浅谈如何做好音乐类专业教务秘书工作

摘 要：教务秘书工作处在高校教学管理运行的中心环节。音乐类专业具有学科的独特性，因此，音乐类专业秘书的工作面临更大的挑战。笔者从事音乐类专业教学秘书工作10多年，对如何做好教务秘书工作有较深的体会。本文就如何理解音乐专业的特殊性及创新性的开展教务秘书工作作出阐述。

关键词：音乐类专业；教务秘书；工作创新

教务秘书不仅是参与高校教育教学的管理者，还是教学事务在各个教学部门的链接纽带，更是保证高校教育教学工作顺利进行的协调员。教务秘书多数属于专职教学管理人员，通常它是高校教务部门和二级院系及二级院系之间的联系纽带。教务秘书工作繁杂，日常工作涵盖了多个方面，主要涉及教学计划的制定与执行、教学检查、课程安排、教材征订、考试安排、课程考试的教室与监考教师的安排、毕业生资格审核、证书发放和成绩单打印等工作，还涉及停调课、学生学籍管理、学生等级考试、教学网站的管理等。

有研究报道高校音乐学院因为某些特定原因，教务秘书的岗位变动较为频繁。与其他院系相比较，音乐类专业教师授课形式比较随意和自由，教师授课方式也呈现多样化，专业教师相对自由松散，缺乏理性思考和纪律约束，上课带有一定的随意性。专业教师大多不需要坐班，部分教师在企业兼职，上班和上课时间可能发生冲突，调课、换课、停课的现象相对较多。音乐类专业课程设置的灵活性和开放性较大，小班上课或者“一对一”上课较多，实习和实训环境复杂。音乐类专业学生与其他大学生群体相比，具有更强的独立意识和自我表现意识，个性较为张扬。日常学习中，学生偏重专业课的学习和钻研，但是对于公共课程的学习往往比较薄弱；一些跟毕业和学位直接挂钩的公共课程、英语等级考试和计算机等级考试等通过率不理想，容易影响到学生的正常毕业。这些对音乐类专业教务秘书如何成功开展创新性工作提出了更大的挑战。

1工作创新

（1）排课合理化人性化。由于音乐教育的特殊性，音乐专业教学排课非常重要，它直接影响一个学期教学运行和管理的效率，同时也影响到教务管理各个工作的布局和衔接。排课安排要尽量提早，在排课过程中坚持以“教师与学生”为主体。尊重专业教师和学生的个性特点，排课既要满足学校教学大纲和教学计划的基本要求。同时还要与教师和学生充分沟通与交流，特别是小班上课要充分征求教师和学生的意见，合理安排教学时间和教室。尽可能地协调教师的阶段课、学生各种专业课的上课时间、上课教室、专业课与公共课之间的安排等，使之满足音乐类专业独特的教学要求，以求达到最佳教学效率和学生学习效果。

（2）任务通知传达到位。随着电子信息技术的发展，传统的黑板和书面张贴通知已经落后。虽然上级传达的教育教学文件一般会刊登在学校网站，但现在的大学生和教师特别是音乐专业的学生往往最先关注QQ或微信学习工作群里的文件。这就需要教务秘书可以适当地进行提醒和强调，特别是时间节点、任务要求及工作的重要性。不要以为学校网站有关教学的安排和要求已经详尽而忽视适当提醒和强调，这样可能导致工作被动。另外，应该看到应用的工具实际上属于社交软件，通知传达的严肃性不够，而且群里信息复杂，影响信息的检索。所以简单的在QQ或微信学习工作群里发信息是不理想的，而是需要尽可能上传学校或者学院的文件、通知原件。此外，还可将文件、通知进行主题设置和归类。保证信息发布的完整性和及时性。

（3）建好各类教学管理过程电子档案。音乐专业档案主要包括在教学、党政管理、艺术研究、演出、比赛、对外交流、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录。音乐类院校教学、表演、比赛、创作的活动比较多，如教师汇报演出、学生实践实训活动、校内校外的各类专业比赛、毕业设计演出等等，教务秘书要有效掌控这些信息，及时用照片、视频、文字的方式记录下来，将散落在教师或学生手中的信息及时归档，完善的电子档案无论对学院今后的专业建设和课程建设，还是教学日常管理都起到一个助推作用。

（4）建立和管理好QQ或微信学习工作群。现在高校大学生各班或年级基本建立QQ或微信学习工作群，教师QQ或微信學习工作群也已经普及，但随之而来的问题是，信息太多，而且QQ或微信相互混淆，叫人不知所措。建议首先制定管理规则，明确一个是教学管理工作平台，集中发布重要的教学工作安排、任务和会议通知。原则上个人意见的反馈或者个人与个人的交流，不要放在这个群里。另一个平台可以作为聊天交流平台。将功能完善的QQ或微信群应用到教学管理工作中，对减轻教务秘书工作量、提高工作效率有很大帮助。

（5）学生参与教务管理。考虑到音乐类专业学生本身比较活泼，喜爱自由宽松的学习环境，在日常教学管理中，教务秘书可以让部分学生干部以及一些积极分子适当参与到班级具体事务的传达、安排以及纪律的监督中，让学生之间自己沟通，营造出让学生感觉更加轻松的环境。学生参与教务管理工作还可以及时得到教务管理中信息反馈，及时了解教师的教学效率和学生的学习效果。必须指出，学生参与教务管理工作不能代替教务秘书的工作，主要是协助完成事务性工作，不能违反单位相关保密规定。

2结 语

教务秘书不能只是起到“上情下达”“下情上传”类似“传话员”的机械作用，音乐类专业的教务秘书要时刻体现新时代环境下的音乐教育所呈现出的新特点。作为新时期音乐专业的教务工作者，必须熟悉人才培养目标和教学计划，了解现代教育教学规律及其变化，理解音乐专业教务管理的特殊性。既要踏踏实实工作，又要在总结分析各种经验教训的基础上不断创新工作模式。在教学管理和质量监控方面探索新的工作方法，逐步形成科学、规范、特色的专业教务秘书工作模式，结合新时期高校教学管理特点更好地开展工作。

参考文献

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[4] 李星.教务秘书工作中的问题和解决方法[J].科技信息，2012（15）：240-241.

作者简介

刘宏敏，女，湖南常德人，湖南城市学院，助理馆员，研究方向：音乐教务管理。

（作者单位：湖南城市学院艺术学院）