公文写作中不规范现象的产生原因与对策研究

文/国网山东省电力公司聊城供电公司 牛玉存

公文是政府机关单位之间、政府与企事业单位间的交流沟通工具，公文的严肃性和规范性会影响行政管理的效率和质量。但在日常办公中，公文写作不规范的现象依然存在，这不但降低了公文的效力，而且给发文机关的管理工作带来不利影响，甚至造成严重后果。所以，针对公文写作中的不规范现象，做出深入细致的研究，分析深层次的原因并提出改进措施，具有非常重要的现实意义。

一、公文写作工作中常见不规范现象

（一）文种使用不规范。公文写作中，文种使用不规范的现象较为常见，比如向上级管理单位申请针对某一项目的拨款时，应采用“请示”文种，但有时却写成“报告”，如《xx项目关于xx拨款的报告》，常用的公文文种当中，“请示”是需要等待上级管理单位批复的，而报告是不需要上级批复的呈报性公文，文种的错用导致了公文目的不明确，难以发挥应有效用。此外，在两个单位没有上下级隶属关系时，公文文种应该采用“函”进行行文，但有的单位为了抬高受文单位地位，却采用“请示”或“报告”文种，很容易产生误解。另外，较为常见的文种使用不规范还有“决定”“通知”和“通报”的混淆，正常的人事任免公文应该采用“通知”文种，而不是《关于XX同志的任免决定》；人员奖惩应该采用“决定”，有时却误用为“通知”。在表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况时应采用“通报”，有时却误用为“通知”。

（二）公文格式不规范。格式不准确主要表现在以下几点：一是标题拟写不规范，存在滥用标点符号的现象；二是主送机关不规范；三是公文发文文号错误；四是附件写作不规范；五是排版格式错误；

（三）文字表达不规范。行文语言不准确不严谨，未采用严格的书面用语，有的使用了口语或网络语言等不规范文字，此外还存在语句不通顺，句式杂糅，逻辑性差和误用标点符号等问题，严重影响了公文的质量。

二、公文写作不规范原因分析

（一）重视程度不够。公文写作不规范的重要原因是发文单位对公文撰写的重视程度不够，主要表现在以下两方面：首先是公文审核校对和签发程序流于形式，缺乏对公文进行严格审核管理。二是负责公文撰写的工作人员职位较低，办公水平不高，对实际的工作不了解，导致行文内容和实际工作内容脱节，出现行文不规范不准确的现象。

（二）对公文属性不明确。公文的写作要求撰写者严格依照工作需求完成，尽量避免在写作过程中出现随意性和自发性，不能受到撰写者主观意愿的影响。但在实际的公文写作中，有的撰写者对公文的属性把握不准确，发文目的不明确，对自身的职能定位也不够准确，导致在撰写公文时很容易出现对文种和内容把握不准确的现象。

（三）理论知识匮乏。行政公文的撰写要具有时代特色，要和社会发展紧密相连与时俱进，以适应社会发展变革和市场经济转型发展的要求，因此，需要公文写作者掌握较强的理论知识。但在实际工作中，公文写作者的理论知识如果没有得到及时的更新而是传统的写作观念，那么所撰写的公文也很难体现出社会发展动态，难以满足实际工作要求。

三、公文写作质量的提高策略

（一）加强对公文写作的重视。为了提高公文写作质量，首先要加强对公文写作工作的重视，强化公文写作的重视程度是维护公文严肃性和权威性的最重要手段。在公文撰写和发文过程中，应建立严格的审批流程和管理制度，建立严谨的工作作风。同时，各级党政机关要对公文写作人员的业务素质和专业水平有充分的把握，对撰写人员给予充分的重视，不断加强人才的选拔和培养工作。此外，对于单位中已发的公文，要进行定期的整理和检查，对存在的不规范现象应及时进行纠正，以防止此类不规范现象继续发生。

（二）提高公文撰写者专业能力。公文撰写工作者的专业能力直接影响了公文写作的质量。因此，想要避免公文写作中的不规范现象产生，就必须加强公文撰写人员的专业培养，提高其公文撰写水平。首先要保证公文撰写工作人员对相关政策法规全面掌握，避免在写作过程中出现政策误读。其次要加强写作者文字运用能力，避免出现病句、滥用标点符号、文章格式不规范等现象的产生。最后，要培养撰写人员理论联系实际的能力，确保公文在实际应用中能充分发挥应有作用。

（三）摒弃领导效应。在公文撰写工作中，有的领导干部对公文并不熟悉，可能会出现错误的指示，将“请示”“报告”“汇报”等文种混淆的状况时有发生，而公文起草者往往依据领导的口头表述为依据撰写公文，不知变通，或明知领导有表述错误也不加更改，出现行文不规范现象。因此，公文撰写人员要转变思想观念，坚持实事求是的原则，对领导的错误进行提示和指出，及时予以纠正。

公文写作中存在的不规范现象，不但影响发文质量，损害发文单位形象，还会影响公文中涉及到的实际工作的执行和开展。因此公文的发文单位、从事撰写公文的工作人员要转变观念，充分认识到公文写作的重要性，加强理论学习，提高公文写作的业务能力，着力提高公文写作质量。