新医改背景下医院档案管理现代化问题及对策

文/广州市第十二人民医院 陈秀英

一、医院档案管理现代化存在的问题

（一）管理人员没有认识到档案管理的重要性。由于医院的核心工作就是医疗卫生工作，所以在医院的各项事务中会将重心放在医疗上，从而忽视了对医院档案的管理。但是，医院档案管理在医院管理过程中起着极为关键的作用，可以促进其他事务的科学发展。目前，因为在实际管理过程中相关管理人员没有重视档案管理工作的重要性，把医院档案室作为一种摆设，认为档案管理工作就是机械地对信息进行抄录和保管，所以，导致档案管理工作人员对档案管理的现代化意识比较薄弱，在管理过程中依然采用传统的思路，导致档案利用率低，无法发挥其有效的作用。

（二）档案管理水平较低。大多数医院的档案管理人员不是专业的档案管理人员，这类档案管理人员由于没有经过专业的培训与学习，严重缺乏专业的档案管理知识以及熟练的业务能力。因此，该类档案管理人员对于档案的整理、归档以及装订保存等操作缺乏一定的规范性，从而使得医院的档案管理水平低下。

（三）档案监管机制不健全。根据目前情况来看，医院对档案没有进行集中管理，并不统一，而且档案信息资源在各个部门中分散进行管理，导致信息共享出现断层。在新形势下，虽然很多医院已经开始建立档案监管机制，但是其管理机制并不完善，使档案信息资源无法在实际管理过程中充分发挥其有效的作用，无法对信息的安全性进行保障。例如：工作人员在借阅档案之后，如果出现没有及时归还的情况，或者档案出现破损和丢失的现象，就会严重影响档案信息本身的价值意义。

二、加强医院档案管理现代化的有效策略

（一）强化管理意识，提高管理水平。对于医院档案管理来讲， 并不是单纯地将各个科室的资料进行收集和整理，之后将其完整保存起来，而是要使档案管理工作更加科学化、合理化。因为管理人员对档案管理起着极为关键的作用，所以对管理人员提出了更高的要求。首先，设立专门的培训机构，对管理人员进行专业知识的培训和指导，加强他们的学习，不断强化管理人员的管理意识。其次，为了提高管理水平，要使相关的管理人员将工作全面落实，从而提高管理人员的责任意识，并对相关的管理工作更加了解和认识，避免出现不正确的管理行为。最后，制定健全的激励机制和考核机制，可以在很大程度上提高管理人员对工作的主动性，充分发挥他们自身的职能作用，优化管理方式，并在激励机制的作用下激发管理人员的积极性，提高自身的管理水平，并且也可以为医院的重要决策提供有价值的参考，为医院的可持续发展奠定良好的基础。

（二）建立健全的档案管理制度。在新形势下，部分医院在进行档案管理的过程中对自身的责任和义务没有一个明确的认识，造成很多档案丢失、内容缺失等问题，也使监督管理人员如同摆设，丝毫不起作用，使档案管理责任制度无法发挥其有效的作用。因此，为了保证档案的科学性和规范性，为了推动医院档案管理工作的现代化，要不断完善档案管理制度，规范管理。首先，要界定档案管理的内容，明确规定档案管理的期限，并对其进行合理的保存和利用，有利于提高档案的利用率。另外，在完善管理制度的过程中，一定要根据医院的实际情况，选择有经验的管理人员对其进行管理，同时还要全面搜集各个科室的档案信息，对各个科室的实际需求进行全面的了解，积极听取科室的建议，在此基础上制定具有针对性的管理制度，对档案进行有效、合理、规范化的管理。

（三）引进现代化档案管理技术。随着科学技术的不断发展与进步，要想更好地满足档案管理现代化的实际要求，就要顺应时代发展的潮流，采用现代化的管理手段，不断引进现代化的管理设备和管理技术。在信息技术的背景下，采用计算机管理档案已经逐渐成为医院档案管理发展的必然趋势，将档案信息用电子文件的形式在计算机中进行存储，不仅可以在一定程度上增加档案的内容，扩大档案的范围，也降低了管理人员的工作量，极大节约了人力、物力和财力，进一步提高了管理人员的工作效率和管理水平。

三、结束语

综上所述，医院在日常工作中最重要的一部分工作就是进行档案管理，在新形势下，档案管理对于医院的发展规划有十分重要的意义。因此，医院一定要重视档案管理工作，加快档案管理的制度规范化建设，不断提高自身的管理水平，加强对员工的培训和指导，激发员工的潜能，提高员工的专业技术和综合素养，同时建立健全的管理制度，充分发挥档案管理的资源作用，提高档案管理的利用率，促进医院可以在一定程度上朝着规范化、制度化、现代化的目标前进，为医院的健康可持续发展创造有利的条件。