浅析OA办公自动化背景下的文书档案管理

摘要：文书档案管理是学校发展过程中重要的信息整合环节，是学校科学管理的重要组成部分。随着计算机技术的广泛应用，现代办公形式日益呈现出自动化趋势，很多学校开始使用办公自动化系统（Office Automation System，简称OA系统），在文书档案领域也逐渐运用OA系统以提升管理的手段和效率。本文重点探讨办公自动化背景下文书档案管理工作呈现出的特点，并在此基础上提出一系列的完善策略。

关键词：办公自动化;文书档案管理

办公自动化是将现代化的办公与网络技术相结合形成的一种办公形式，通过OA系统实现了办公从传统的手工模式向无纸化模式的转变，促使学校各部门在数字化办公过程中信息传递更加便捷，尤其是通过信息的交流和管理实现了办公信息的共享。文书档案管理工作作为办公自动化的重要组成部分，随着OA系统的引入，学校文书档案管理工作方面发生巨大的变化，以往需要通过手工整理归档的纸质文件资料，引用现代的办公自动化技术可以通过扫描和识别以数字化的形式来进行规范化保存，不仅改变了传统的储存模式、管理方式，而且极大地提高了文书档案管理的整理和形成效率，从而实现准确、及时、完整、系统的文书档案管理目标。

一、OA办公自动化背景下文书档案管理的新特点

1.1 文书档案管理效率更高

以往的文书档案管理工作中，文件的收集和归档往往处于滞后的状态，而且绝大部分工作需要靠人力手工来完成，这对档案人员的业务素质要求很高，需要他们有很强的责任心和耐心;同时文件的收集往往处于滞后的状态，文书档案整理归档费时费力，工作效率很低。在办公自动化环境中，通过OA系统数据库所具有的分类、统计、检索等功能，可以实现文书档案管理的及时性和完整性，省去了传统的文书档案管理中文件收集、整理等工作环节，极大地减少了人力资源的成本，提高了文书档案的管理效率。

1.2 文书档案保存时间更长

传统的文书档案多数是纸质资料，在实际的保存过程中很容易受到周围环境的影响，例如温度、湿度、火灾、虫害等因素而遭受损坏，在借阅过程中还有可能发生人为的损害，给文书档案带来不可挽回的损失。而在办公自动化背景下，文书档案转化成为电子文件，通过选择不同的数据存储载体，如硬盘存储、磁盘阵列存储以及网络云存储等方式，实现文书档案数据的便捷、稳定传输。随着现代网络技术的进步，电子文件的存储技术越来越高，数据不容易丢失，能够大幅度延长文书档案的保存时间。

1.3 文书档案规范化要求更高

在办公自动化背景下，文书档案管理工作包括对电子文件从产生、传递、处理到归档的整个过程，OA系统中对文件归档的相应操作都是对文件和档案管理的具体体现。要实现文书档案的科学管理，必须对归档的流程和环节进行明确，明确各个部门的归档责任和工作权限，OA系统中对著录标准进行统一，可以说在办公自动化条件下，文书档案的收集、整理和归档操作要求更加规范化，只有这样才能为日后的档案信息检索和查阅奠定基础。

1.4 文书档案信息检索效率更高

OA系统中支持文书档案数据经过一次输入就可以多次使用，文书档案的管理人员将文件拟写、签发、编号、著录并发布后，通过办公自动化系统点击归档，就完成了完整的文书档案归档工作。同时OA系统还提供信息检索功能，当需要查询文书档案资料时，查询人员可以根据自己的访问权限在办公系统内进行信息检索并直接查阅到相关的内容，避免了传统的档案查询需要到档案室翻阅纸质资料的繁琐步骤，更好地实现了文书档案信息的数字化资源共享。

二、办公自动化条件下的文书档案管理路径

2.1 完善数字化文书档案管理系统

为了能够办公自动化条件在下更好地开展文书档案管理工作，需要对OA系统及文书档案管理系统进行完善，要选择一个安全稳定的系统架构，只有这样才能确保文书档案数据的安全和完整，确保其能够长期保存。在系统架构的架设过程中要做好网络的安全工作，能够及时地对文书档案数据进行实时的异地备份，目前很多OA系统都已经具备了这样的功能。同时还要完善管理系统的电子签章验证系统，确保文书档案中每一条电子档案信息都是唯一的和不可更改的。需要说明的是虽然在办公自动化系统下电子文档的管理水平越来越高，但是实体的纸质文档仍具有唯一性和不可替代性，因此在保存电子档案资料的同时还要同步保存纸质的文书档案资料。

2.2 规范文书档案管理工作标准

要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作，必须规范文档管理的体制，将技术标准进行统一。首先要对文档管理的体制进行规范，很多单位的文件和档案管理部门都是独立的，档案管理部门很难对文件进行前期的控制，因此必须规范管理体制，将单位内部的文件和档案管理实行统一领导和规划，让档案部门能够对文件管理起到前期的控制和管理功能，让文件从形成处理、归档管理到查阅资料等各个环节都能够在档案管理部门的统一监督下进行;其次是制定好业务流程的相关标准，应该将文件处理和归档流程进行统一的规范，将电子文件的格式进行统一;最后是要将技术操作的标准进行统一，在设计办公自动化系统时，应该采用性能稳定、操作便捷、兼容性强的软件系统，同时做好文书档案管理系统相关参数的调整和技术标准的规范，包括数据接口的标准以及不同数据的转换标准等，确保不同类型的电子文件都能够从办公自动化系统向文书档案系统平滑的转换。

2.3 确保文书档案管理的安全性

OA系统在给文书档案管理工作带来便利的同时，也不可避免地带来了数据的安全问题，尤其是网络技术迅猛发展的今天，计算机黑客以及网络病毒的泛滥都会给文书档案管理数据的安全性造成威胁。因此在办公自动化系统背景下，需要加强电子档案的安全管理，采用先进的信息安全保障技术，比如加装防火墙、安装防病毒软件来提高预防攻击，要经常做好文件档案数据的备份工作，制定文书档案归档管理和安全使用的相关制度，设定好每一位操作人员的访问权限，确保不相关人员对文书档案数据的访问限制。为了防止文书档案电子数据被篡改，应该将电子公文设置为只读状态，确保电子文件的安全。

2.4 提高文书档案管理人员素质

档案管理人员是文书档案管理的主体。随着档案事业规模的日益扩大，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，在办公自动化条件下的文书档案管理工作，对管理人员的业务素质提出了更高的要求。作为档案管理人员，必须摒弃旧的管理思想和管理模式，树立全新的观念，才能从整体上提高档案工作的管理水平和工作效率。同时加强对文书档案现代化管理技术和专业知识的学习，掌握计算机网络技术、数据库存储技术等相关技术，全面了解OA系统中电子文书档案管理的操作规程，明白电子文件档案管理的要求，这样才能发挥好信息技术在文书档案归档中的作用。

三、结语

当前计算机信息技术的不断发展，办公自动化为文书档案管理工作的发展带来了新契机，工作效率和工作质量得到了前所未有的突破，解决了文书档案存储的空间问题，实现了档案信息的数字化共享。档案管理部门应该充分利用办公自动化系统，积极探寻文档一体化管理的有效措施，不断创新工作思路，完整、准确、及时地做好文书档案管理工作，开发利用好档案资源，从而开拓文书档案管理的新局面，更好地服务于学校各项工作发展。

参考文献：

[1]基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J].邱迎莹.中外企业家. 2016（11）

[2]办公自动化环境下的文书档案管理研究[J]. 张丹丹. 经营管理者. 2015（29）

[3]浅谈文书档案管理的办公自動化应用[J]. 胡艳玲.江西电力. 2013（05）

作者简介：

周庆丰（1986年—），女，汉族，江西广丰人，本科，档案馆员，研究方向：综合档案管理。