办公自动化环境中医院档案管理的创新

陈永武

摘 要：近年来，在日新月异发展的信息技术的带动下，医院逐渐迎来了一个办公自动化的时代，医院档案管理工作也因为信息技术的不断渗透而受到了很大的冲击，如何与时俱进地调整档案管理工作思路，使之更好地适应和融入办公自动化环境，就成为摆在医院档案管理人员面前的重要研究课题。基于此，本文分析了办公自动化环境中医院档案管理存在的问题，指出了办公自动化环境中医院档案管理的创新策略，以期为医院档案管理提供借鉴与参考。

关键词：办公自动化；医院档案；管理创新

档案管理是医院管理工作的重要组成，对医院基础设施的正常运转以及医疗、科研活动的顺利开展都具有非常重要的影响。医院办公自动化的引进和实施，在给档案管理提供一定便利的同时，也对其提出了更高挑战和要求。因此，加强办公自动化环境中医院档案管理的创新，具有重要现实意义。

1 办公自动化环境中医院档案管理的特点

首先，办公自动化环境中的档案管理突破了单一纸质存储的限制，开始采用电子文本、图像、声音等多样化的存储方式，极大地丰富了档案存储内容，提高了档案的完整性。其次，医院档案类别繁多，包括科研、病例、人事、会计等各个层面，传统档案管理环境下，档案文件的流转较为低效，各部门档案的共享水平较低，而利用办公自动化系统能够第一时间对档案文件进行采集、归档，一目了然地了解医院各部门的档案管理信息动态，为各部门工作提供重要参考。

2 办公自动化环境中医院档案管理存在的问题

2.1 管理制度不健全

良好的管理制度是开展档案管理工作的重要基础，管理制度不健全会直接影响医院各项档案管理工作的开展，具体表现如下：首先，医院管理工作十分繁杂，各科室每天都会形成大量的文件资料，管理起来比较困难，而部分医院在开展档案管理工作时，并未对科室档案进行合理的分类，这一方面容易造成档案归档错误，另一方面也给档案查阅造成了不便。其次，医院档案管理工作的责任划分不清，且没有形成科学合理的岗位责任制，档案管理缺乏明确的制度指导和依据，管理操作缺乏规范性，部分员工的工作内容交叉，进而造成档案管理效率十分低下。

2.2 管理人员综合素质偏低

与传统的纸质档案管理相比，办公自动化环境中的档案存在多种不同的存储形式，其归档方法、归档原则、管理技术各有不同。而目前很多医院的档案管理工作不受重视，通常都是由其他岗位人员兼任，他们没有接受过专业系统的培训，面对传统的纸质档案管理工作尚有些力不从心，更不懂得如何操作现代化的档案设备，其业务能力已然跟不上形势的发展。办公自动化环境下的档案管理需要一批既有扎实的档案管理理论基础又精通计算机及网络技术的高素质复合型人才，如何提高档案管理人员素质，帮助他们更好地胜任档案管理工作，就成为医院档案管理中亟需解决的重要问题。

2.3 缺乏档案管理工作标准

办公自动化在给医院各项管理工作带来巨大便利的同时，也给档案管理造成了很多的问题。其中较为突出的一个问题就是档案标准化管理比较滞后，对于已归档文件及现行文件都缺乏一个统一可行的管理标准。在医院引进办公自动化以后，通常不再有原始底稿存档，而只有正式文件存档，同时将打印材料、传真文件、复印件做底稿归档的情况也较为普遍。为了满足办公自动化的要求，对医院各项档案进行数字化转录存储就成为一项非常必要的工作，但由于缺乏数字化的统一标准，导致医院档案数字化建设非常缓慢。

2.4 办公自动化软件质量不高

办公自动化固然能够提高医院各项业务的运转水平，但这是以高质量的办公自动化系统及软件为前提的。目前来说，医院办公自动化系统的整体水平较低，软件质量不高，很多系统只是简单地模拟手工作业，无法真正发挥信息技术高效便捷的优势。究其原因，一是因为医院在软件方面的投入较少，二是开发人员缺乏对医院业务的全面了解，导致系统的集成度较差，很多实用功能未能覆盖，特别是系统中的电子公文管理与电子档案管理相互没有贯通，给实际使用带来很大麻烦。例如，目前的OA公文管理系统和档案管理系统在数据库关联、对接等方面就存在很大问题，影响了对文件流程的全面监控和管理。

3 辦公自动化环境中医院档案管理的创新策略

3.1 完善档案管理制度

医院在引进办公自动化管理模式以后，应尽快建立健全与之配套的规章制度，严格规范档案管理的流程及方法，工作人员必须严格依据档案管理规章制度对科室档案进行分类归档，在提高档案归档效率的同时，为日后的查阅使用提供方便。其次，医院应在档案管理制度中详细规定档案管理人员的职责范围，将管理责任落实到人，避免不同人员的工作出现交叉，同时制定档案管理考核评估制度，增强档案管理人员的责任意识与危机意识，改善档案管理工作态度，促使其积极投入到档案管理活动当中。

3.2 提高档案人员素质

随着办公自动化的广泛应用，医院档案管理人员对办公自动化已有一定程度的了解，但还远远不能满足档案管理工作的需要，既精通档案管理理论知识又熟悉计算机操作的专业档案管理人才依然十分缺乏。因此，要想提高医院档案管理工作水平，切实发挥办公自动化设备的巨大优势，就必须加强对档案管理人才的引进和培训，使之对办公自动化环境下的档案管理工作有一个具体、全面的认识，逐渐打造一支高素质复合型的档案管理专业队伍。对于档案管理工作人员来说，必须自觉做到与时俱进，在认真学习和扎实掌握档案管理基础知识的同时，积极了解最新的档案管理理论及技术，同时不断提高计算机操作水平，熟悉档案管理信息化系统的操作和使用方法，保证档案信息的高效录入和调取，为档案管理工作提供有力支撑。

3.3 明确档案管理标准

医院应从档案采集、整理、编目、鉴定、数字转录、存储、统计、检索、利用等各环节入手，制定完善的档案管理业务流程，明确每一环节的具体工作标准，为档案管理提供依据。医院制定的档案管理工作标准必须具有一定的科学性、合理性、可操作性，要满足国家及档案部门制定的各类标准，同时应当符合医院档案管理的特点及实际。例如，在档案的数字转录、存储方面，要明确文件的排序方式、扫描方式、命名样式、校对方法、数据格式等，最后进行文件的认真鉴别和科学归档，保证档案资源的使用价值。

3.4 构建档案管理子系统

医院应以现有的办公自化系统为基础，扩充或对接电子档案管理模块，将电子公文管理与电子档案管理有机结合，实现从公文生成到归档管理的一体化管理模式。办公自动化系统集成了权限管理、人员管理、平台管理、智能表单等基础组件，在构建档案管理子系统时，应当充分利用这些基础组件，实现档案管理子与公文流转系统的协同运转。通过构建档案管理子系统，将有效提高办公自动化系统的适用性，实现各类公文的规范、有序、快速归档，为文档一体化管理提供有力支持。

4 结语

综上所述，本文以办公自动化环境中医院档案管理存在的问题为切入点，从完善档案管理制度、提高档案人员素质、明确档案管理标准、构建档案管理子系统几个方面提出了办公自动化环境中医院档案管理的创新策略，多角度入手，旨在提高医院档案管理工作水平，为医院各项工作开展提供优质档案服务。

参考文献

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[2]罗彬彬.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].传承，2016（6）.

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