对于高校教学秘书岗位职业能力及素养要求的探讨

文/朱炯翟

教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，承担着学校教学管理的大量基础性工作，是学院、教务处、教师与学生的桥梁和纽带，在实施教学计划、提高教学质量、深化教育改革和提升办学层次等方面起着重要作用。教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。因此教学秘书在工作过程中，对于自己承担的角色要有准确的定位，针对每一项工作角色，要有与之对应的专业意识以及专业素养，从而保证工作的顺利完成。

一、教学秘书是基层教学管理者，统管着 本院（系）教学方面的常规事务

这个角色的主要工作包括落实教学计划、教材计划，按时发放教师和学生课程表以及教材，并负责督促和检查执行情况；协助系主任检查教学秩序、了解学生对于教师教学的反馈和安排听课活动了解教师教学水平，协助教学管理部门评估教师教学质量，收集并检查教师的各项教学资料，对于教师备课状况及时汇总并向系部主任以及管理部门汇报，核实汇总教师工作量；组织本系各专业的期终考试工作（包括出题、制卷、阅卷及学生考试、教师监考等一系列工作的安排），协助教务处组织学生搞好各种能力考试、测试工作；审理学位和毕业资格；参与学生社会实践和毕业论文的组织、管理等等工作。这一角色承担的工作较多，涉及到教学过程中的方方面面，是教学秘书岗位承担的主要角色。

二、教学秘书是教学工作中基层管理的 服务者

教学秘书的另外一项工作是教学服务工作，大到专业建设、人才培养方案制定，小到教研教改项目的征集，教学计划、教材计划的制定、课表的安排、教师的调停课、成绩的录入核对等工作都需要教学秘书做好信息传递、资料收集整理，与各部门及学生相互沟通协调等服务工作。教学服务工作较为繁琐，同时对于教学秘书个人而言，为系部及其他教师做好教学服务工作后很难看到个人成果，要求能够在自己的工作岗位上兢兢业业，认真负责，不因职位小而产生心理不平衡，要保证一个积极向上、乐于奉献的良好精神状态。

三、教学秘书是信息的传递者

教学秘书是学院各部门与系部及学生之间的沟通纽带，是重要的信息传递者，对于学院各部门下发的各项通知，教学秘书要及时传达给系部教师及学生，同时对系部教师及学生对于各项事务提出的反馈，教学秘书要及时向各部门反馈。教学秘书的信息传达工作是保证学院正常教学秩序维持正常的基础。教学秘书承担的各种角色对于教学秘书岗位的职业能力和素养提出了以下要求：

（一）要树立服务教学的意识，有甘于奉献的能力

教学秘书工作内容较为繁多，除大量日常工作之外，还要协助院系领导、教研室主任进行教学管理工作，为教学工作服务。而教学秘书在做教学服务时，得到的回报往往相对较少，个人科研能力的发展以及社会服务能力的提升都因为岗位本身的性质受到了诸多限制，这就要求从事教学秘书工作的人员要有甘于奉献的精神，在工作中淡泊名利，不计较得失，踏踏实实做好本职工作。

（二）要有良好的沟通协调的能力

教学秘书主要工作内容之一是上传下达，工作过程中要跟学校其他部门、系部领导、教师系部学生打交道。这就要求教学秘书要有良好的沟通协调能力，主要表现在教学秘书要有准确总结文件精神的能力，同时要有良好的文字表达能力，对于沟通过程中的各种情绪要有不激化矛盾、安抚不满情绪同时不卑不亢严格按照文件精神开展工作的能力，还要有善于协调各学院各部门、系部领导以及系部教师还有学生之间的关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围的能力。

（三）教学秘书要有灵活处理紧急事情的能力

教学秘书主要协助院领导管理全院教学工作，院领导是决策人，而教学秘书是决策执行者。作为学院及系部领导，在管理上不可能面面俱到，因此教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，根据当时的情况，在不违背原则的情况下可以灵活处理。如临时调课、停课，设备出现故障不能上课以及教师因为特殊原因不能及时上交各种教学资料等情况，教学秘书都可以根据实际情况先做紧急处理，然后马上向领导以及相关部门汇报。

秘书工作的灵活性还体现在某些临时性的工作对于成员工作任务的分配并不细致，教学秘书根据实际情况灵活组织大家完成这些工作，调动所有成员积极参与按时完成工作。

（四）教学秘书要有现代化信息处理能力以及良好的统筹能力

教学秘书在安排课程时，需要考虑要实现最好的教学效果，上课教师的实际情况、教学资源是否可用等多方面的因素。高校扩招后，尤其是职业院校的教学资源比如机房、实训场地以及教师数量一般都相对紧张，要合理安排好课程，做到学生、老师以及实训场地每天的课程既不能过多，也不能太少以保证教学效果。这些要求需要教学秘书有现代化信息处理能力以及良好的统筹能力，能够根据院系专业人数、课程、时间等做好工作协调。

（五）教学秘书要有为领导决策做参谋的能力

高校教学秘书的工作一般是教学管理中的基础工作，在工作过程中，要接触各种各样的教学信息资源，同时要对教学运行实际情况进行有条件的调查和研究。掌握了教学过程中的一手资料，掌握信息的优势让教学秘书可以从全局了解学院的教学动态，从而承担教学参谋的职能。好的教学秘书对于教学过程中可能出现的问题，能够在问题出现前有预判同时给领导合适的建议。对于已经发生的问题，要能及时向领导反馈，同时根据自己的经验建议补救措施，提高领导决策的科学性和准确性。同时针对高校教学秘书队伍普遍出现的职业倦怠情况，教学秘书也要有能力向领导提出自己的意见和建议，对领导做好教学秘书队伍的建设工作，提高教学秘书工作的效率以及积极性提出可供参考的意见。

四、结语

总之，教学秘书岗位工作看似简单，但要高效率高水平完成各项工作，对于个人素质以及能力有较高的要求。因此教学秘书必须在工作中不断深入体会自己的岗位职责，发掘其新的内涵和要求，根据岗位要求努力提升自己的能力，为推动高校教学管理向高效化、现代化、信息化以及和谐化的轨道贡献自己的力量。