当前公安档案工作的问题及对策

刘建群 李家川

摘 要：档案工作是公安工作中的重要组成部分，做好档案工作对提升公安工作质效意义重大。广大民警应正视当前公安档案工作存在的问题，积极探求解决途径，为促进公安档案工作的良性发展提供借鉴。

关键词：公安档案；档案编研；档案鉴定；信息化

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1008-4428（2018）08-0006-03

公安档案是对公安机关各项工作的原始记录，对指引公安工作的顺利开展有着重要意义。随着我国社会的转型发展，治安形势日趋复杂，公安机关作为维护社会稳定以及服务群众的重要行政部门和司法机关，正面临着前所未有的挑战。在工作量激增的情况之下，深入推进公安档案工作，正视其短板并予以改进也就成了题中应有之意。

一、 当前公安档案工作存在的问题

（一）公安档案管理人员队伍方面

1. 思想認识不到位

相比较于打击犯罪、维护治安等传统意义上的公安主业工作，相当一部分民警没有认识到档案工作的重要性，甚至认为档案就是“一堆纸”，档案管理员就是“仓库保管员”，只要将相关材料装订好、存放到位就可以了。这种思想作用在领导身上，就导致公安机关内部在档案工作人、财、物资源上的投入不足，个别部门对于档案工作采取临时“突击”模式，检查人员一走就只管“主业”，长此以往使得档案工作与公安工作脱节；作用在档案工作人员身上，则导致个体工作责任心不强，积极性受打击，影响公安档案工作的质效；作用在其他民警身上，则导致对档案工作的排斥、不配合，公安档案指导实战、服务工作的作用难以发挥。

2. 档案管理人员业务素质不高

从目前情况来看，公安机关具备档案专业知识、计算机应用能力较强、职业素质过硬的档案管理人才、技术人才十分匮乏。这一问题在基层所队尤为普遍和突出。绝大多数单位没有专职档案员，而是由户籍民警或者内勤民警兼管档案，实际从事档案工作的基本是外聘的辅助人员。这些人员很少有系统学习过档案管理专业知识，对最基本的档案管理法律法规以及日常档案分类管理方法、业务标准都知之甚少，数字化档案加工整理、档案编研及鉴定的能力更是捉襟见肘。

3. 档案管理人员队伍不稳定

妥善保护档案是档案管理工作中的一个重要内容，由于纸质档案、实物档案等对存放环境的要求很高，档案管理人员往往需要长时间扎根库房，做好防霉防潮防尘防光等一系列工作。这种“默默无闻”的工作性质与打击犯罪、维护治安、服务群众等其他公安业务相比，责任不小又不易“显山露水”。因此，不少民警对档案岗位是抵触的，有些档案民警也带着情绪干工作。至于辅助档案工作的合同制人员，由于工作性质具有随意性，人员更迭调整更是常有的情况。

（二）公安档案管理制度方面

1. 公安档案的收集不够完整全面

公安工作涉及面广泛，从大的方面来看，公安档案包括文书档案、专业档案、科技档案、声像档案、会计档案、人事档案、实物档案、电子档案和户籍档案等类型。长期以来，公安机关对红头文件、案件类、户籍类等纸质材料的归档意识较强，对声像、电子数据、实物等类型的资料收集归档重视程度不够，导致档案资料形式结构单一化现象严重。此外，由于兼职档案民警及外聘辅助人员岗位流动性大，交接工作时档案移交疏漏的概率也会增加，更进一步影响了归档资源的连续性、完整性。

2. 公安档案的归档及时率难以保证

这其中有主客观两方面的原因。客观上，公安档案的形成有未知性、滞后性。这是由于某些刑事案件、治安案件的发生是公安机关无法预知的，案件办理过程中，调查取证的复杂程度、办理周期长短、是否有条件侦破办结都难以人为掌控，只有经过办案民警的后续工作才能得出结论。因此，相关材料的整理归档工作也势必受到连带影响。主观上，公安机关组织机构庞杂，各所队室职责分工不同，档案形成时间先后不一，加之警务工作具有临时性、突发性的特点，民警不乏公干出差、培训调动等情况。因此，定期接收、“你交我收”的被动等靠方式成为很多公安机关档案部门收集档案资料的主要方式。这样既无法保证归档及时率，也无益于档案的连续性。

3. 公安档案鉴定工作缺位

档案鉴定工作掌握着档案的“存、毁”命运，无疑是档案管理工作中十分重要的环节。然而，不少档案管理人员“重藏轻鉴”思想意识浓重，对于档案的鉴定工作总抱着不敢“轻举妄动”的态度。看到保管期限被确定为“永久”的公安档案便再也不去做鉴定；面对大量的到期档案，又生怕做出错误的销毁结论承担责任。如此“只进不出”的档案管理模式，使得“涨库”的问题日益凸显，一方面增加了库房的存储负担及档案管理人员的工作量，另一方面，也影响了公安档案的数字化、信息化进程。

（三）公安档案开发利用方面

1. 公安档案编研工作质量不高

编研人员对档案文献的认识是否深刻，对文献之间的联系把握是否准确，对文献的精髓能否提炼升华，包括编研人员的专业素养及文字编写能力都直接关系着档案编研成果的质量优劣。因此，档案编研工作可以说是一项难度很高的脑力劳动。然而长期以来，公安档案编研工作却不被重视，有些公安机关档案部门受到传统观念的约束和编研模式的制约，出现了“编多研少”“只编不研”的现象。编研创新意识、精品意识欠缺，导致编研成果服务工作的利用意义不大。

2. 公安档案数字化加工覆盖面不全

随着“大数据”时代的到来，档案信息管理系统应用普及，公安档案的数字化加工、档案无纸化著录已成为当前和今后档案管理中的常态化工作。而从实践做法来看，当前与公安档案全文数字化的建设目标还有很长一段距离。原因是，许多公安机关档案部门只重视纸质档案的信息录入，忽略了对声像、实物、电子档案等的信息录入。而对于纸质档案中的案卷类材料，也往往只对卷内目录及法律文书进行数字化加工、著录，对案卷实体内容信息则不做扫描录入系统。这就导致了档案信息系统资源库内容不完整，缺乏系统性。

3. 公安档案信息系统共享程度不高

目前，各地公安机关档案信息系统的服务范围还只局限于本地区。由于地方财政能力的差异，加之缺乏统一的需求规划，这些系统的建设标准和功能参差不齐，兼容性不高，难以实现异地档案信息的有效整合共享。有的省市尽管在地区内部推广了一套的档案信息系统，但对本地区不同辖区的用户权限进行了限制，下属市局、分县局的档案查询功能仅限在本辖区范围内，市局、分局之间不能实现在线互查。

二、 有效推进公安档案工作的对策

（一）提高对公安档案工作的重视程度

1. 争取领导干部的重视

这也是最关键的一点。实践中，应从内外两个方面入手。首先领导干部要加强档案管理理论学习，自觉认识到公安档案工作在服务全局、强化公安建设等方面的重要性。这是内因激励。其次，应将档案工作纳入公安大绩效考核中去。让考核的“指挥棒”督促领导重视档案工作质效，细化分工，优化人财物资源配置，并开展经常性的档案检查。这是外因刺激。

2. 档案管理人员要转变思想

档案工作者常年与档案“打交道”，是档案管理工作的第一责任人，务必消除对档案工作的偏见，以服务大局的观念，不斷提高自身对于档案工作重要性的认识。

3. 广大公安民警要打破固有观念

民警是档案的创造者，也是档案的使用者。公安机关应当积极组织系列活动对档案工作进行宣扬，让更多的民警认识到档案工作的重要意义，参与到档案工作中去。

（二）加强档案管理人员队伍建设

1. 优化档案人员配备

组织选拔掌握档案专业知识、业务经验丰富、综合能力强的民警专职从事档案管理工作，还可以适当拓宽人才引进渠道，通过外部招聘等形式吸纳高素质档案专业人才。

2. 加强档案人员素质培养

公安机关可以通过邀请业界专家开展档案培训班，组织人员到先进单位学习调研，开展档案业务练兵比武等多种形式，促进档案人员的能力提升。

3. 从优待警稳定队伍

档案库房工作环境特殊，组织上要关怀档案人员的身心健康，落实档案人员特岗津贴发放制度。同时，积极开展优秀档案员典型宣传工作，侧重考虑默默无闻扎根岗位、对公安档案工作做出突出贡献的骨干人员，并在职级待遇上予以倾斜。

（三）改进公安档案收集制度

要按照“一切反映公安工作、队伍建设的资料，都是公安档案”的理念来收集，打破陈旧观念，拓宽不同载体档案资料的收集面和收集渠道，做到“应收尽收”。通过制定严格的考核、奖惩制度，联合督查通报、问责追究等举措调动广大民警的归档积极性和档案管理人员的工作主动性。针对不同类别的档案资源，还应当区别对待。例如案件类档案，考虑到办案时间跨度难以掌握，档案人员全程跟进案件进展也不现实的实际情况，可以通过科学测算权重指标，对办案民警的归档案卷进行量化考核，激励办案民警及时移交在手案卷。再比如电子文书类档案，可利用办公自动化系统，流转完成后及时在线归档，档案管理员定期复查疏漏。

（四）完善档案鉴定工作制度

档案鉴定涉及整个档案工作的多个环节，并且要求高、难度大。公安机关应当适时成立由主要领导牵头负责，档案专家、职能部门及档案工作人员共同组成的档案鉴定专项工作组，落实好这项工作。

1. 要将档案鉴定与档案收集相结合

档案工作人员应当做好初始鉴定，根据资料的价值大小进行甄别，减少无价值档案“滥竽充数”的情况。

2. 要将档案鉴定与档案整理相结合

要确保档案的真实性和完整性，在整理档案过程中就应同时做好检核鉴定。对于档案材料的缺漏项应及时退回完善，发现档案造假的，更应严肃问责惩戒相关人员。

3. 定期开展档案价值“再鉴定”

随着时间的推移，有些档案可能成为无价值材料。档案人员应定期梳理到期档案和永久档案，由档案鉴定专项工作组对相关档案的价值进行再次鉴定会审。按照规范的鉴定程序，对档案做出整卷销毁、部分留存、整卷调整保存期限等处理决定并予以落实。

（五）强化公安档案编研工作

1. 以“服务利用”为立足点

服务利用是公安档案活动的最终目的，编研作为档案提供利用的高层次形式，要求编研人员树立以利用者为服务中心的主导思想，紧紧围绕公安工作重点、社会关注度高的热点选题，开展编研活动。

2. 丰富编研成果的内容形式

内容上要重“研”。要打破“重编轻研”的传统编研意识形态，强化利用档案撰写调研类材料的意识。形式上要求“新”。要加强智力投入，积极探索形式多样的编研体例，如以公安档案为基础进行艺术加工，创作剧本、小说，拍摄宣传片等。

3. 加强部门间编研合作

开展公安机关部门间协作编研。公安机关各警种掌握着不同的业务专长，可以考虑由机关“一把手”领导牵头，组织档案部门、职能科室、专项办、宣传处等开展档案编研合作，或者定期选调部门业务骨干参与档案编研工作。开展档案馆际间协作编研。地区公安机关档案部门之间、公安档案馆与区域综合档案馆之间也可以开展交流合作。这有利于公安编研工作突破区域馆藏的局限，促进档案编研经验方法的交流，同时提升编研成果的宏观性、专业性，扩大其影响面。

（六）推进公安档案信息化建设

1. 做好公安档案信息化源头采集

首先，各地公安机关应当加强对档案采集基础设施的投入。在统一数据采集标准的基础上，尽可能明确统一采集设备的品牌、机型，确保采集信息的格式标准一致。其次，档案工作人员要对不同载体的档案资源进行全面的数字化加工采集，做到“无遗漏”，保证档案信息的采集完整性。

2. 完善公安档案信息系统建设

加紧研发兼容性、安全性、扩展性良好的档案信息系统，整合多地区公安档案资源试点推广，在试点地区率先实现档案信息共享，根据试点情况及时完善系统，并最终实现在全国范围内的共享利用。

3. 加强公安档案系统应用推广

好的系统脱离了普及应用也是一种资源浪费。应当适时开展档案信息系统的应用培训，提升档案人员数字档案信息化利用的意识和水平，切实为公安工作提供高效优质的服务。

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作者简介：

刘建群，女，南京市公安局浦口分局民警，法律硕士；

李家川，男，南京市公安局浦口分局指挥室教导员。