高职院校档案工作的发展路径探讨

杨慧卿 肖婷

【摘要】高职院校档案工作要想得到发展，必须突破现实困境，在这一过程中需要立足于现实，更应该关注其长远的发展。本文从构建规范运行的档案管理体系和提升档案的影响力这两大方面来探讨高职院校档案工作发展路径。

【关键词】高职院校;档案管理体系;档案利用价值

目前高职院校档案工作要推动起来非常不容易，原因在于领导的重视力度不够，对于档案工作的人力、物力、财力投入都十分有限，而教职工档案意识又很淡薄。在这样不利的局面下要想开展档案工作，考验的不仅仅是责任心与耐力，还需要更多立足于现实的策略。要想突破档案工作的被动局面，就必须从现实困境中去寻找到可靠的出路。

一、构建规范运行的档案管理体系

笔者认为对于处在起步和初期发展阶段的高职院校来说，首先要考虑的是构建能够延续且规范运行的档案管理体系，只有把路铺好了，才能真正走得长远。而要构建规范运行的档案管理体系，则需要着力解决以下几个方面的问题。

（一）让制度和归档流程更加实用和具有可操作性。首先，高职院校在制定各类档案管理制度时，需特别注意使用频率比较多的《各类档案归档范围和保管期限表》要考虑到的实际因素，特别是以下两点：第一，高职院校具有鲜明的与其他院校不同的办学特色，其分类体系也与其他院校会有所不同，而根据《高等学校档案管理实施细则》来的话，有些内容也未能反映到档案归档范围和保管期限表当中，于是需要根据学校实际结合高职院校办学特色来制定《档案实体分类法》及《各类档案归档范围和保管期限表》。第二，一般在未能明确立卷部门的情况下，各部门在参照《各类档案归档范围和保管期限表》进行档案搜集的时候要一项一项归档内容地去寻找，没有方向性。所以最好是能够根据部门工作职责，明确每项归档内容的立卷部门并标注出来，减少兼职档案员参照《各类档案归档范围和保管期限表》查找时的盲目性。其次，对于归档操作流程，可以通过某一便于大家理解的方式做成可供随时参考使用的文档。例如可将档案管理软件操作流程、步骤和使用规范以截图并结合文字说明的方式做成文档，上传档案工作群或其他兼职档案人员方便获取的平台上。

（二）在专兼职档案员人手少且队伍不稳定的情况要下分配好档案基础业务工作。一般高职院校专职档案员都不会超过3个，大部分都只有1名专职档案员，有些院校甚至都没有专任的。如果各个部门的档案基础业务工作都集中到档案管理部门这边的话，那专职档案人员基本上没有精力再做其他的事情了。所以说大量的档案基础业务工作必须由各职能部门来做，但是同时又面临的一个问题是，部门兼职档案员本身还有很多其他的工作要做，同时还存在着人员流动性比较大的问题。所以说必须把大量的档案基础业务工作分配到各部门来完成，但同时又要使这项工作尽量简便容易上手。那么可以考虑在档案管理软件中建立一个部门录入的模块，然后为每个立卷部门单独建立一个档案表。各部门将整理好的档案信息录入到里面。档案部门再统一对这些信息进行审核调整，包括档号都统一调整到没有问题之后，各个部门再将案卷相关目录打印出来办理移交。在各部门刚使用档案管理软件或者新接任的兼职档案员在使用的时候，在他们的档案表里面录入一个完整案卷的范例，这样大家依葫芦画瓢地进行操作，遇到不明白的地方再进行个别指导基本上就没什么问题了。这项工作形成常规以后，即便部门兼职档案员出现了变动，新任的兼职档案员参照相关规章制度文件和操作规范也能顺利接手了。

（三）保障开展档案工作所需要的基础设施设备必须到位。由于大部分高职院校没有专门的档案工作经费，因此设施设备每次都得向分管的校领导申请同意了以后才能购置。如果不是在很紧迫或理由很充分的情况下，也很难申请到位。有些内容可以根据教育部27号令《高等学校档案管理办法》的文件精神来进行配置，例如档案工作所需要的基础用房。而在部门大量的档案都准备移交到档案部门保管的时候则可以完善库房必备的设备。在购置档案管理软件并将大部分的档案目录数据库建立完善之后，自此就要为接下来要开展的档案工作申请到相应的数字化设施，借助因面临大量的老照片、实物档案和字迹褪化等重要的老档案急需通过数字化扫描的方式来保障安全存储这一时机来配置档案数字化设备。高职院校不管是在人员配置还是设施设备方面很难一步到位地完全配置到最优或最好的状况，但至少得保障每一项档案业务工作都能正常地开展下去并保持有效的运转。

二、提升档案的影响力

在搭建好档案管理体系之后，学校档案工作就可以正常运转下去了。接下来要做的就是考虑怎样将档案推广出去，需要提升它的影响力。酒香也怕巷子深，只有将档案的利用价值充分地发挥出来，而且是能实时地利用起来，才能让大家真正注意到档案工作。人们的档案意识以及对档案工作价值的认识并不是凭空而产生的，必然是在接触利用的过程中一点一点累积起来的。因此，档案部门要做的就是为大家接触档案工作或利用档案创造更多的机会，并在这个过程中为大家提供良好的利用服务体验。

（一）根据学校利用的需求点来开发利用。高职院校所能收集到的有价值的档案本来就不多。所以也只能根据现有能收集到的对学校来说具有整体利用价值的档案来开发利用了。笔者所在学校从学校内部来说利用率比较高的一类就是实物档案中的各种荣誉，包括奖牌、奖杯、荣誉证书等等。而在设计实物档案录入模板的时候，会把一些方便后期筛选查找的字段项都增加进去。例如，不仅包括一些名称、颁发单位、获奖者、移交部门等等基本的信息，还通过荣誉类型进行区分（学校教学成果奖、学校党政奖、教师成果获奖、学生成果获奖等等）。这样在后期利用的时候，通过这些字段项就能直接筛选出所需要的荣誉并导出利用了，而且获奖的扫描件都会实时地挂接到档案管理软件当中。以学校名义获得的荣誉各部门基本上都会移交到档案部门来，而以个人名义（不管是老师，还是学生）所获得的荣誉则是由其本人或部门拿到档案部门来扫描后立即返还，学校保管其扫描件。目前学校每年的党建评估、申报文明单位奖、综治评估等等都需要提供近两年或三年的学校团体获奖信息和照片。而系部有时在申报教学科研成果的时候，也会需要提供学校近几年学生和教师的教学成果获奖信息和相应的照片。还有教务部门每年都要填报的人才培养工作数据采集平台中，也要上报上一学年学校获奖情况，这项工作则由档案部门来做。以前可能教学的获奖情况由教务处还和各系部临时统计再汇总，学校的获奖则由行办来统计汇总。现在，由于档案部门管理的更加全面和精细，各职能部门或教职工个人在需要的时候只需要直接调出来利用。所以大家渐渐的都意识到存放到档案部门是最安全和利用起来最便捷的，因此不管是部门还是教职工个人都会将这些档案第一时间移交到档案部门或拿过来扫描保管。可以说就这一类别，大家已经形成了对档案部门的利用依赖了，并且更重要的是让大家对档案工作产生积极的印象。

（二）档案信息化管理过程中融入更多的利用因素。档案管理软件是目前高职院校档案信息化建设的重要平台。因此应当充分依托档案管理软件来提升档案利用效率，在此过程中，要以利用为导向进行设计利用，各类档案管理模块须跳出传统档案管理的思维框架，融入更多的利用因素。例如本校在利用的过程当中发现学籍类档案利用频率较高，而传统管理框架下大大限制了利用效率，于是我们将所有学籍档案都整合到一个模块下面来进行管理。同时将教务处提供的一些有用的电子学籍信息都纳入到录入模板当中来，在设计学籍卡录入模板的时候，将高考考生号、身份证号、毕业证编号等字段项都设计了进去，一方面在遇到姓名相同的情况下可以直接筛选到位，另一方面可以一步到位全面地查阅到学生学籍信息，特别是在开具证明的时候，不用往返于各个类别来获得。提高了学籍档案的查全率和查准率。以上这些都是一些特别基础，甚至有些是很微不足道的事情，但是高职院校只有通过这些细微的事情才能逐渐使档案工作有机会走入人们的视野，通过不懈的努力，可以使学校各职能部门或教职工在一点一点的影响下对档案工作的价值或者档案的认识得到有效和正面的改观，从而建立档案责任意识，使档案工作在一個友好的支持环境下顺利地开展下去。

三、结语

在推进档案工作发展的这个进程中，还会面临着更多的困难和无法回避的问题，需要我们不断探索和思考更好的措施。千里之行，始于足下。在当前现实情境下，高职院校档案工作的推动与发展必须依赖于档案工作者的努力与坚持，在这个过程当中需要足够的耐心与默默地承受，没有鲜花与掌声，也很难得到与所付出努力对等的回报，因而还需要档案工作者更多的奉献精神，也唯有执着和坚守才能为学校档案事业开创出新的局面。立足当下，关注长远，也许是高职院校档案工作者需要长期秉持的工作信念。