应用Excel实现会计凭证封面的套打

薛江红

会计记账凭证封面需要填写的内容包括单位名称、时间、册数、凭证号数、凭证张数、保管期限、装订日期等内容，一张普通的凭证封面的格式和具体内容如下图所示。

对于业务量和凭证数量较少的单位，可以采用手工或者签章的方式填写，但对于业务量大、凭证数量多的单位来说，就要花费大量的时间和精力，因为册数和凭证号以及张数是不断增加和变化的，对于数字印章的话，需要进行不同的组合，不断的拆分再拼装。这对于每个月几十册甚至上百册凭证的单位来说，需要花费很多的人工和时间，工作量会非常大。

一、方法的具体应用及实际操作

（一）应用介绍

在Excel表里面，按照会计凭证封面的格式和内容进行相应的设置，对于一些共用的内容（比如单位、总册数、月份等），可以同时选择所有需要打印的表，然后只需在一张凭证上输入一次便可共享。如图1。

图1

该程序利用Excel表的强大功能，对于每张表内不相同的内容，通过在表内设置相应的函数公式，可以自动生成一些相关的数字内容（比如凭证号数和张数）。从第二张表开始，凭证号数的起始号都可以设置函数公式调取前面一张表的数据，如第二张表，图2所示，可以在单元格内设置函数公式（'1'！L23+1），后面的表以此类推。

图2

对于凭证的张数，可以在单元格内设置计算公式（L23—J23+1）来完成。图3所示。

图3

对于侧面的内容，如“年度”、“月份”、“共 册”、“第册”等，也可以设置相应的函数，从正面表格内取值，然后自动生成。内容输入完成后，就可以一次性选择需要打印的数张表实现连续打印。

（二）打印步骤及方法

1.选表

一个单位有几本凭证选几张表。比如有5本凭证，用鼠标单击工作表下方的表1，按住shift键再用鼠标选中表5。

2.对多张表格进行同时编辑（“至第 号”除外，第四步再修改）

刚才同时选中了5张表，对表中相同的部分进行修改。如单位名称、凭证名称、年份、月份、总册数、装订时间等。侧面也不用修改，可以在表中设置公式，正面修改后，侧面自动生成。

3.取消所选表格的同时编辑（非常重要的一步）

刚才是对5张表同时编辑，修改完后需在后面的任意一张表上点一下，取消对所选5张表格的同时编辑。

4.修改凭证号数

点击表1，修改“至第 号”，填入这一本的凭证号，然后再点击表2，输入到第几号凭证，依次类推，一直将5张表修改完。

5.打印

按第一步的选表方法，选中5张表，按打印命令，可同时打印5张表。（纸张选A4—R）

二、现实意义和作用

1.这种方式合理利用了计算机信息技术，实现了电脑自动打印，要比手工填写和加盖数字印章的方式节省很多的时间。

2.在填写凭证张数的时候是利用函数公式自动计算生成，可以保证百分之百正确性，要比人工计算正确率高。

3.由于是在电脑上输入，对于个别输入错误，在没有打印之前都可以再进行修改，不像手工方式那样要对于部分内容填写错误的凭证必须要作废，从而造成一定的浪费。