信息化背景下文书档案管理工作探讨

肖彦琼

摘 要：伴随着我国科学技术水平的快速发展，信息化已经成为现阶段主要的发展趋势之一，加强信息化建设已经涵盖我国各行各业。可以说新时期下信息化是一个重要标志，这对于文书档案管理工作既是机遇也是挑战。在信息技术背景环境下，文书档案管理工作应该朝着信息化方向发展，才能够实现资源共享的成果。但文书档案管理工作还存在一定的问题，如何优化文书档案管理工作的效率，是我们当前面临的现实问题。本文主要阐述了对信息化背景下文书档案管理的概述与优势分析，信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题以及如何加强信息化背景下文书档案管理工作的措施探讨。

关键词：信息化 文书档案 管理工作 效率 探讨

一、对信息化背景下文书档案管理的概述与优势分析

随着信息化时代的到来，计算机网络技术已被广泛地应用到了文书档案管理工作中，因此对文书档案管理工作提出了更高的要求。档案管理信息化是我国信息化战略在档案领域的具体体现，将现代化信息技术和文书档案管理相融合，才能够实现文书档案管理的现代化进程，通过整合资源提升文书档案管理工作的效率。在信息化时代企业的各种文书档案管理工作呈现出多元化的趋势，由纸质文书档案转向为电子档案。档案管理工作人员应充分认识到电子信息对文书档案管理工作的重要性，进而也要认识到文书档案管理团队信息化素质，有利于提升文书档案管理工作的准确性。

在信息化快速传播的社会环境下，人们越来越重视信息化技术在文书档案管理工作中的应用，与传统的文书档案管理工作相比较，在信息化背景下文书档案管理有以下几点优势：

（1）信息化使文书档案管理实现了共享。传统的文书档案管理工作由于受到管理形式的局限，导致各种资料在应用的时候无法实现共享，所以文书档案资料利用效率较低。然而在信息化背景下，我们建立了档案综合管理系统，可以运用VPN技术对电脑进行远程操控，它具有轻松便捷和高速的特点，提高了文书档案管理资料的利用程度。

（2）信息化使文书档案管理质量得到了提升。传統的文书档案管理工作都是工作人员手工完成的，花费大量的时间和精力，工作效率、质量都不尽如人意。然而在信息化背景下，实现了文书档案管理工作的组合和整理一系列工作，也加快了文书档案管理工作收集和整理的速度。

二、信息化背景下文书档案管理工作现状及存在的问题

1.文书档案管理信息化工作认识函待提高。文书档案管理在单位办公室工作中占据了重要位置，所以采取信息化手段来管理文书档案是非常有必要的。但是很多单位对信息化文书档案管理认识不高，加之管理者对信息化管理工作认识不足，导致管理者的管理理念相对落后，严重阻碍了信息化文书档案管理的发展。

2.文书档案管理工作信息化程度较低。文书档案管理工作信息化程度较低是由于受到传统的文书档案管理理念的影响较深，很多文书档案管理部门引进了计算机信息化的设备，但只懂得简单的工作程序，特别是将大量的纸质档案资料转化为电子档案时，很难将纸质档案的收集、整理和利用过程信息化，文书档案管理工作效率低下。

3.文书档案工作者素质有待进一步提高。目前有些单位的文书档案管理部门虽然设有计算机设备，但由于相当比例的档案工作者对信息设备了解不足，配备信息化设备纯属摆设，导致档案工作信息化管理流于形式。

三、加强信息化背景下文书档案管理工作的措施

1.要提高档案管理信息化理念。

单位的管理者是开展文书档案管理工作的重要核心，起着重要的作用。单位的管理者要接受最新的信息技术和管理理念，充分认识到信息技术给档案工作带来的便利，不断强化创新意识，改变传统的管理理念，高度认识到档案管理信息化的重要性和前瞻性，配备档案意识强、业务熟练的档案工作者从事档案工作，保证文书档案管理工作的水平。

2.建立高素质的档案管理队伍。加强对现有档案管理人员的专业素养和计算机应用能力的培训，同时吸纳高素质的人员加入档案管理队伍。档案管理人员也要加强自身学习，积极参与各类档案继续教育和培训，完善知识结构，不断提高业务能力和业务水平，争取成为一名优秀的文书档案工作者，满足信息化时代对文书档案管理工作的要求。

3.完善档案管理信息化设备。

基于信息化时代，以往的人工管理方式逐渐被信息化管理技术和设备取代，而要进一步简化文书档案管理的工作环节，降低工作的难度和强度，要求单位要结合实际情况适当加大人力、物力和财力的投入，积极引进先进的信息化设施、技术，将现代化的信息设备和技术广泛应用于文书档案管理的各个环节之中，为实现档案管理信息化创造有利的硬件条件以及工作环境。

四、结束语

综上所述，信息化背景下的文书档案管理工作具有一定的优势，不仅可以提升档案管理工作的效率和质量，还会进一步提高管理者的工作能力。因此，单位应该加强信息化计算机技术在档案管理工作中的广泛应用，才能不断加快对档案管理资料的研究，推动档案管理工作深入信息化的

发展。

参考文献：

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[2] 李国兰.严红利.浅谈信息化背景下文书档案管理员工作探讨[J].科技展望，2016，（06）：226-179.