办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究

潘海燕

【摘要】作为企事业单位与各类机构或组织的运转核心，办公室是各类信息资源的交流中心。因此，办公室文书档案是档案管理工作的主要收集对象。尤其是在工作节奏快且信息资源的产生、交互以及存储形式日益多元化的新时期，企事业单位各部门办公室工作的模式、信息的传递媒介和重要文书的制作和交接以及信息资源的载体都发生了变化。而与此同时，档案信息资源的使用价值和使用频率也逐渐升高，成了确保企事业单位各部门工作效率和质量以及战略决策科学性的关键。因此，应针对目前档案收集与归档工作中面临的现实困境，从制度建设、管理理念、技术手段、人才管理以及完善档案管理的标准和规范等方面创新其管理工作。

【关键词】文书档案;管理创新;收集;归档;现实困境

档案管理是一项需要专业技术和服务意识的工作，其具有十分悠久的历史，是人类文明得以继承和流传的重要技术手段。而基于不同的应用和对档案信息价值的判断，大到一个国家小到一个基层组织机构都有相应的档案管理制度和相关的规范。此外，档案信息资源的服务对象和范围也不尽相同，既有面向社会公众开放的历史档案信息，也有服务于档案建设管理单位内部日常工作需要的企事业单位的运营档案。

一、新时期办公室文书档案收集与归档管理面临的挑战

办公室是企事业单位有价值的文书档案资源产生和传递的主要场合，因此，档案管理工作中的信息资源收集环节通常以办公室为主要的信息资源采集对象。而随着信息化时代的来临，多种科学技术手段被应用到办公室与企事业单位的管理运营工作中，因此以往基于纸质文书和文字表达形式的办公室档案资源的收集面临新的挑战。

（一）文书档案的信息资源形式与内容的多样化。在传统的企事业单位办公室工作中，文书档案会以纸张为载体直接以文字的形式和标准化的格式形成，因此办公室文书档案的收集与归档主要以档案室相关工作人员收集或通过相关部门办公室主动进行重要文档资料的交接来完成。档案管理部门的人员会根据工作规范的要求对办公室的纸质文书档案进行处理和归档。而目前由于绝大部分企事业单位实现了办公自动化和信息化，并且各个部门的工作内容因需要处理事务的复杂性也更加丰富。因此，原本就非常多样的办公室文书又演化出了更多的内容与形式，不仅信息内容从单一的文字或图片向多媒体形式演变，信息的载体也从纸质变成了纸张与数字化的存储介质并存。而且数字化文档信息的传播渠道也不再依靠人与人之间的交接，而是可以通过各管理部门之间的网络进行传递。所以对于办公室文书档案的收集和归档面临如何确保所有形式和内容的有价值信息资源能够被完整地收集、在多样化的信息产生、加工和传递模式下，又从哪一个环节入手进行信息资源的收集等问题。

（二）档案信息具有更高的使用价值和使用频率。档案管理工作实质上是对有价值的信息资源的采集、加工和管理，而且最终目的是使相关信息资源能够服务于特定人群、企事业单位或机构组织的需要，从而创造出更大的经济效益和社会效益。而在当今快节奏的社会生活环境下，信息资源是人们基于特定目标进行决策的客观依据，尤其是对企事业单位而言，信息资源对其维持正常的运行和制定科学的发展战略起到至关重要的作用。因此，档案作为企事业单位重要活动的记录和见证资料，在日常运营管理工作中使用价值与应用的频率正在快速提高。这就要求新形势下档案管理工作必须确保档案信息的时效性与高质量，才能为企事业单位各部门的正常运行和战略决策提供及时又有价值的信息资源服务，实现档案管理工作和档案信息的价值。

（三）文书档案采集范围和归集方法的标准化。面对信息化管理形式下信息资源的形式、内容、载体以及交互模式的变化，档案管理部门在制定办公室文书档案的采集规范和具体的归集方法方面面临新的课题。在相关档案管理规范的框架下，如何判断办公室多元化信息资源的价值、对于不同存储形式的信息资源按照何种标准进行处理和归档、怎样确保一项重要事务在处理的过程中产生的有价值信息资源能够被及时、完整地收集和归档等都是事关档案信息质量的急需解决的问题。

二、办公室文书档案收集与归档工作的现实困境

虽然在企事业单位的管理工作中，信息资源的价值已经得到广泛地认同，但是人们对档案管理却存在很多错误的认知，很多人将其等同于对文件资料的保管。因此，在很多单位内部，档案管理部门的工作并没有得到足够的重视，导致办公室文书档案的收集与归档面临很多困难。

（一）得不到信息资源提供者足够的支持和理解。为确保档案信息的价值，对办公室工作中产生的文书资料必须根据管理规范要求进行定期或跟踪收集。而通常有整理和归档价值的资料基于特定管理事务具有关联性和流动性，即一项重要事务或经济活动中会产生一系列的文书资料，并且其产生过程会经由企事业单位的多个部门不断增加和完善才形成了各种符合归档要求的文书档案。因此，办公室文书档案的收集需要得到多个管理部门办公室工作人员以及管理者的配合和支持，才能够及时得到相关资料并确保其连续性、规范性与完整性。但是由于目前很多办公室工作人员对档案管理工作知之甚少，不能及时配合档案管理工作提供规范和全面的文书档案，阻碍了及时和高质量完成重要资料的归档。

（二）缺乏档案管理专业技术和丰富经验的人才。由于绝大部分企事业单位对档案管理在其工作和决策中的价值缺乏正确认知，导致档案管理部门的工作被视为最没有专业技术含量和无足轻重的任务。因此，很多情况下负责办公室文书资料收集的人员既缺乏足够的现代档案管理专业知识，也不了解具体的档案信息收集规范。因而不仅信息资源的收集效率不高，也无法保证所收集资料的规范性与完整性。

（三）档案信息资料的收集与处理方法滞后于单位的管理模式。由于人们对档案管理工作不够重视，企事业单位忽视了对档案管理部门辦公条件的改善，使其信息资料的收集和处理方法过于依赖人力。并且在信息化建设方面也没有给予足够的技术支持，导致对于多媒体形式信息资料的归档存储以及纸质文档的数字化加工方面缺乏足够的硬件设施和专业的管理软件，与普遍实现信息化管理和自动化办公的运营环境形成了反差。不利于提高档案信息资料的收集和处理效率，也阻碍了档案管理部门与其他部门办公室之间建立有效的沟通和信息交换。

三、创新办公室文书档案收集与归档工作管理的措施

为使办公室文书档案的收集和归档管理能够达到新形势下的信息服务需要，彻底解决档案管理工作中基础的信息收集困境，应从思想意识、管理制度以及信息资源收集规范等多方面进行创新，优化档案管理工作的效率并提高档案信息资源的应用价值。

（一）在单位上下形成对文书档案收集与归档工作的正确认知。基于档案信息资源所反映的企事业单位重要事件的发生和发展过程，通过自上而下适当的普及档案管理的常识和新时期档案信息资源的应用价值，能够扭转人们对办公室文书档案收集和归档工作重要性的忽视，并且了解所属部门办公室所有文书的规范、价值以及应如何配合档案管理部门的工作。从而消除办公室文书档案收集和归档工作中的阻碍，确保所有文档的规范性和完整性。

（二）创新管理制度和工作流程，提高工作质量。在办公室文书档案资料出现多种形式、不同存储介质与流通模式的情况下，首先应完善相关管理制度和制定新形势下的标准化工作流程。从而一方面以管理制度对有价值的办公室文书资料在归档前的形成、保管和收集或交接环节明确责任和义务，以便促进相关人员形成档案资料管理意识。并且确保重要文档的内容和形式符合规范要求并且按照要求及时交接和归档。另一方面，有了标准化的办公室文书档案收集和归档工作流程，可以让负责文档收集和归档的工作人员按照工作流程的要求及时跟踪收集和整理重要的档案信息资源，提高档案信息的质量。

（三）充分利用现代科技手段提高文书档案收集与归档的工作效率。鉴于现代科学技术手段在数字化信息的传输、分析处理以及信息交互方面强大的功能，档案管理工作中也应引入最先进的技术手段，用于对办公室文书档案资料的收集与加工储存。首先基于单位内部的信息化管理系统网络平台，档案管理部门应就档案资料的收集和交接工作建立与各个部门办公室之间的联络，对能够以网络渠道传输的数字化文档实现实时传递，避免因收集或交接不及时导致文档资料的缺损或失效性。其次，针对重要的事务或经济活动中需要收集和归档的办公室文书资料，档案管理部门的相关人员可以通过网络平台关注其产生和传递过程，并且对于内容或形式不符合归档规范的情况进行指正。

（四）建立与信息化时代相适应的文书档案收集与归档标准和规范。对于不同存储介质或信息标准不一致的办公室文书档案资料，应根据文档的性质、档案管理等级与本单位的实际情况制定新的收集标准和规范。在符合国家和行业相关档案管理规范的前提下，对具体文档的储存方式、加工标准和分类进行规范化。例如，纸质文档是否需要数字化以及数字化文档是否需要与纸质版本分别存储等。

（五）培养具备现代档案管理专业技能和责任心的人才。虽然档案管理一直是一项专业性很强且需要足够责任心的工作，但是却由于普遍不被重视而导致相关工作岗位人员难以安心工作，使具备现代档案管理专业技能和经验的人才匮乏。因此，相关企事业单位应在档案管理人才的储备方面做更多工作，基于现代档案管理对信息资源的采集、加工以及归集的专业化理论和实践技能的高标准，拓展相关人员的聘任或培训渠道，逐步改善档案管理部门人力资源的结构。并且针对档案管理部门对办公室文书档案收集与归档工作的创新要求，为其提供物质与资金方面的支持，让档案管理部门的工作能够与单位的整体管理运营体系同步进入信息化，既方便信息化档案资料的收集和归档，也能够依托管理信息化平台为各部门的运行提供实时和高质量的档案信息服务。

四、结束语

信息技术和网络技术在人类社会的生活和工作领域引发了深刻变革，虽然人们普遍认为能够通过开放的互联网获得任何想得到的信息资源，从而质疑档案信息对实践工作的价值。但是档案信息是基于对一系列有价值的信息资源进行加工和储存的，因此其提供的信息可以完整再现整个事件的发生和发展过程。因此，在信息资源极为丰富的情况下，越发显出档案信息技术对提高信息资源使用价值方面的重要意义。

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