医学科技论文作者自校清样表单的设计与应用——以《第二军医大学学报》为例

商素芳，曾奇峰，杨亚红，魏学丽，尹 茶，余党会，孙 岩



医学科技论文作者自校清样表单的设计与应用——以《第二军医大学学报》为例

商素芳，曾奇峰，杨亚红，魏学丽，尹 茶，余党会，孙 岩

(《第二军医大学学报》编辑部，上海 200433)

作者自校清样是科技期刊编辑部遵章守法、保护作者权益的体现，同时也是提升科技期刊编校质量和学术质量的重要保障。然而，在工作实践中，为数不少的作者对作者自校清样重视不足，不能认真履行自校职责。为了让作者知晓清样自校的重要性，明确校对目标，提高校对质量，实现作者自校清样的真正落实，笔者结合在《第二军医大学学报》编辑部的工作经验，设计了“作者自校清样表单”并予以应用，效果良好。本文对《第二军医大学学报》作者自校清样表单的组成内容和应用情况作一介绍。

医学论文；期刊；作者；校对

作者自校清样是科技期刊印前审校的必需环节，是论文编辑出版过程的重要组成部分。从宏观上讲，科技期刊编辑部设立的论文印前作者自校清样环节符合我国《著作权法》的规定，依法维护了作者的人身权益(“修改权和保护作品完整权”)[1]。在如今强调“依法行事” “权益保护”的时代，作者自校清样是“尊重和保护作者的权利”，是一种遵法、守法行为，能有效避免科技期刊编辑部与作者之间可能的法律纠纷[2]。从微观上讲，作者自校清样可以纠正论文中因编辑加工造成的错误或修改不当之处，或者自我修补完善原稿的不足或疏漏[3]，从而提高刊出论文的质量。作者通过认真自校清样，可以塑造自身严谨治学的形象，培育良好的科研态度；编辑部通过衡量作者自校清样的态度和质量，可以判断、挖掘优质目标作者群。因此，作者自校清样既是科技期刊编辑部遵章守法、保护作者权益的体现，又是提升科技期刊编校质量和学术质量的重要保障[4]。然而，在工作实践中，我们发现为数不少的作者对清样自校重视不足，不能认真履行自校职责。这是对自己的不负责任，也是对编辑老师辛勤付出的不尊重。作者的敷衍校对可能会给期刊声誉造成负面影响。为了让作者知晓清校自校的重要性，明确校对目标，提高校对质量，抓好清样自校的真正落实，笔者结合在《第二军医大学学报》编辑部的工作经验，设计了“作者自校清样表单”并予以应用，效果良好，供相关工作者借鉴。

1 作者自校清样的实施要求

1.1 作者自校清样时间要灵活

国家新闻出版管理部门规定期刊和图书等出版单位要严格执行“三审三校”制度[5]，为了保证本刊的学术质量和编校质量，本刊实行“三审三校一读”制度，除此之外，在期刊付印前还增加了论文作者自校清样环节。作者自校清样并非只能在“三审三校一读”完成之后进行，自校清样的时间可根据论文质量灵活设定[6]。如果论文质量较高，数据无错误、图表正确、语句通顺、表述准确，一校后就可以发给作者自校，待作者反馈自校结果且经改样后，再继续编辑部的二校、三校和交叉审读；由于改动少、不影响校读和出版流程，也可交叉审读后再发作者自校。如果论文质量较差、问题多，同时为了避免影响后续校读和出版流程，必须经多次校对、改样后方可发给作者以解决问题；且经交叉审读后再次将清样稿发给作者校对。

1.2 作者自校清样原则要明确

本刊对作者自校清样的总体原则是“必须通读校对，且在规定期限内校回”。编辑部呈现给作者的校对清样会影响作者自校的态度，为了提高作者自校清样的积极性，达到让作者“通读校对”的目的，编辑部首先要做好自身工作，即发给作者的校对清样稿应版面清晰，不能存在明显的漏改、错改、版面错乱等情况。否则，当作者发现校对清样稿中有多处问题或错误时，一是会造成作者对编辑部“工作粗糙” “水平一般”的误解，从而导致今后对编辑、编辑部及编辑行业的轻视；二是作者一看这么多问题，可能会认为编辑部要求不高，因而也就敷衍校对。为了约束作者自校清样的期限，可备注说明：“如不能在规定期限内校回，请及时联系编辑部说明原因，否则稿件将延期出版或取消刊发”，督促作者及时处理。另外，作者自校清样的期限不可太短，笔者认为2~5日内完成校对较合适。如果今天给作者发送校对清样稿，要求作者第2天就校回的话，作者为了急于在编辑部限定的时间内校回，势必匆忙校对，导致本该发现的问题而未校对出，进而影响了自校质量。

1.3 作者自校清样内容有重点

作者自校清样时，除了逐条回复责任编辑提出的疑问，或按要求进行相应核实或补充部分内容外，作者应对除编排格式之外的全部内容予以通读校对，其中校对内容也有侧重。通常对于一篇医学科技论文来说，有些错误是零容忍的，这些错误往往涉及科学性和真实性，比如研究的“材料和方法”“结果”的主要内容，文中所有的数据、图和表，以及“讨论”部分的主要结论。因此，这些内容在发作者自校清样时需要给予提示，提醒作者重点校对。此外，作者信息、基金支持内容等虽不影响论文本身的质量，但是对于作者来说非常重要，也应提醒作者注意核实。

2 作者自校清样表单的设计

科技期刊编辑部一般均有印前作者自校清样环节，通常编辑部会就此列出作者自校清样须知或校对要求，如：保证作者姓名、单位、科室、地点、邮编、简介及通信地址正确无误(含英文部分)，保证正文及图表中数据、计量单位、缩略语、标点符号及参考文献正确无误等[7]，但这些均属于“告知书”性质，不能对作者起到“警醒”作用。在实际工作中，我们有很深的体会，有些作者由于工作、科研压力大，在写论文和校对时往往心态浮躁、不够认真，即使你明确列出了需要他解决的问题，作者也只会“就事论事”，仅就编辑提出的问题解答一下，然后再加一句留言：校对完毕，未发现错误。但在后续的编校过程中，我们仍可能会发现作者论文中之前疏忽的数据问题或文字错误，这足以说明该作者当初未认真校对。编辑部该如何应对那些对自己不负责、对期刊不负责的作者，如何约束他们认真履行清样自校呢？笔者结合工作实际，拟定了一份作者自校清样表单，引导作者按项校对，完成一项勾选一项。

2.1 作者自校清样表单的构成

作者自校清样表单由两部分组成：第一部分是导语，简要地向作者说明此自校表单的作用，认真履行校对职责的意义，以及如何填写；第二部分是自校清样表单主体，详细列出作者需重点自校的项目，共8项30条，涵盖了除医学科技论文出版专项(页眉、中图分类号、文献标志码、中英文文章编号、DOI号等)外的所有论文主体内容。

2.2 作者自校清样表单的设计原则

①实用性。我们通常要求作者“务必全面通读校对”，然而多年的实践告诉我们“全面通读校对”对作者起不到“重视校对”的“强制”作用。即使有个别认真的作者确实做到了全面通读校对，但因为校对重点不明确，校对时还可能有疏漏。因此，为了应对此情况，督促作者真正地“全面通读校对”，我们设想在校对表单中采取问答的形式，一步步引导作者逐项完成校对。②易填写，操作简便。为了不增加作者的困扰，在每条校对项目列出后，只需要作者对此作“正确/有误”或“有/无”单选，必要时可在右侧划线处进行文字阐述，即给编辑留言。③项目表述简洁、清晰。校对项目力求言简意赅，表述明确、直接，让作者一读即明白校对内容。④设计工具无特殊性。我们最初采用PDF软件设计自校清校表单，但发现PDF表单在处理较长文字转行时不是很方便。我们理想的作者自校清样过程是作者能够轻松地完成表单填写，不会因操作问题而不悦。几经尝试，最终选用Word的窗体功能来设计校对清样表单。这样作者对校对清样表单的填写与平时操作Word文档的体验完全一样，熟悉且顺畅。

2.3 作者自校清样表单的设计

我们设计的自校清样表单(见图1)共8项30条，按论文结构的顺序排列，每条均为“正确/有误”或“有/无”二选一作答，如果校对时发现错误，则直接写在横线处予以更正并说明。科技论文的图表是研究结果的最直观、最有效的展示方式，读者可以通过图表快速地获取论文的结果[8]，因此图表在科研论文的写作中占重要地位。为了保证论文图表的正确，我们设计的校对清样表单中关于图表的校对提示占很大比例，且对图表的校对要求列得较为详细。

3 作者自校清样表单的应用

3.1 作者自校清样表单有助于提高校对质量

校对清样表单设计、修改完毕后即试用于2017年第5和10期的作者自校清样，通过这两期清样校对结果的反馈，校对效果明显好于未应用之前，既有作者发现原稿错误和编辑失误，也有作者精益求精，校对时对部分内容重新阐述，力求更完美。下面列举3个典型实例。

3.1.1 作者自校清样发现原稿错误

2017年第5期1位作者自校清样时校对出第二作者的姓名有误，该文第二作者“沈阳”应为“沈洋”(见图2)。对于编辑部来讲，论文的署名均以作者提交的原稿为准，编辑一般不会对该文所有贡献者姓名的正确与否提出异议，除非对某位作者比较熟悉，但又感觉该人的名字可能不对时才会去核查。该作者校对清样时能发现这样的错误，既说明校对清样表单的提示起了作用，也说明该作者严格遵照了编辑部的要求，认真且逐字完成了校对。

3.1.2 作者自校清样发现编辑失误

作者自校清样时校对出页眉中作者姓名错误。2017年第5期的1位作者校对清样时发现校样页眉上的作者姓名“于建全”错打成了“于健全”(见图2)。这一错误是由编辑部排版校对的失误所致，该作者的细致校对帮助编辑部减少了一处期刊编校质量方面的差错。

图 1《第二军医大学学报》作者自校清样表单

作者自校清样时发现参考文献错误。本刊参考文献采用的是顺序编码制，按正文中引用文献出现的先后顺序连续编码，2017年第10期1位作者校对清样时发现参考文献出现跳引的情况，造成正文中参考文献序号不连续。该作者不仅发现了错误，而且还在自校清样表单中详细写明了错在哪儿，以及如何正确调整文献顺序(见图3)。作者自校修正了编辑在编辑加工时对内容进行调整时忘记修改参考文献编号的错误，提升了清样质量。

该论文是当期重点推出的文章，排在当期的第 1 篇，如果该文作者没有认真自校，没有发现参考文献编码错误，在纸版印出、电子版传播出去后，不仅会出现编辑质量问题，也会给期刊的声誉造成负面影响。

图3 作者校对清样发现参考文献序号错误

3.1.3 作者对部分内容重写润色

有些作者自校清样除发现校对稿错误外，还会进一步对文字重写润色，精益求精，力求更完美。2017年第5期有1位作者除校对出参考文献的错误外，还对中英文摘要、关键词及正文中的文字表述提出进一步修改要求，修改后的文字更符合中文科技语言的表达习惯，也更加通顺、简洁(见图4)。

上述实例充分说明自校清样表单对作者起到了提醒和警示作用，达到了作者自校清样环节的预期目的。作者按照自校清样表单的指引通读校对，并逐条核实重点内容，有助于发现并修正一些重要内容的错误，提高自校质量，进而提高期刊的编校质量。

3.2 作者自校清样表单帮助筛选重点作者群

让作者填写“作者自校清样表单”，除了提高作者自校清样质量外，编辑部还可以通过作者自校清样表单衡量作者的治学态度。我们根据作者对自校清样表单的填写情况，发现有三类作者：极不认真、一般、认真。“极不认真”的作者属于未认真读“校对清样表单说明”，返回空表格，或未返回表格；经编辑部电话催要后，就发回一个全部是勾选“正确”/“无”项的表格。这类作者虽是极少数，但每期都会遇到。“态度一般”的作者占大多数，他们虽然也对文章进行了校对并返回校对清样表单，但未校对出问题或仅发现个别问题，仍有一些错误未校出。“认真”的作者仅占少数，他们会校对出一些编辑未发现的错误，比如前文所举实例中的作者。

图4 作者对部分文字内容重写润色

对于认真的作者，编辑部应将其列入重点作者名单，欢迎其继续投稿，作为对该类作者的奖励和鼓励，可以对该作者今后的稿件开放绿色通道，给予快速审稿、快速发表。对于极不认真的作者，再次收到其投稿时应采取更加严格的审稿措施，甚至加入黑名单，不再接受其投稿。这一方面有利于编辑部筛选重点作者群，另一方面也有利于提高作者自校清样的积极性，进一步提高自校质量。

4 使用自校清样表单进行作者自校清样时应注意的问题

4.1 及时检查、整理作者自校清样稿件和自校清样表单并存档

作者完成自校并返回校样和自校清样表单后，责任编辑应细心检查作者自校清样是否有遗漏，认真查看作者填写的自校清样表单是否完整。对于作者的修改要核实确认，仍有问题，应尽快再与作者联系、沟通后予以解决，最后需及时将作者校样、自校清样表单等文件存档，以备日后出现纠纷时核查。

4.2 与作者建立顺畅的沟通渠道

微信等即时通讯工具改变了人们的生活方式及与亲朋的 联系方式，科技期刊编辑要善于将这种科技带来的便捷性引入日常工作。编辑部给作者发校对清样稿，基本上是通过邮箱发送，作者如果不及时查看邮箱，很有可能不知道编辑部已经发邮件通知他校对，从而延误了校对时间。为了能让作者及时校回，责任编辑要与当期的每位作者建立微信联系，一旦给作者发了校对清样稿，即刻通过微信通知作者查收邮件，且校对回来之后，与作者的再次联系也可以通过微信进行，与微信应用之前相比，大大节省了与作者联系的等待时间。与作者建立微信联系，也无形中扩大了编辑部自建公众号的推送目标群。

4.3 发送作者自校清样稿时同时强调作者自校清样的重要性

我们设计的作者自校清样表单虽在导语部分说明了作者自校清样的重要性，但在给作者发送自校清样稿时，最好再重申一下，强调自校清样表单的填写质量及最终的校对质量会影响作者在本刊的信誉，对于认真自校的作者在今后的投稿中可以给予一定形式的照顾，如快速审稿、快速发表等。这可在邮件中申明，也可以在微信通知作者时告之，以提高作者对自校清样的重视。

5 结束语

作者自校清样是期刊编辑部践行我国《著作权法》，维护作者权益的体现，作者自校清样表单的应用是期刊的学术质量、编辑质量和出版质量的重要保证。通过作者自校清样表单的填写，提醒和警示作者通读校对并对重要内容进行重点校对，保证作者自校质量，从而提高期刊的编校质量；同时还可以筛选出科研态度严谨的作者，作为期刊今后目标作者群，提高稿源质量，进而提高期刊的学术质量。我们设计的作者自校清样表单的应用虽取得一定效果，但还属于一种静默地文字对话，随着富媒体的快速发展和计算机新技术的不断推出，今后在作者自校清样表单中可以增加音频和视频，这样对于难以一两句话描述的问题，作者可以在自校清样表单中音频留言或添加视频证据，使得清样自校过程更加便捷和人性化。

[1] 全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国著作权法[J/OL].(2010-02-26)[2018-07-31].http://www.gov.cn/flfg/2010-02/26/content_1544458.htm.

[2] 仇慧.论科技期刊作者自校的重要性[J].无锡职业技术学院学报,2014,13(6):76-78.

[3] 栾奕,陶映雪,刘利.科技期刊作者自校及其意义[J].编辑学报,2006,18(3):221-222.

[4] 王桂珍,颜志森.作者自校清样有利于提高期刊编校质量[J].中国科技期刊研究,2005,16(5):716-718.

[5] 国家广播电视总局.关于重申“三审三校”制度要求暨开展专项检查工作的通知[J/OL].(2017-08-15)[2018-07-31].http://www.sapprft.gov.cn/sapprft/contents/6588/347058.shtml.

[6] 梁倩.巧用作者自校环节,提高文章的编校效率和质量[J].传播与出版,2017(1):34-35.

[7] 解放军护理杂志编辑部.《解放军护理杂志》作者文稿清样校对要求[J].解放军护理杂志,2018,35(10):44.

[8] 包楚晗,贾丹萍,何琳,等.中文科技论文图表摘要设计研究——以图书情报领域为例[J].数据分析与知识发现,2017,1(10):21-31.

孙 岩，E-mail: sunrain7797@sina.com