交通建设工程监理档案的收集整理

张颖

（衡水公路工程监理咨询公司，河北 衡水 053000）

一、交通建设工程监理档案的重要组成部分

随着政府部门对交通建设工程投入的增加及社会经济的迅速发展，码头项目、桥梁工程及高速公路项目等日趋增加。为了确保能对档案资料及时收集整理，且最终形成价值较高的归档保存工程档案，实现档案收集整理工作的规范，交通运输业及国家相关部门均制定了具体规定。交通工程监理资料是从旁站记录、监理检查与抽查、施工现场及巡视记录等内容收集得来，具有较高的客观性与真实性，准确而全面的反映了工程的施工问题、施工安全及施工质量。此外，在工程项目建设出现问题时，档案资料也是主要的参考依据，对工程维护、改建、管理、扩建有着集中的反映。因此，只有做好工程建立档案的完整收集，才能全面系统地反映相关状况，让工程档案的作用与功能得到充分发挥。

施工各环节及施工完毕后的验收阶段产生的监理档案是交通工程监理档案的关键内容，主要包括质量报告、总控资料、工程进度及造价控制、工程监理会议及记录等内容。一般情况下，收集范围包括以下几个方面。

工程合同管理文件：招标文件、外委试验保验单、供货合同文件、外委试验合同、监理合同文件、施工合同文件。

工程变更文件：监理会议纪要、监理安全文件、监理实施细则、监理部工地实验资质等。

监督控制资料：月度计划、进度计划、生产计划报审表；附件、工程开工报审表；附件、工程开工令、工程总体年度计划。

工程批复文件、单价批复文件、监理费用支付报表、针对计量支付也提出全新的要求、其他费用的相关支付，以及针对分包工程所给予的各种审查文件、计日工申请、相关的批复文件等。

各种质量控制相关资料，如施工组织设计期间形成的申报表和附件资料、设备相关申报表和附件资料、构配件及工程材料、监理日志、监理旁站记录、工程竣工验收记录、监理交底、施工技术交底、监理巡视记录，以及对测量记录表进行复核，工程材料试验有关的检查、报告等。材料试验、检测资料，质量控制措施及来往文件，工程质量验收期间的相关评定资料等。

其他相关事项资料：会议文件、上级主管来文、业主来文、监理组织机构、监理工作制度、项目部来文等。

监理工作总结：监理人员汇总表、监理工作总结、工程声像、总监办、移交监理签证、手续电子档案资料等。

二、交通建设工程监理档案收集整理的主要途径

（一）开工前的监理档案收集整理

1.明确总负责制

结合工程具体情况签订档案管理责任书，考核重点与核心设置为档案管理资料，将其直接与经济效益挂钩

2.执行“谁监理、谁验收、谁收集”的原则

配备专业监理工作人员，确保监理档案工作专业性的提升。同时，要及时收集各项专业资料，签订相关协议，提升档案质量。

3.设置档案机构

配备充足的档案管理人员，并组织档案员定期参与专业档案培训活动。同时，相关负责人需要签订监理资料并整编目标分解、目标管理任务书等。

4.制定档案员岗位职责

明确责任范围、工作权限、工作流程，定期检查汇报。

5.同步建设工程监理及档案

在项目计划中纳入档案工作，并设置档案项目负责人，指导、监督档案工作，提升档案管理质量。

（二）施工中的监理档案收集整理

施工阶段是大量产生工程监理档案文件材料的阶段，也是工程收集投资及进度控制、监理管理、造价控制相关资料等产生的阶段。因此，工作人员需要掌握相关档案管理及监理专业知识。同时，工作人员需要懂得如何与现场施工监理人员和档案管理人员相互配合。档案管理人员要在充分掌握施工进程与施工现场情况后，提前进入施工现场，确保资料收集与现场情况的一致性，且在这一过程中不断监控跟踪，推动工程监理与档案资料管理工作同步进行。同时，每位监理人员要收集整理具体档案资料，防止出现原始档案质量散失等情况，最大程度保证监理档案的完整性与连续性。此外，监理人员要分类整理这一阶段形成的文件资料，节省归档排序的工作量，促进工作效率的提升，有效减少工作重复的情况。

（三）竣工的监理档案收集整理

监理人员在监控工程项目施工质量时，要协助施工单位完成竣工验收，审查相关资料的真实性和准确性。监理人员需要检查会议纪要、试验报告、合同文件、竣工图纸、竣工验收报告、交工验收报告等文件材料的质量，并在《工程竣工档案审核签证单》《工程竣工资料审定表》上签字确认。如果出现技术规程与工程实际不相符合的地方，施工单位要对材料核实补充。只有通过严格监控，才能形成有效监督工程竣工的档案材料，保证档案材料的完整性、真实性与准确性。