大数据背景下的档案管理问题的思考

曾小亮

摘 要：伴随着全球一体化趋势的深化，大数据几乎已经实现了面向全社会各行各业的广泛渗透，在对档案管理工作提出新要求的同时，带来了技术性的全新机遇。基于此发展背景，本文首先分析基于大数据背景之下，档案管理工作面临的挑战性因素，接着立足于深入分析该如何借助大数据技术优势提高档案管理效率的思考路径，以期能够为关注该话题的人士提供一些参考，借以促进档案管理方式的升级创新。

关键词：大数据背景；档案管理；数字化管理平台

随着信息化时代的纵深发展，如今已经逐渐步入到了大数据流行的时代。大数据这项名词所象征的意義具有广延性，能够做到对于海量数据信息的迅速拼接与有效整合，最终得到已经被加工处理过，可以直接被人工应用的资料信息。由此，大数据背景下的档案管理工作，能够实现对于繁杂碎片化档案文件信息的重组与拼接，从而将档案文件原有的信息资源进行放大，进一步增强其所具备的应用价值。

一、浅析大数据背景下档案管理面临的现实问题

（一）应用型管理人才挑战

21世纪俨然成为了信息技术高速发展的时代，云计算技术、互联网技术、以及大数据技术如同雨后春笋一般，迅速在全社会范围内卷起技术变革的热潮。在信息技术发展日新月异的环境下，信息技术型管理人才却显得供不应求，许多地区在实现档案文件的数字化管理之后，还要面临档案管理人员计算机操作水平不足的难题，这也直接导致档案文件数据信息的处理效率偏低，严重影响到了档案管理工作的有序落实[1]。

（二）应用技术方面的挑战

大数据技术的发展诚然为档案管理提供了新的数据化发展途径，但是同时也应当注意到大数据处理技术存在诸多的挑战性因素。一方面体现在大数据技术对于容错率的要求，控制容错率的难度可以说是非常高，毕竟涉及到许多技术层面的算法的应用，间接影响着档案数据资源的安全性。这要求档案管理人员具备一定的计算机操作基础，从而了解该如何利用大数据技术，检测数字化档案管理平台每个管理节点的运行状况，降低人力监管数字化档案信息的工作量。

（三）面临隐私和安全挑战

无论以何种形式存在和应用的信息技术，应用的主要平台都比较依赖于互联网环境，因此无可避免的会面临隐私与安全方面的问题，构成了大数据背景下管理档案文件的挑战性因素。在使用大数据技术的时候，一定要明确相关的规章制度，从而在合法合规的前提下，顺利提升在大数据背景下管理档案文件的效率，同时兼顾好保护机密性方面的要求，确保涉及到隐私与安全的因素不会因操作失误而遭到泄露，促使档案文件的应用价值和社会效益得到合理的彰显。

（四）软硬件协调应用挑战

常规的电子化档案管理方式，通常会对硬件系统的要求比较高，能够以并行的形式直接对平台系统上的档案文件进行处理。但是，大数据系统在分析处理档案数据的时候，却需要软硬件之间的协调搭配和有序互动，才能在系统平台上完成对于档案数据的基础化运算。大数据技术管理档案文件主要依靠的技术手段就是云计算方式，主要在于云计算方法能够整合不同形式的工作负荷，再利用能够实现档案资源共享的智能化操作设备，确保数字化档案管理平台的持续平稳运行，降低有效数据的出错率与丢失率。

二、浅析大数据背景下档案管理方式的创新策略

（一）显著提升档案信息管理效率

早些年的档案管理工作，面向的管理对象主要是纸质档案，因此时常要应付大量的纸质卷期档案，大数据的发展真正让档案管理人员从繁杂的纸质档案中得到了释放，要求档案管理人员科学利用大数据技术，显著提升档案信息的管理效率。首先应当立足于大数据，构建统一协调的数字档案管理标准，促使档案管理人员按照档案制定、管理以及修订方面的管理规定，做好图书、期刊等资料的信息互换与共享。同时，还应当积极转变档案管理人员的工作观念，改善以往被动式提供档案服务的模式，转变为能够根据需求者的档案需求情况，提供全面详尽的档案查询服务，真正做到以用户的档案需求作为服务的基本导向，充分利用大数据技术挖掘档案文件所蕴含的信息资源，打造多元化、个性化的档案服务模式。

（二）深度挖掘档案信息潜在资源

在大数据技术广泛普及之前，档案管理工作多具有被动式的特征，档案管理人员在管理档案的时候，几乎也很少做到肯主动挖掘档案的潜在效益，使得档案文件中蕴含的潜在信息资源，始终未能得到有效的分析与整合。在大数据背景下，档案管理人员应当积极利用大数据技术来优化档案信息的数据问题，将其中碎片化的文档资源，转化为以互联网数据符号呈现的信息，从而为档案管理数字平台的构建奠定资源基础。档案管理部门在收集到档案文件后，可以根据档案文件所涵盖的内容或者用户需求情况，率先构建初始化的数据模型，继而根据数据的相关性进行分类，便于在用户查询档案信息的时候，直接提供智能化的档案检索服务，缩短查询与调取档案数据的周期与时长，让档案文件信息得到高频次的应用。

（三）着手构建档案管理数字平台

实现档案资料的数字化管理，可以通过构建大数据基础上的档案管理数字平台作为工作路径。例如，档案管理人员可以使用大数据技术对档案文件进行扫描、图像处理、鉴定以及整合处理，等到通过质量检验之后，再逐步完成对于档案文件目录的录入以及电子文件挂接等操作，从而结合档案系统的管理要求，构建整体的档案管理数字平台[2]。同时，在扫描档案文件以及挂接档案目录的时候，要注意做好审核检验工作，确保扫描后的档案文件数据符合目录数据，再构建全文的数据库平台，降低将档案文件扫描录入到档案管理数字平台的出错率。为了保障档案文件的隐私性和安全性，在录入数字档案文件的时候，应当做好档案目录以及档案全文的备份处理，打造整体性的档案文件保管储存体系，使其能够被安全的储存在光盘、U盘等可靠性较强的存储载体当中，全面把控档案的数字化处理。

（四）强化数字档案管理质量控制

在大数据背景下构建档案管理数字平台之后，还应当注意强化对于数字档案管理工作质量的控制力度，使其能够逐步在大数据技术优势的基础上，得到进一步的开发与利用。在此环节中，应当积极加强对于档案管理人员的培训教育工作，让档案管理人员全面了解电子文件的形成特征，从而对可用于生成电子档案的操作技术和操作设备具备整体性的了解。等到纸质档案文件经过扫描与图像处理等操作之后，档案管理人员应当将生成的电子档案文件，做好档案文件背景、设计思路、数据格式以及软硬件技术等方面的记录备案，确保电子档案相关的参考信息都能够整理齐全，有效促进档案文件的电子化、智能化管理。

三、结束语

综上所述，在大数据背景下探究档案管理工作的创新路径，具有促进档案管理工作转型发展的积极意义，能够促使档案文件蕴含的信息资源得以被充分利用。以大数据为主的信息技术的发展，无异于是从采集、筛选、判断以及储存等方面入手，带动提高了档案管理工作全流程的优化与升级，只是同时带来了隐私与安全方面的挑战，在今后的工作中还应具体而言，采取有效手段对档案文件加以把控和协调。

参考文献

[1]周成龙.大数据时代背景下电子档案管理发展的思考[J].兰台世界，2017（S2）：28-29.

[2]蔡利剑.大数据背景下的档案管理问题研究[J].西北工业大学学报（社会科学版），2016，36（01）：104-107.