浅析医院中层干部人事档案管理中的问题及对策

文/昭通市中医医院 马睿

现代化医院管理的一个突出特征就是规范化、制度化建设，现代医院中层干部人事档案工作的管理也需要逐步走上规范化、制度化管理之路。那么，医院如何提高中层干部人事档案管理人员的工作水平和服务水平，以便更快更好地发挥医院中层干部人事档案的作用，为医院干部的选拔、培养、管理、储备人才提供科学有效的依据，是当前每个医院中层干部人事档案管理工作的关键。

一、医院中层干部人事档案独特的工作要求

（一）收集与补充。医院中层干部人事档案的收集是医院人事档案工作的最重要的工作环节，是医院人事档案管理工作的最前端，其档案收集的目标是收集完整。那么，人事档案的动态性特征就决定了医院中层干部人事档案资料，必须经过后续环节的补充工作，因而，医院人事档案管理者必须做到收集档案资料的同时不断补充资料，收集与补充工作同时进行。

（二）医院中层干部档案的保密性。因为医院中层干部人事档案资料涉及医院每个中层干部个人的学习及一生的工作、生活经历的重大事件，比如：个人的功绩、获得的表彰及处罚，以及家庭和生活中的隐私等方方面面的情况和资料。而这些资料内容在一定时期内是要求保密的，具有保密性，只能由医院人事科集中保管，并建立执行严格的保密制度，不得随意公开和扩散其个人信息，特别是医院的领导干部、知名人士、昭通名医，其人事档案的保密性要求更高。

二、干部人事档案管理存在的问题

（一）中层干部档案管理思想意识不足。一是医院领导重视不够，多年来，很多医院的领导认为档案管理工作不能直接体现出医院的工作业绩，也不能为医院创造经济效益和社会效益，医院还需要投入一定的人力、物力，因此不很重视干部档案管理。二是管理人员和设备配备不足。目前，很多三甲医院尚未有专职的档案工作人员，人事档案管理工作人员更是由人事部门的工作人员兼职，这些兼职人员一般是半路出家，对中层干部档案管理业务不了解、不熟悉，且日常工作繁忙，没有更多的时间投身到中层干部人事档案管理工作中，导致很多中层干部人事档案材料的收集不齐全，归档不及时，需要补充的资料收集不到。

（二）中层干部档案资料真实性值得探讨。医院中层干部人事档案管理，就是要确保档案资料收集补充的真实性、严肃性和可靠性，只有收集补充到真实、可靠的档案信息资料，才能为医院领导提供科学的决策依据。由于大多医院的中层干部人事档案管理工作人员是兼职的，受时间限制和业务知识水平的限制，往往在进行材料审核时把关不严，一些虚假的材料混进中层干部人事档案中。近年来，在被查处的选人用人违纪违法案件中，不难发现个别不法分子肆意涂改、增减档案材料，制作假档案。

（三）中层干部人事档案资料信息利用率低。现在医院中层干部人事档案的利用，仅仅限制于查阅原始的档案材料，翻阅纸质文本，人事档案信息服务工作，只是一种被动的、落后的服务状态，而不是主动提供信息，提出参考意见和建议，在一定程度上大大降低了其利用效率。

三、医院中层干部人事档案管理工作的对策

（一）建立健全档案管理工作机制。医院必须建立健全完善的档案管理制度及其工作人员职责，保证有专用的档案库房。严格落实各项工作制度。从而有效推动干部人事档案管理工作的科学化、规范化发展，不断吸取和总结工作中的经验教训，保障工作有序开展。

（二）增强干部人事档案管理者的服务意识和专业知识。要增强档案管理者的服务意识，是医院中层干部人事档案管理的重中之重，在实际工作中，需要管理人员积极主动地投身到工作中。同时，还需要医院领导及相关科室部门大力支持配合工作。配备齐全档案管理设备的时候，还需要配备思想政治素质好、档案业务能力强的人员担任。

（三）提高干部人事档案的利用价值。医院中层干部人事档案管理的利用价值，是提供有效的信息资源，这就要求中层干部人事档案记录内容要具备完整性和条理性。在管理工作中，要求档案管理工作人员对干部的各类信息资料进行合理分类，为查阅者提供不同类型的人员资料状况，定期或不定期对收集归档干部人员进行分类、统计、汇总并分析，做好信息保密与信息使用之间的关系，保证干部人事档案资料的安全性，同时也要提供相应的信息服务，在保护的同时提高档案信息的利用效率。

四、结语

总之，要使医院中层干部人事档案管理工作取得新的进展，医院领导和中层干部人事档案管理人员必须协调一致，充分认识到中层干部人事档案管理工作的必要性和重要性。改变原有的工作思路和工作模式，适应新的档案工作发展需要，将医院中层干部人事档案管理工作推向新的高度，从而推动医院各项工作健康有序发展。