电力企业公文精益管理的探究

文/广东电网有限责任公司清远清城供电局 欧利萍

公文管理属于电力企业管理工作中的基础部分，对于电力企业的正常运营有着较大的帮助，加强对其进行管理可促进电力企业运转效率提升。因此，当前电力企业应当对公文管理引起较高的重视，对其采取精益管理方式，以此来提升公文管理质量，促进电力企业健康发展。

一、电力企业公文精益管理的实践研究

（一）提升公文质量。在公文管理工作中，提升公文质量是管理工作开展最为基本的环节。通过在公文中制定更高的精益目标，能够积极引导公文精益管理的开展和进行。例如某供电企业在实际的公文管理中，为了提升其质量，不仅专门制定了公文评价指标，而且还确立相应的质量考评体系，在实际应用中展现出较好的效果。

1.制定公文评价指标。精益管理所面对的对象较为宽泛，其中每个细节都可以作为改善的地方。该供电企业专门制定了一系列的公文评价指标，对每件公文的流程、行文、内容、格式等进行细化考评。尤其是当前公文管理中表现出来的一些公文质量问题，重点进行扣分设置，建立完善的扣分标准，让整个公文评价工作能够更加规范。

2.采用评分制考核方式。该供电企业在公文精益管理中主要采用评分制考核方式，每月对企业内部各部门公文进行评分考核，并严格按照制定出来的公文评分标准执行。当发现某公文存在错病情况时，从满分中减去相应的错病扣分。最后再通过考核结果分析各部门公文管理情况，分析其出现较多质量问题的原因，并及时制定针对性的管理措施，以改进公文质量。

3.加强对考评结果的分析与应用。每月对各部门公文质量考评结束后，需及时对其进行分析和总结，对其中错病文较多的部门及时提醒，以便其后期对此引起重视；对不合格的公文则直接予以退回，并对相关部门开展针对性的培训。通过多种方式同时开展的方式，促进公文质量提升。除此之外，该供电企业每年还进行优秀公文工作集体、先进个人的评选，并予以适当的表彰和鼓励，在企业内部形成模范效应作用，同时通过这种方式也能够有效激发其他部门公文创优的积极性。

该供电企业自从开始实施公文评分考核制度以来，公文质量呈现明显上升，公文出错率降到2%以下，且该比率还呈现出不断下降的趋势。

（二）提高公文办理的效率。公文精益管理追求的是效率，在保证较高质量的同时提高其时效性。该供电企业为此在公文办理上对时间作出明确的限制，要求每份公文从起草到办理完毕的时间不超过6天，而每个流转环节的时间不能超过1.5天。同时利用专门的协同办公系统对实际的办文效率进行监管，对即将超时的公文进行预警，对每月出现公文办理超时的部门进行企业内部通报和惩处，希望能够以此提升公文办理的及时率，让企业各部门的办公人员能够养成良好的公文处理习惯，让公文办理处于可控的状态。

1.在办理上施行协商制度。为了有效避免公文在协同办公流程中各部门意见出现分歧，耽误公文办理的时间和效率。该供电企业在精益管理过程中提出协商办理制度，要求各部门在正式办理公文之前注重相互协调，当出现意见分歧时需先对其进行解决，然后再行文办公，以此来提高整体公文办理的效率。

2.切实实施限时办理制度。所有公文在进行办理时必须按照相关规定期限办理。该供电企业在限时制度中明确指出：对于基层单位提出的上报请示公文，在进行办理时最多不能超过15天（多部门办理）；如果由单一部门办理，则不能超过10天；如果请求办理公文为急件，则必须在5天内回复。如果在规定时间内无法完成公文办理，则必须说明原因，并由相关领导核实，然后对请求办理的基层单位做出初步回复，明确最终的办理时间，并且在公文办理系统上做好相关的办理记录。

3.切实执行超时默认制度。对于基层单位的公文上报请示，相关受理部门必须在规定时限内进行答复，如果逾期未做任何回复，则可视之为同意，并由基层单位收回公文，进入到下一个办理流程。因此造成的一些问题由超时部门承担。

（三）精简公文数量。为切实保证公文管理的整体质量，首先需从公文的数量上做出限制，减少不必要公文的印发。

1.严格控制公文发文的数量。该供电企业为提升公文发文的质量，结合企业每年发文数量情况，对各部门未来一年内发文数量做出指标限制，以此来要求各部门做好过程管控。

2.加强发文的协调统一。首先企业各部门加强发文必要性的审核，并由供电企业办公室进行监管，控制不必要的发文。其次要求企业内部同级部门之间施行协同管理方式，对于同类型公文，可以采取合并的方式来进行发文。

3.落实公文“五不发”原则。要求所发公文确有较高的必要性和实效性。如果所发公文属于特殊形式的公文，那么将不再以其他形式进行发文；如果所发公文有着较多相似之处，可以进行整合发文，那么将不采用单独逐个发文的方式；如果企业制定的规章制度或者国家法律法规作出明确的规定，不需要再进行单独的发文；对于在会议上已经通过的文件材料，不需要再单独发文；对于企业领导没有要求转发的文件，不需要对其进行发文。

该供电企业在施行一系列精简公文数量的策略之后，企业于2017年全年发文数量相较于上年减少43%。

二、公文精益管理的措施思考

（一）完善制度，控制流程。公文精益管理的方式应当逐渐转化成为各部门开展工作的职责。发布的公文在运转的过程中需依据制定的流程进行运行，保证公文运转的规范性。同时为了保证公文精益管理得到有效落实，在供电企业内部应当及时对相关的规章制度进行修订，确保公文管理的整体规范性，促进管理效率的提升。除此之外，还需要对公文管理的流程进行细化，并建立相应的质量管控机制，明确各部门各环节的主体责任，并要求所有发文文件必须交由部门主管进行审查，以此来督促公文办理人员提高公文质量，实现对公文内容、公文格式、公文质量的严格把控。

（二）循序渐进，严格审核。对于公文精益管理最难的地方在于难以保持较高的持续性，难以做到真正的不断进步。因此，在开展公文精益管理的过程中，关键还在于不断对管理措施进行改进，争取每次改进和完善都能够促进管理的进步，从而实现公文管理的良性循环，使其变得越来越规范、标准，达到提升公文办理质量的目的。

（三）培养人才，完善机制。电力企业在开展公文精益管理的过程中，人才是十分关键的部分，通过建立一支高素质的文书团队能够在很大程度上提升公文管理的效果。

1.做好人员选择工作。对于公文办理人员，不仅要求其具备较高的业务处理能力，而且还需要其具备较高的责任意识。在具体的文书人员配置中，首先需要注重文书团队结构的合理性，对文书人员的年龄、学历、专业等做出调整。其次需要不断强化文书人员的责任意识，使其在公文办理中保持高度的责任心。同时文书人员应具备较高的自我学习意识，能够在工作之余自行学习相关的公文知识，了解相关的政策方针，以便能够实现高效办公。

2.完善培训机制和考核机制。对各部门的文书应当对其加强培训工作，专门进行公文培训，提升其在公文处理上的能力。并在培训过程中将一些日常工作中出现的典型案例作为培训内容，将一些日常工作中较容易出现错误的公文问题做出总结，在培训时专门将其列出，以此来降低文书人员在公文办理上的出错率。同时在企业内部建立专门的公文办理交流平台，促进各部门文书人员间的沟通交流。除此之外，还需要加强公文考核机制的完善，不断强化对公文的审核，并将考核结果同惩处、表扬相联系，对优秀的公文予以表扬，对长期出现公文错误的文书人员做出惩处，从而在企业内部营造出良好的氛围。