高职院校学籍档案管理信息化建设探究

崔芳芳 王厚兵

摘 要：随着创新科技发展，人们迎来了新一轮的信息化建设改革潮流。同时，由于高等教育体制改革深化，学籍档案利用率日益提高，传统管理模式已难以满足教育发展需求。为此，高职院校纷纷投身学籍档案管理信息化建设，不断优化管理路径，并取得了良好成绩，但其中受多重因素影响，亦存在些许不足之处。本文基于对高职院校学籍档案管理信息化价值的简述，分析了其现状，并着重就其建设策略进行了探究。

关键词：高职院校 学籍档案管理 信息化建设

中图分类号：G203 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）06（b）-0122-02

在当今人类所处的信息化时代，计算机技术、互联网技术应用，为人们的工作生活带来了诸多便捷性体验，并对高职院校学籍档案管理产生了巨大冲击力。新时期，高职院校学籍档案管理的内容及手段发生了翻天覆地的变化，信息化建设趋势毋庸置疑。

1 高职院校学籍档案管理信息化价值

学籍档案作为高职院校教育管理的基本，具有数量多、涉面广以及利用率高等特性，尤其是随着高等院校扩招态势增长，其管理工作难度日益增大。高职院校学籍档案管理信息化建设，是当下社会发展主流的必然趋势，有利于进一步提升学籍档案利用率，并缓解职工一定程度的工作压力。因此，基于信息化科技装备应用，高职院校学籍档案管理部门对学生档案进行编号和分类，并按照不同方式对上下级行文进行链接，通过计算机网络，实现快速查询、智能检索等功能，其对电子信息的处理，避免了手动操作的弊端，更新速率更快，确保了相关录入信息的准确性、即时性。据相关调查结果显示，在高职院校所有档案类型中，学籍档案的利用占据人次的85%以上。传统学籍档案管理模式下，查询手续繁琐，方法落后，严重影响了师生服务体验。而学籍档案管理信息化的建设，更加符合现代人文特性，以主动服务的方式，为需求者提供了诸多使用便利，其价值得到了最大程度的发挥。尤其是，通过发挥“互联网+”档案优点，可以迅速方便地共享数据、简化工作流程、节约各项成本、提高工作效能，可以通过对大量关联数据进行整合分析，及时发现新的信息，更深层次推动档案服务多样化、智能化[1]。

2 高职院校学籍档案管理信息化现状

在社会信息化发展的宏观环境下，高职院校学籍档案信息化建设也逐步迈上了正轨，并取得了一定成效。但客观维度上讲，受多重因素影响，高职院校学籍档案管理信息化建设中还存有些许问题。部分高职院校面对扩招的紧迫形势，将大部分时间和精力集中于基础设施建设，对学籍档案管理信息化的重视不足，相关资金资源投入减少，软硬件配备乏力，某种程度上制约了学籍档案管理信息化发展进程，同时还影响了使用体验。还有些高职院校对学籍档案管理信息化的认知深度不足，简单地将之归结为收集、整理和归档，尚未建成一套完整的管理系统，数据共享链接没有发挥出其应有的价值。由此导致的学籍档案填写内容有遗漏，学籍档案丢失现象时有发生[2]。面对复杂的网络互联环境，高职院校学籍档案管理还未真正实现标准化、规范化、科学化，可能会出现病毒侵袭等安全问题，危害学生正当权益。此外，高职院校学籍档案管理信息化建设是一项十分复杂的系统工程，时间紧、任务重，对相关人员提出了更多更高要求。然而事实上，很多高职院校学籍管理者未经科学、系统、专门的培训，加之其日常工作事务繁忙，其综合素质素养表现难以支持学籍档案管理信息化建设需求。

3 高职院校学籍档案管理信息化建设策略

3.1 改善配套环境

高职院校学籍档案管理信息化建设是一个多维度工程，以必要的软硬件配套环境为基础，其根本目的是提升工作效率及质量。尤其是近年来，随着高等教育普及化、大众化发展，加之扩招政策实施，高职院校生源数量急剧增长，对其办学承载能力提出了严峻挑战，同时一定程度上增加了学籍档案管理工作难度，传统手工操作显然难以满足现实教育发展需求。因此，新时期，高职院校应深刻认识到学籍档案管理信息化建设的重要价值意义，结合自身发展实际，宏观调整规划，逐步提高资金、资源支持，购置先进的技术设备，包括计算机、互联网等，为学籍档案管理信息化提供良好的环境。同时，在学籍档案管理软件建设方面，高职院校应加强与相关企业之间的合作，不断延展其功能配置，逐步朝着一体化、标准化的方向努力，赋予各职能部门相应的权利，实现数据信息资源共享共建，可对全文进行存储和检索，加强内部联合，从而为科学决策提供依据。对于部分高职院校资金资源不充裕的情况，地方政府主管部门应加大支持力度，可设立专项资金。

3.2 提升人员素养

知识经济时代，人才作為社会竞争的核心，是高职院校学籍档案管理信息化建设的成功之本。高职院校应充分发挥自身人才培育阵地优势，严格筛选标准，打造一支职业素养、信息素养等综合素质高的工作队伍，支持学籍档案管理信息化发展。在具体的践行过程中，高职院校应随着扩招步伐，逐步增加各部门人员配置，广泛吸纳优秀人才，明确其职责任务，客观考察其行为实践，以信息化管理的视角，发现其中不足，继而有针对性地组织培训活动。基于此，高职院校可邀请学术大家、业务能手广泛参与，及时传导先进思想理念，树立职工服务意识，关注信息化科技发展前沿，组织内部讨论学习，提高他们的信息素养及能力，并结合学籍档案管理特点，制定科学的实施方案，最大限度地提升工作效果。同时，高职院校还需培育职工终身学习意识，鼓励他们自主学习和创新，依托信息化技术应用，开拓其知识视界，积累丰富的实践工作经验，以适应现代化教育发展需求。只有在高职院校与教师的双向努力下，学籍管理信息化建设才能取得最佳效果。

3.3 加强过程控制

高职院校学籍档案管理信息化建设的关键和前提，是实现标准化、规范化，包括输入格式、输入项目以及输入代码等[3]。具体而言，根据国家相关文件规定，高职院校还需建立更加完备的学籍档案信息化管理机制，明确各方权责及任务，量化实施细则，对整个过程进行系统地、动态地管理，以便于为高职院校教育发展服务。高度开放的信息化环境下，数据安全显得至关重要，尤其是对学籍档案而言，其中涉及学生隐私，具有较强的保密性。因此，高职院校应格外注意计算机软硬件的安全管理，组织定期维护更新工作，减少人为因素造成的信息损失。而在软件方面，高职院校则可在计算机系统上加装病毒检测装置，做好防火墙保护，及时查杀病毒。同时，在计算机软件更新升级时，亦或数据迁移时，着需做好学籍档案信息备份工作，确保其中内容原始性。与一般的档案不同，学籍档案具有极强的专业性、周期性和分散性，其管理是一个不断更新的过程，加强对整个过程的控制，具有十分重要的现实意义。

4 结语

总而言之，高职院校学籍档案管理信息化建设具有十分重要的现实价值意义，是未来支撑教育发展的必要基础。由于个人能力有限，加之高职院校学籍档案管理系统复杂，本文作出的研究可能存在不完善之处。因此，作者希望学术界大家持续关注和参与此课题研究，结合实际情况，有针对性地提出更多高职院校学籍档案管理信息化建设策略。

参考文献

[1] 马宏正.基于“互联网+”的高职院校学籍档案管理与开发利用[J].江苏科技信息，2017（5）：29-30.

[2] 卞婕.高职院校学生学籍档案管理工作中的问题及对策[J].办公室业务，2012（11）：111-112.

[3] 鞠阿楠.高校学籍档案管理信息化刍议[J].山东档案，2017（6）：57-58.