电子发票报账存在的问题及业务流程构建

□（惠州喜苑旅游投资有限公司 广东惠州 516359）

一、电子发票的推行历程

电子发票是指全数字化发票，以电子记录的方式进行流转，可以通过电子发票号码和税控密码证实真伪。全面推行增值税电子普通发票在税务机关从“以票控税”向“信息管税”的转型过程中发挥着重要作用，在防控发票类违法犯罪、节能减排等方面也具有重大的现实意义。电子发票的推行经历了三个阶段：

（一）局部试点阶段：2011—2015年

2011年6月，中国物流与采购联合会发布《中国电子发票蓝皮书》，迈出了电子发票的第一步。2012年2月，国家发改委发布 《关于促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，开展电子发票试点。2012年5月，国家发改委办公厅发布 《关于组织开展国家电子商务示范城市电子商务试点专项的通知》，电子发票的5个试点城市为：重庆、青岛、深圳、杭州、南京。2013年5月，经北京市政府批准，北京市国家税务局启动了电子发票项目，并以京东为试点单位。2013年9月，苏宁易购电子发票系统在南京正式上线。2015年2月，中国人寿开出首张电子发票。2015年11月，国家税务总局发布 《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号），明确了增值税电子发票的法律效力，电子发票版式文件可由第三方电子发票平台生成。2015年12月，财政部、国家档案局联合发布《会计档案管理办法》，首次明确了电子会计档案的合法地位。

局部试点阶段主要针对重点城市，将电子商务交易平台与电子发票系统对接，建立监控电子商务交易的电子发票系统，总结电子发票推进的难点，为电子发票在全国的推广奠定基础。

（二）广泛推广阶段：2016—2017年

2016年3月，“推行电子发票”被正式写入“十三五”规划纲要。2016年5月，财政部、国家税务总局在全国范围内推行“营改增”试点，大部分行业都可以开具增值税电子发票。2017年12月，微信团队发布电子发票解决方案，电子发票首次整合开票接入、抬头管理、发票保存、无纸化报销和自助打印五大功能，并全部实现对外开放接口，打造接入、开票、保管、报销的全闭环管理流程。

在广泛推广阶段，由于不同电子发票第三方服务平台尚未打通，掌握大量C端用户的互联网企业成为电子发票行业的重要角色。

（三）全面覆盖阶段：2017—2020年

在这一阶段，国家税务总局出台相关政策大力推进“互联网+税务”改革，各大行业积极响应电子发票的推广应用，电子发票进入全面覆盖阶段。电子发票不再局限于大型企业，中小企业的电子发票应用与研究进一步深化，有助于解决中小企业在过渡期遇到的困难。

二、电子发票报账的现状和存在的问题

电子发票是现代信息社会的产物，与传统纸质发票相比，电子发票具有无纸化、低能耗、易保存、易查询等优点。目前因企业信息化程度的不同，报账业务经办人接收电子发票后，主要有以下两种报账方式：一是使用普通纸张打印（黑白或彩色）并向企业提交纸质打印版电子发票报账；二是提供电子发票PDF版本文件，在纸质财务报销单据（或电子报账系统）中填写（或录入）接收到的电子发票关键信息（发票代码、发票号码）进行报账。

目前，在实际操作中，电子发票仍然存在报账难、入账难、管理难等问题：一是不允许报账。在增值税电子发票推广阶段，部分企业财务部门因打印的电子发票难辨真伪，考虑到内控风险，不认可电子发票，不允许电子发票报销入账。二是重复报账。目前电子发票的打印次数不受限制，可以无限次打印，也可以打印后复印，存在重复报销入账的风险。三是修改发票基本信息报账。报账人员可能基于不法目的，通过PS技术修改电子发票的金额、抬头、项目等内容。与纸质发票本身所具有的防伪功能不同，如果受票企业财务人员不去发票查验平台查验发票并仔细比对的话，将难以发现电子发票被篡改。四是增加了企业的信息化管理成本。目前，财税系统无纸化链条尚没有完全打通，推行电子发票报账难以达到节约成本的目的。受票企业如果没有建立完善的管理系统，如为了适应电子发票的推广应用而单独建设电子审核报账系统，将会增加企业的信息化管理成本。

三、电子发票报账的业务管理流程构建

针对信息化程度不同的企业，围绕电子发票的接收、查验、报账、核算、有效保存，本文分别构建了相应的电子发票报账业务管理流程，具体如下：

（一）信息化条件有限的中小型企业

该类企业由于财力所限，大多没有建立财务共享中心以及会计档案电子化管理系统，无法通过会计核算系统与电子发票服务平台互联方式交换电子发票信息，从而无法直接以电子方式报账，依然以纸质发票报账为主。受票企业可以利用Excel软件建立《电子发票报销台账》进行管理，比如可以规定电子发票自开具之日起30日内必须报销，同时通过《电子发票报销台账》进行查重比对，防止重复报销；另外通过强化财务人员的审核工作，缩短报销时间，及时有效地审核纸质打印版电子发票，加快报销流程。

1.电子发票查验。报账业务经办人通过手机APP或电子发票查验网站进行发票真伪查验，并进行企业内部规定性审核。

2.电子发票报账。经办人使用普通纸张打印电子发票后向企业财务部门提交打印版电子发票、消费清单、付款凭证，并提供发票查验结果，承诺没有重复报销；财务部门收到纸质打印版电子发票后登记《电子发票报销台账》，台账采用连续编号，并在Excel表格中设置重复高亮，以此来检验该发票在企业内部入账的唯一性，如果符合报账要求，在纸质打印版电子发票上加盖已核验章。

3.电子发票核算。财务部门按企业财务流程核算入账，并将电子发票的关键信息和电子发票台账编码录入到记账凭证的摘要栏。

4.电子发票归档。财务部门直接归档打印的纸质版电子发票。

（二）信息化条件较好的中型企业

该类企业一般设有电子发票服务平台，但没有建立费用报销管理系统，也无法通过会计核算系统与电子发票服务平台互联方式交换电子发票信息，因此适宜采用直接使用电子发票报账的方式。

1.电子发票查验。报账业务经办人通过手机APP或电子发票查验网站进行发票真伪查验，并进行企业内部规定性审核。

2.电子发票报账。经办人直接在纸质财务报销单据中填写电子发票关键信息（发票代码、发票号码、金额、日期），并提供发票查验结果承诺没有重复报销；财务部门在收到财务报销单据后在电子发票服务平台标注该发票已核验入账，取得电子发票服务平台生成的唯一入账编码填入纸质报销单据。

3.电子发票核算。财务部门使用普通会计核算软件进行会计核算和账务处理，同时将电子发票关键信息和唯一入账编码录入记账凭证的摘要栏。

4.电子发票归档。财务部门直接归档财务报销单（电子发票代码、发票号码、金额、日期和唯一入账编码），同时归档保存电子发票详细信息及PDF版本文件。

（三）信息化程度较高的大型企业集团

该类企业可以建立财务共享中心或费用报销系统，并与国家税务总局电子发票服务平台对接，自动获取税务机关的电子发票信息，进行电子发票的入账核算与归档。

1.电子发票查验及报账。受票企业在财务电子报账系统中录入电子发票的关键信息（发票代码、发票号码），系统自动从电子发票服务平台获取电子发票的详细信息及PDF版本文件，同时对电子发票的合法、真实、唯一、完整性进行审核校验。

2.电子发票核算。受票企业财务部门对电子报账系统中录入的报账资料和配套电子发票信息进行审核，完成企业内部报账审批流程并生成会计核算系统记账凭证后，电子报账系统将电子发票入账信息反馈给电子发票服务平台，并取得、记录其所生成的唯一入账编码，完成电子发票从国家税务机关开具到企业处理、入账和反馈的全流程电子化闭环管理。

3.电子发票归档及调阅。电子发票信息与PDF版本文件随记账凭证、报账资料一起在企业会计档案电子化管理系统归档保存。电子发票作为会计资料归档保存后可通过记账凭证关联信息进行电子发票查询，也可以直接根据发票代码、发票号码等关键信息进行电子发票查询调阅。

四、结论

电子发票的全面推行，要求企业根据自身的信息化程度，相应建立符合内部控制要求的电子发票查验、报账、核算、归档及查阅各环节具体业务管理流程，维护报账业务的合规性，保障报账流程的顺畅性，降低企业的内控风险和税务风险。