信息化时代高校档案管理系统研究

陈方方 何丹

[摘    要] 信息时代的到来，使高校各项管理工作可借助信息化手段优化管理流程、提高工作效率。然而，目前高校档案管理工作存在档案数字化程度低、档案信息分散存储、档案管理部门重管理轻服务等问题，导致高校师生不能快速、准确地获得档案信息服务。文章分析了目前高校档案管理工作中存在的问题，提出构建高校档案管理系统的对策，以实现提高档案管理工作效率，为师生提供有效信息服务，发挥档案资源价值的目的。

[关键词] 信息服务;档案管理;档案数字化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 23. 068

[中图分类号] G647;G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）23- 0160- 02

0      引    言

高校檔案管理为教学、科研等工作提供了重要的依据，对学校的发展起着至关重要的作用。目前，较多高校的档案管理仍以手工方式为主，但这些纸质档案资料极易丢失或损坏，不利于档案资料的完整保存，因此无法为学校教学、科研等工作提供强有力的支撑。信息化时代的到来，高校越来越重视借助信息技术手段实现对档案资料的管理，目前各高校也在逐步实施纸质档案的电子化工作。通过数字化技术的应用，将纸质资料转化为数字化的数据信息，是档案管理信息化工作的重要前提。

高校的档案管理往往由专门的档案管理科室负责，学校的教学、科研、财务、人事等部门将需要归档的资料送至档案管理科保管，资料数量多，管理耗时，空间占用也较大。而电子档案不受空间限制，而且能够克服纸质档案容易受温度及湿度的变化使档案资料损坏的不足，安全性得到了较好保障。通过档案管理系统，可实现对这些电子档案的存储并且通过索引等方式便于高校档案管理人员的查阅、管理;高校每年有较多毕业生或者离校多年的校友，他们需要打印、查阅自己的成绩、获奖情况等信息。这些信息可能归口在不同的部门管理，查阅、获取时需要往返不同部门，往往很耗时甚至得不到有效的资料，使得师生的服务体验感较差。因此，高校档案管理系统不仅要满足档案管理人员的业务需求，同时也要为教师、学生提供更有效的信息服务。

1      信息化时代高校档案数字化建设的必要性

1.1   档案数字化是确保档案安全和提高档案管理效率的重要手段

高校档案是学校在各项工作中形成的归档保存的各类文件材料，是随着学校建设而产生、随着学校的发展而逐渐积累起来的。档案管理是学校一项重要的基础工作，它对推动高校教育改革、提高教学质量、开展科学研究、记录学校历史等都具有非常重要的作用。随着信息技术的发展，档案数字化有利于提高档案工作效率和现代化水平，有利于确保档案安全保管与永久存储，有利于实现档案信息资源的社会共享和提高档案的服务水平。

1.2   档案数字化是国家政策方针提倡的发展方向

2008年教育部颁布的第27号令，明确要求高校档案管理向信息化和数字化发展。加快推进档案信息化建设，把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、物力、财力上统筹安排，加快推进档案存储数字化和利用网络化，到2020年，全市各级国家综合档案馆和机关档案室要基本完成馆（室）藏档案数字化，力争建成数字档案馆（室）。

1.3   高校馆藏档案数量巨大，管理手段较为原始，利用效率较低，存在管理安全风险，数字化建设水平落后

高校由于建校时间长、档案库存量大，档案年代跨度大，档案查阅极为困难。以重庆医科大学为例，现有20世纪50年代至今的各类综合档案，主要包括党群类（DQ）、行政类（XZ）、教学类（JX）、科研类（KY）、基本建设类（JJ）、仪器设备类（SB）、财会类（CK）、声像类（SX）等，现保管档案共计985柜，近4万卷。此外，学校还留存自20世纪80、90年代以来陆续拍摄形成录像带、磁盘、视频等数字档案，总容量约6TB。面对海量的档案资料，实现精确查阅难度非常大。

综上所述，高校开展高校档案数字化建设是符合国家要求、顺应信息技术发展的，有利于高校档案安全性和利用效率的提高，是档案管理系统建设的重要环节。

2      目前高校档案管理存在的问题

2.1   高校档案信息分散存储

高校档案管理工作涉及多个业务部门的，分散存储在不同部门。教务处的档案管理内容包括：学籍变更、基本信息、毕业信息、成绩记录等;研究生学院研究生档案管理体系，则主要涵盖毕业信息、基本科研成果等多种档案信息;学生处则负责学生的日常奖惩记录、录取及就业情况等，这样就出现高校档案管理存在着分散管理、多重管理的情况，当需要整体情况时，没有一个部门可以拿出来。由于这些档案信息存在不同业务系统，系统间无法相互访问，导致档案信息管理出现了“信息孤岛”现象。

2.2   高校电子档案缺失严重

档案资料虽然由专门的科室管理，但是由于业务跨度大，档案管理科室老师对教学、科研、财务、人事等的资料类型、内容不熟悉，往往通过其他部门将需要归档的资料送至档案管理科来管理。因此，教务部门老师清楚本部门需要归档管理的资料，科研、人事等部门同样熟悉自己部门的归档资料。这些资料就存储在所属业务系统中，不定期地由该部门的老师将这些电子文件打印成纸质文件整理后，送至档案管理科归档。这样方式当业务部门的老师没有及时整理自己部门文件时，这些档案信息就无法完全汇集到档案管理科，造成电子档案的丢失。不仅效率低下，而且容易出错。

2.3   高校档案管理系统制度缺乏

高校档案管理系统制度的不完善，主要体现在以下两个方面： 首先，高校缺乏对档案管理工作的重视，缺乏对不同环节的管理约束，只有将收集、整理、转递、利用等环节制定相关的管理制度明确下来并严格执行，才能保障档案管理系统的正常运行。其次，高校档案管理工作主要以纸质档案管理为主，制定的相关规则制度也仅适用于纸质档案的管理工作[1-2]。然而在进入信息化时代后，高校档案管理体系发生了巨大的变局，规章制度上依旧沿用早期的管理制度，进而导致现有的管理制度无法应对高校档案管理数字化、信息化的进程[2-3]。比如，在對电子档案进行整理及分类时，各业务部门拥有各自的权限，当操作中出现重复录入、无效录入等问题时，信息源头就容易出错。 没有制度的约束，很难保证信息能够准确流转。

3      构建高校档案管理系统的对策

针对目前高校档案管理存在的问题，从提高档案管理工作效率及师生信息获取满意度出发，可从以下几方面实施档案管理系统。

3.1   档案信息电子化

将目前档案管理科室已有的纸质文件电子化。首先，将目前大量存储的纸质件，利用档案电子化公司专业的扫描设备，将文件电子化并存储在虚拟化或硬件设备上。其次，将这些电子档案与档案管理系统对接，在档案管理系统中实现档案信息管理、档案信息利用、系统设置、归档管理、工作流管理等功能。

3.2   档案信息共享

打通不同业务系统，收集不同业务部门档案信息，实现档案信息的交互。在实现方式上，常采用接口方式。比如，通过在办公自动化系统中开发电子文件归档接口实现文档在线归档，并根据规则生成档案的实体分类号及文件号，档案管理系统在线接收至相应的业务表中，并按要求自动生成文件目录和挂接全文。归档到档案管理系统的文件主要包括办公自动化系统中的发文管理、收文管理、校内请示三个模块的文本数据。其中，不仅包含正文，而且包含附件、关键字、版本修订号等信息。

3.3   制定档案管理系统规章制度

首先，对高校档案管理进行信息化标准建设，要标准化档案管理业务规范，包括档案处理、档案术语、信息资源标识和数据格式标准等方面的标准化建设[4]。其次，要规范好业务部门职责。不同业务部门系统管理员都要参与到档案管理工作中，及时进入系统，将需要归档的信息同步到档案管理系统中。最后，对录入错误及重复录入的情况有相应的处置措施。保障档案管理系统信息的实时、准确。

3.4   对师生提供档案信息服务

师生既可以通过档案管理系统实现对不同信息的查询、阅读，而且可以通过自助终端等移动设备进行打印。简化师生对档案管理利用的各种手续，使得档案信息能够充分被利用，产生其价值。同时，档案管理工作者，要转变服务态度，转变以往仅注重管理工作的做法，通过对师生进行培训等方式，使其能便捷、有效地找到自己需要的信息资源，提升服务质量。

4      结    论

信息化时代，高校要做好档案管理工作，不仅需要构建完善的档案管理系统，而且要重视对档案管理人员自身信息化素养的培训，树立为师生提供有效档案信息服务的意识。这样才能在提高管理工作效率的同时提高档案的利用率，实现档案信息的价值，为高校各项工作的开展提供有效支持。

主要参考文献

[1]王丽梅，李姗.基于数字化校园分析学籍档案管理的改革途径[J]. 办公室业务，2018（3）：119.

[2]徐龙.基于数字化校园平台的高校档案管理系统研究[J].经济师， 2019（6）：185-186.

[3]陈健民.基于信息化时代背景下的高校档案管理工作研究[J].济南职业学院学报，2017（5）：61-63.

[4]苟毅飞.信息化背景下高校档案管理工作探究[J].档案工作，2019（2）：144.