街道办事处档案管理现状分析及对策探讨

文/陈晓辉，山东省莱阳市城厢街道办事处

近年来伴随我国社会与经济的持续发展，再加上城镇化步伐的不断深入，街道办事处的作用变得愈发关键，社会各界对于街道办事处的重视程度也就越来越高。街道办事处档案其不仅属于街道办事处管理、服务以及发展的真实历史记录，同时也是经验总结、计划制定、问题处理以及管理优化的重要依据，是否能够加强档案管理直接关系到街道办事处各项工作的开展。因此，如何加强街道办事处档案管理就成为当前急需解决的重要课题。

1 街道办事处档案管理现状

1.1 档案管理基础设施较差

因为部分街道办事处本身经济方面的制约，再加上思想方面对于档案管理的认知不足，往往在档案管理方面的资金投入存在不足。纵观当前街道办事处的档案管理条件，档案室整体较为简陋，甚至存在作为杂物堆房间的情况。与此同时，因为资金方面的限制，档案管理仅仅是简单的配备了电脑，但这些电脑本身的年代较长，性能显然已经难以满足当前这个时代的相关要求。

1.2 档案管理规章制度不完善

因为内部对于档案管理的认知存在缺失，导致街道办事处在档案管理实际工作中存在松散的现象，有关档案管理的收集、整理、储存、使用等诸多流程均缺乏系统的管理制度，传统的管理制度仅仅简单的描述了上述流程，并没有针对对应的职责、任务进行明确的划分，使得档案管理制度流于表面形式。

1.3 档案管理队伍素质参差不齐

“互联网+”时代的到来，各行各业都在进行着全面的转变，档案管理自然也不例外。信息化带来的档案行业更新，对广大档案管理人才提出了更高的要求。但是，从街道办事处档案管理队伍当前情况来看，综合素质参差不齐是普遍存在的问题。具体来说，主要是因为以下原因所引发：其一，档案管理人员大部分都是采用面向社会公开招聘的方式，其本身具有双向选择性，这就使得档案人员本身存在较大的流动性；其二，大部分街道办事处因为自身运转方面的原因，往往会将人员编制压到最低，兼职的情况极为常见。

2 街道办事处档案管理工作的优化措施与建议

2.1 加强档案管理软硬件建设

信息化时代，为全面保障街道办事处档案管理工作的有序开展，加强档案管理软硬件建设至关重要。对于街道办事处传统的纸质档案来说，其需要建立良好的保存环境；对于信息化档案而言，则需要良好的软硬件作为支持。根据街道办事处实际情况来说，应当高度重视档案室环境的建设，注重防虫、防火、防潮以及通风的改善，保障纸质档案的完全储存。与此同时，街道办事处还需要加大档案管理的投入力度，把信息化建设相关的投入纳入到街道办事处年度预算当中，针对硬件设备进行全面的更新，包括高性能计算机、打印机、数码相机等，为各种新兴信息化技术的引入奠定扎实的基础。针对档案管理软件，可以尝试外包的方式，针对软件进行针对性的优化，使其更为符合街道办事处档案管理实际情况，促进档案管理信息化建设的有序推进。

2.2 建立健全档案管理规章制度

根据上文分析，基于街道办事处档案管理规章制度方面的问题，需要全面参考街道办事处档案管理现实情况，全面完善档案管理相关的规章制度。具体来说，需要基于档案管理一整个流程着手。其一，建立健全档案资料收集制度。街道办事处应当主动完善从各个部门收集档案的规章制度，针对档案管理收集范围、收集流程、收集途径以及奖惩体系等均需要进行全面的规定，使得档案管理部门能够与其他部门、员工进行有效的配合。其二，全面理顺内部各个部门之间的管理关系，明确档案管理工作人员对应的职责，针对档案管理各个环节进行全面的分工，比如档案收集、整理、立卷归档以及使用等，均需要建立一套系统的制度进行管理，以此来针对档案管理工作进行全面的协调管理。其三，保障任务下达与提出文件材料之间的归档同步，检查计划进度与检查文件材料同步，验收、鉴定成果与验收、鉴定档案同步，上报登记和评审成果与检查档案归档情况同步，让档案管理工作能够与街道办事处各项工作进行有效的衔接，将档案的作用充分发挥出来。

2.3 重视档案管理队伍培养及引入

针对档案管理队伍综合素质参差不齐的问题，街道办事处应当从实际情况着手，加强档案管理队伍的培养及引入工作：一方面，基于当前的档案管理队伍，引入多元化的培训教育模式，通过在职培训、邀请专家讲座等，针对现有档案管理人才队伍开展全面的培训教育，也可以采用委培的模式，使得优秀的人才能够到更高层次的学校去进行交流、深造。另一方面，建立健全档案管理人才引进制度，街道办事处需要建立档案管理岗位专人专职的规章制度，同时根据档案管理队伍现状，构建档案管理人才招聘制度，从社会中引入档案管理专业、信息化专业的人才，以此来充实档案管理队伍，充分发挥优秀人才的带动作用，使得档案管理队伍的知识结构、年龄层更为合理，以此来提升档案管理队伍的综合素质。

3 结语

综上所述，街道办事处档案管理是一项系统、漫长、动态的工程，档案管理工作的好坏直接关系到街道办事处各项工作的开展。这就需要街道办事处意识到档案管理工作的重要性，针对当前档案管理工作存在的问题进行系统的分析，同时主动吸收借鉴优秀档案管理的经验，针对档案管理工作进行全面的优化，以此来促进档案管理工作效率与质量的全面提升。