高高在上的。在这种情况下，如果编辑和作者沟通，作者就处于被动地位，编辑有可能有一种咄咄逼人的态度，在沟通交流时作者就不敢将自己的意见完全表达，从而影响文章质量的提高[3]。因此，编辑在与作者的沟通中都要抱着诚恳的态度，认真、坦诚对待稿件和作者，使沟通的氛围更和谐，达到预期的目的。

3.2 换位思考

换位思考，是设身处地为他人着想，即想人所想、理解至上的一种处理人际关系的思考方式，互相宽容、理解，多去站在别人的角度上思考[4-5]。科技期刊编辑与作者之间也要相互理解、信任，并且要学会换位思考，这样对一些问题的处理才能迎刃而解。在投稿过程中，作者都希望稿件得到公平公正处理；稿件是否录用要及时告知，不拖拉；审稿意见要中肯，切中要害，实事求是反映稿件中存在的问题，便于论文修改；稿件通过修改符合刊发要求后及时发表，不能久录用不发表等[6]。从编辑角度看，受各种因素的制约，有时稿件的处理进度受到一些影响，拖得比较长，如有些审稿专家一段时间工作比较忙、或经常出差、或身体原因等，专业方面又没有其他合适专家能够代替，致使审稿周期拖得很长，造成作者的不理解；有时因为稿件中某一观点或某一结论，使专家与作者意见不一，或反复修改，又不便专家与作者当面交流，有时可能误会为编辑的故意刁难。这就需要加强相互之间的沟通，在充分理解作者诉求基础上，不断改进工作方法。

3.3 灵活性与原则性相结合

编辑在编校过程中，会遇到作者各种各样的诉求，如有些专业技术干部在职称考评前发现文章不够，又来不及写，就到处托关系在文章中挂名；有些研究生作者临毕业前一、两个月把稿件投过来，要求毕业前刊发，根本没有考虑审稿、退修、编校的周期，等等。遇到此种情况，编辑就要坚持灵活性与原则性相结合，在不违反原则的情况，能够照顾的尽可能照顾。对于挂名诉求，原则上不予照顾，这涉及到学术诚信问题；对于研究生尽快刊发的诉求，一般会按照编辑流程走快速通道，即尽快走完初审、查重、专家审查、退修等环节，在符合刊用标准的情况下，在最近一期刊用，尽可能支持研究生顺利毕业。

4 结 语

期刊编辑在与作者沟通交流过程中，只有抱着谦虚的心态，学习的态度，朋友的热情，坦诚的沟通，采取积极的交流策略，才能区别对待不同特点、不同诉求的作者，构建有效的沟通渠道，不断促进编辑工作质量的提高，进而提高期刊质量，不断扩大办刊影响。