电子公文流程管理中工作流技术应用

文/中国飞行试验研究院 孙颖飞

由于电子信息技术不断发展，电子公文得以出现，并且得到越来越广泛的应用，在实际应用中也发挥着越来越明显的优势。在电子公文实际应用中，电子公文流程管理为重要任务，也是有效保证，而电子公文流程管理需要对相关技术进行应用，工作流技术便是其中较重要的一种。在实际工作开展中，管理人员需对该技术进行合理应用，以提升电子公文流程管理效果及质量。

一、工作流技术简化电子公文管理

对于工作流技术而言，其在实际应用中可实现过程逻辑与应用逻辑分隔，过程逻辑能够使业务管理目标、功能以及相关策略得以体现，工作流技术这一功能与数据库管理及应用软件分隔比较类似，在过程逻辑和应用逻辑实现分隔的基础上，可对两者实行相互独立修改，在不同过程逻辑中应用逻辑可实现重复应用。因此，在电子公文流程管理中，利用工作流及技术能够分离出流程控制中相关公共职能，也是使电子公文应用管理与过程管理实现分离，使电子公文管理由传统管理中分离，可利用工作流管理系统单独实行管理，从而使电子公文管理实现动态化，使电子公文业务系统效率得以提升。

二、工作流技术规范电子公文管理

工作流技术所具备的十分重要的一个特点就是工作流本身为模型，可使业务计算机化表示模型得以反映，其主要目的就是在计算机环境下实现业务集成以及自动化。在电子公文流程管理中，通过对工作流技术进行利用，可使电子公文流动过程实现进一步分化，使其成为更小任务计算单元，对于每项具体内容实行描述，对其所涉及数据信息内容及流向进行研究，同时可说明管理中各个权力人操作需求以及所具备的权限。通过这种管理方式，可使电子公文管理更加规范，在实际管理中通过对标准工作任务环节进行设定，对每项任务工作内容及职责进行定义，对电子公文管理中每个环节内容进行规范，同时通过对电子公文处理流程进行规划，可实现相互独立活动，这样一来，在电子公文传递中能够减少不必要中间状态，使电子公文传递时间及临时储存时间明显降低，也就能够使业务过程整体处理时间降低。另外，电子公文流通整个过程可实现规则运行，对于公文所处状态，每个具备权限人员均可实行查询，相关人员也能够由系统中获取自身任务表，使流转过程得以规范，还能够通过可视化形式对工作流过程进行直观控制，也就能够发现其中不合理之处，可优化重组电子公文管理过程，使电子公文管理更加具有规范性。

三、工作流技术实现规范化电子公文流程

相比于普通过程模型，工作流模型最明显特点就是能够被工作流管理系统执行，也就是工作流需利用计算机软件才能够得以完成，且完全由软件系统控制，在计算机技术支持基础上，使过程得以自动化执行。就构建工作流模型目的而言，能够通过计算机实行，促使业务过程实现自动化。所以，在电子公文流程管理中，利用工作流技术实际上就是实现自动化管理，包括整体任务调度、资源分配及管理规则等方面内容。利用工作流技术实行管理，可通过计算机工具使电子公文流程完全实现自动化，从而为电子公文流程过程控制及决策提供支持，在电子公文管理中也就能够实现在适当时间将适当信息向适当人传递，促使电子公文实现自动流转，使电子公文流程能够更加清晰，更加便于进行操作，从而使电子公文管理效率得以有效提升。

四、工作流技术提升电子公文流程管理效率

在电子公文流程管理中，利用工作流技术，可保证电子公文管理系统依据规划流程实现运行，确保电子公文流程管理得以进一步规范，对于工作流程及有关数据可实现更便捷访问，也就能够使工作质量得以提升。通过对信息流转进行动态控制，对于独立活动并行执行，使电子公文传递中不必要状态减少，从而可使电子公文传递及临时储存时间减少，也就能够使不必要的工作及重复工作减少，使电子公文管理成本得以降低，进而使电子公文管理效率提升。

五、总结

在现代电子公文流程管理中，工作流技术有着越来越广泛的应用，并且发挥着十分重要的作用，具有重要价值。在实际管理工作的开展中，管理人员应当在各个方面对工作流技术进行合理应用，以提升电子公文管理质量及效率，从而使电子公文流程管理更好符合实际需求，保证电子公文得以更好应用。