新时期高职院校档案管理工作规范化的新途径探析

谭慧

（恩施职业技术学院，湖北 恩施 445000）

前言：高职院校在进行档案管理工作时，要借助其他高校优秀的档案管理方法，结合自身条件，选择适当的档案管理方案。而目前的档案管理工作不能与学校发展相结合，导致档案的使用率不高，档案资源发展跟不上时代的脚步。高职院校应不断培养专业的档案管理人才，对于档案的管理工作加强技术性，提升档案管理工作的效率，加强对档案资源的运用。高职院校要重视档案管理工作，认识到档案管理的重要性，规范档案管理工作，使档案资源得到合理的利用。

一、高职院校档案管理工作存在的问题

高职院校随着时代的发展正在逐渐进步，但档案管理工作逐渐落后，加强档案管理工作，提高档案管理人员的技术水平，对档案管理应用科学的方法是高职院校管理工作中非常重要的一部分。

（一）管理模式缺乏主动性

由于档案的特殊性，其管理工作一般都是在一年的工作完成之后，才开始收集、整理、归档、装订等工作，而档案管理工作中的收集、整理是非常重要的环节。高职院校的档案管理工作同时也需要各部门之间的相互配合，使管理工作高效运行。但目前的高校档案管理工作只注重于档案的收集、整理、分类等阶段，忽视了档案资源的利用。随着时代的不断进步，高职院校的档案资源越来越多，如果学校的档案管理工作不到位，不能对档案资源进行合理的开发利用，就会导致越来越多的资源随着时间的推移而浪费，不能发挥其最大价值。目前高职院校的档案管理工作仍然处于被动位置，只满足了档案的保管功能，缺乏服务意识，不能合理的开发档案资源。并且，许多高职院校的档案资料处于堆放状态，档案管理方法不当，效率低下。

（二）高职院校的管理人员不足，缺乏专业性

档案管理工作要求工作人员具有很强的专业能力，对学校各个部门的工作熟悉，才能更好的与部门之间进行沟通交流，指导各个部门进行档案管理的基础性工作。但目前高职院校的管理人员严重不足，很多人身兼数职，日常的工作已经让他们疲惫，从而缺少了对档案科学规范的管理。档案的管理也需要工作人员具备一定的专业能力，同时又要总结相应的实践经验。但是由于管理人员的不足，从而出现了许多的兼职人员，他们的专业能力不足，管理经验又少，只能应对一些档案的收集、整理工作，更不可能涉及到档案的规范化管理。

（三）档案管理方式单一，不能适应信息时代的发展

目前大多数高职院校的档案依旧是纸质版，档案的查阅也只能依靠人工查找的方式进行。我国档案局为了满足时代发展的需要颁布了有关于档案管理的通知，但由于高职院校的管理人员严重不足，基础设备缺少，有关信息化的档案管理工作很难达到。

（四）档案管理的工作人员意识淡薄，工作宣传力度不足

档案管理人员对于国家颁布的档案法不重视。大多数人员身兼数职，不能更好的顾及到每一项管理工作，因此导致档案管理工作缓慢。这样的情况严重影响了高职院校的发展，阻碍了学校前进的脚步。由于档案管理人员的不足，会出现一系列的档案丢失、堆砌现象。档案管理工作的宣传力度不够，不能引起工作人员的重视，就有可能让有价值的档案资料随着时间而成为历史。

二、新时期高职院校档案管理规范化的措施

（一）提高档案管理人员的素质

大多数档案管理人员的专业素质不高，能力不足，档案管理人员要认真学习业务知识，熟悉档案的管理知识，明确档案管理的内容。因此要对他们进行定期的培训。增加他们的展业能力，加强对档案管理的重视，熟悉档案的收集、整理等工作，对档案进行分类、装订等，保存好档案资料，防止遗失。

（二）增强档案的规范化管理

高职院校要对档案管理工作予以高度重视，提高档案管理人员的规范化意识，在管理工作中要使工作标准化，并且增强各部门间的团结合作，积极配合档案管理部门的工作。并且高职院校应大力宣传档案管理工作的重要性，提高教师和学生对档案管理的规范化意识。

（三）优化档案管理制度

高职院校应完善档案管理制度，确定档案借阅的流程，促进各部门间的合作。明确档案管理部门的责任，将每一项工作职责都落实到相应的管理部门。只有把职责划分的足够明确，才能确保各个部门的工作积极性。同时也要将档案管理工作按计划进行，在工作中要适时进行检查，减少管理工作的失误。并且将管理工作的绩效与工作人员联系在一起，随着高职院校不断深化改革，档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战，如何适应现代社会和高职院校改革发展的需要，与时俱近，提高高职院校档案管理工作水平，保证档案管理工作的有效性，让档案管理工作更加规范。

（四）加强档案管理的信息化建设

档案管理工作不仅仅需要保管好档案资料，还要对档案进行合理的运用。档案管理的信息化建设可以提高档案的利用率，对于档案中一些不方便保存的物品进行图片存档，同时对档案管理者要更新观念、从封闭的管理机制走出来，变被动服务为主动服务，利用计算机和网络等现代技术手段，深化高职院校档案管理有效应用，在网络环境下，力求多角度、深层次、全方位查询档案资源，方便档案的查阅及利用，提高档案的使用效率。

（五）建立高职院校档案管理工作的平台

根据《高等学校档案管理办法》规定，对于满足建馆条件的院校设综合档案馆，由专职档案人员负责此项工作，从制度上保证档案长期有效地收集保存。做好高职院校档案管理工作，全面动员从领导到工作人员的重视。这不仅可以有资金的保障，同时还可以增加档案管理人员岗位，确保档案管理工作有效的开展。

结论：

高职院校的档案管理工作需要工作人员积极参与，不断优化档案管理制度，加强信息化建设，运用科学合理的方式进行档案管理，增强管理人员的专业能力，提高档案管理效率，明确各部门的责任，促进部门间的交流合作，加强档案管理工作的规范化，提升档案资源的利用率，推动高职院校的发展。