医疗卫生机构人事档案管理信息化探讨

艾丽 何琦

摘要：加强人事档案管理的信息化建设，对于医疗卫生机构而言具有十分积极的意义，有助于为其发展提供有力的数据支持，提升工作人员的效率，创新其工作方式，从而推动医疗卫生机构的发展。本文从医疗卫生机构人事档案管理的信息化建设这一视角切入，对其展开讨论，分析了我国目前医疗卫生机构人事档案管理信息化建设过程中存在的主要问题，并给出了相关的解决对策，希望幫助我国的医疗卫生机构实现其自身的长远、健康发展。

关键词：医疗卫生机构；人事档案；信息化管理；问题及对策

一、引言

人事档案管理是现代企业内部管理的重要组成部分，对于企业人才的合理流动以及整体工作效率的提升具有十分积极的意义。伴随着我国社会、经济的不断发展，国家的医疗卫生体制改革也在不断推进，这就要求医疗卫生机构在其运营管理的过程中，不断加强人事档案管理的工作力度，对其实施信息化管理，尽快建立健全科学化、信息化、合理化的人事档案管理路径，从而提升医疗卫生机构自身人事档案管理的整体水平，为自身的发展打下坚实的人才基础。

二、医疗卫生机构进行人事档案管理信息化建设的重要性

1.有助于规范人事档案管理，提升其科学性和合理性

对人事档案管理进行信息化建设，是档案管理工作的一大进步，有助于提升人事档案管理的规范性、科学性和合理性，减少人工管理过程中的隐患和潜在风险，从而提升其人事档案管理的水平和质量。传统的人事档案管理方法效率较低，模式较为滞后，致使人事档案流失的现象经常发生，对医疗卫生机构造成了很大的影响，因此积极开展人事档案管理的信息化建设工作，可以对人事档案实施标准化和规范化的管理，从而提升其科学性和合理性。

2.有助于医疗卫生机构人力资源的优化配合，确保人才合理流动

人事档案管理的目标是对企业的人力资源进行优化配置，因为人事档案比较详细的记录了各个岗位上各个工作人员的能力、水平和状态，所以根据其人事档案的记录，可以对人力资源进行更加合理的分配。在人事档案信息化的管理模式下，就更加有利于医疗卫生机构对工作人员的工作水平、能力和状态有一个清晰、准确的把握，结合以上信息和数据化分析的结果，可以对员工的岗位进行科学、合理的变动或调整，从而更好的发挥每一个员工的价值。

3.有助于提升医疗卫生机构人事档案管理的效率

对人事档案进行信息化管理，可以最大限度地提高医疗卫生机构人事档案管理的整体效率、质量和水平。传统的人事档案管理方式不仅要耗费大量的人力、物力和财力，而且从信息的收集、整理、检索、分类到进行统一化管理，是一个十分漫长的过程，再加上出错率比较高，因此人事档案管理工作人员的压力是巨大的。但是对人事档案进行信息化的建设和管理之后，相关工作人员得以解放，全部由计算机负责人事档案管理的大量工作，因此大大的提高了医疗卫生机构人事档案管理的工作效率，而且错误率明显降低。

4.有助于纸质档案的保护

一直以来，传统的人事档案管理工作都是采用纸质的方式加以记录，其好处就是有利于保证信息统计的全面性和客观性，而且有比较强的证明能力。可是其缺点是纸质的资料比较容易丢失，而且容易被损坏。在对人事档案进行信息化管理之后，就可以有效的解决上述问题，传统的纸质档案被数据所取代，可以减少原始资料丢失和损坏的情况，而且档案的查询也更加方便，有助于医疗卫生机构更好的开展人力资源管理的相关工作。

三、我国医疗卫生机构人事档案管理的现存问题

1.方案内容缺乏真实性

人事档案内容如果缺乏真实性，会对医疗卫生机构的相关管理工作产生很大的影响，因为其人事档案管理工作的内容比较多，而且时间紧、任务重，假如有关管理人员不负责任，工作态度不端正，就有可能导致档案材料信息的失真，比如：档案材料的内容前后不一、名字错误、时间对不上等，不仅仅会对材料的归档工作造成很大的影响，也不利于人事档案资料发挥其真正的价值和作用，从而会给医疗卫生机构的人事档案管理工作带来许多的麻烦。

2.政出多门，引发档案管理纷争

由于人事档案的管理工作是牵涉到许多部门的，人事档案资料在收集、传递和录入的过程中，会受到党委组织部门、政府人事部门下属的人才流动服务中心、教育部门以及其他部门的共同管理，在这整个的流动过程中就难免发生分歧和冲突，从而影响人事档案管理工作的效率，对档案信息的真实性和客观性也会产生一定程度的影响。

3.部分档案材料的归档范围模糊，内容陈旧

人事档案的信息只有及时加以准确的更新，才能保证其真实、有效。可是，因为医疗卫生机构对人事档案管理工作缺乏足够的重视，致使人事档案管理的基础设施比较差，设备更新速度慢，信息化程度比较低，工作量大且内容繁杂，加之管理人员的数量又十分有限，致使档案材料的质量较低，组织意见中多是一些空话套话，档案管理缺乏科学性、标准性和系统性。

四、医疗卫生机构进行人事档案管理信息化建设的建议

1.形成人事档案信息化管理理念

人事档案管理对于医疗卫生机构各项工作的开展具有十分重要的作用，机构高层和相关管理者对此必须引起高度重视，要更新自己的人事档案管理理念，形成信息化管理思维，从而提升机构人事档案管理的整体质量和水平。必须明确并重视人事档案管理的价值，培养人才信息库的新型管理意识，加快人事档案信息化管理的建设步伐。

2.加大硬件设施的投入

对人事档案实施信息化管理是现代企业管理人事档案的一个趋势，所以医疗卫生机构也要紧跟时代发展的步伐，尽管部署和实施人事档案的信息化管理，从而提升管理的实际质量和水平，以满足自身发展的需要。现行的《全国档案系统信息化建设实施纲要》对档案管理的信息化水平做出了明确的要求和规定，医疗卫生机构必须严格遵守和执行其相关要求，加大人事档案信息化硬件设备资金的投入力度，加快设备和系统建设的步伐，从而为机构人事档案信息化管理工作的开展打下坚实的硬件基础。

3.加强人事档案信息化管理软件系统的安全防护

人事档案资料是医疗卫生机构内部重要的数据信息，假如泄露或者流失，会对机构自身造成很大的影响。所以要求机构在人事档案信息化管理系统的建设过程中，要认真做好安全防护工作，加强数据隔离和数据监测，及时阻断和拦截恶意入侵和存在风险的访问，并向系统管理员进行反馈，之外，要格外重视档案信息系统访问这一环节，对访问请求进行严格的审核，应时常更换访问密码，建立健全全面的防护体系，以免出现数据流失或被盗取的情况。

4.积极建立员工个人的电子档案系统

建议医疗卫生机构积极建立健全员工的个人电子档案，把员工的基本信息纳入到数据库里，便于实现员工电子档案管理的规范和统一。特别注意的是，在数据信息录入的过程中，要切实保证其准确性和真实性，各个部门之间积极进行沟通、交流与合作，避免出现信息失真的情况。

结语：医疗卫生机构要认真分析目前自身在人事档案管理工作过程中存在的问题，加快人事档案管理信息化建设的步伐，提升人事档案管理的水平和质量，为机构的科学决策和其他各项工作的开展提供科学、可靠的数据支持，为自身的长远、健康发展打下坚实的基础。

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