新形势背景下的人才市场人事档案管理方法分析

崔奂换

摘要：人才流动是社会市场经济人力资源的整合优化，但不科学的人才流动会给人才市场和企业的人事档案管理工作带来一定的影响。本文分析了现行人才市场人事档案管理的弊端，阐述了为了适应人才市场发展现状，提升档案管理效果的方法和对策。

关键词：人才市场;人事档案;管理方法

引言

随着信息化的快速发展，人才市场人事档案管理工作也面临着诸多问题，制约着人才市场档案管理工作的顺利开展，人事档案是记载人才信息的重要载体，它能反映了个人的基本信息，是企业进行人员考察、选择人才的参考依据。因此，人才市场档案管理工作也要随着市场经济的快速发展不断更新，以适应新时期下人事档案管理工作的需要。

1现行人才市场档案管理工作弊端分析

1.1档案内容陈旧、失真

在我国人才流动日益活跃和频繁的时代背景下，人档分离似乎是一种必然趋势，记载个人工作经历、工作能力的档案在更新速度和即时性上显然已经跟不上个人个人工作能力和经验积累的速度。部分单位在招聘人才的过程中认为新增的档案内容对流动人员的整体素质和工作经验起到客观和真实的反应，也难以作为人才选拔的客观依据。人档分离造成的直接结果是信息搜集难度高、查阅手续特别繁杂、人才选拔难度激增，与此同时还带来了档案内容陈旧、人才市场诚信建设受阻、人才评价机制难以完善等多种问题。在这种情况下，档案功能不仅不能得到发挥，还会逐步弱化。

1.2人事档案管理理念滞后，服务理念明显不足

人才市场作为政府职能部门，以向公众提供最大化的服务为基本职责，而服务性是人事档案工作最基本的性质。现实中诸如档案信息服务方式单一、管理程序繁琐复杂、办理人事档案业务效率低下、未给公众带来便利的工作现象普遍存在。这种现象的产生归结于人事档案管理部门受传统思想制约、管理理念封闭保守，认为只要按部就班地把档案“保管”好、不出问题就可以的僵化思想，导致档案管理工作中没有树立以人为本、主动服务的意识。另外，傳统的档案思想使得公众依赖于档案工作部门，使得档案工作部门长期没有竞争意识，所以很难形成先进管理理念，导致其社会服务的自觉性、主动性和积极性不高。

1.3人才不规范流动使得重建档案增多

档随人走属于干部档案管理的制度，个人经历缩影的人事档案是每个人的“身家性命”，但当前受到了社会市场经济的严重冲击，人才资源是第一资源的这一原则已经成为共识，为了各自的长远发展与需要，各个企业和政府加大力度引进紧缺人才和高层次人员，部分省市出台了针对原单位不肯放人和不能正常进行人事调动的紧缺人才重新建档的规定，允许人才提供一部分材料重新建档，这种恶性竞争使得人才不规范流动，同时也导致“重建档案”现象越来越严重。

2激活人事档案管理、适应人才市场需求的档案管理方式探索

2.1树立档案信息服务意识，加大档案工作的宣传力度

首先，人才市场自身服务功能的正确定位。人事档案工作的根本目的是提供档案信息为社会服务，服务性是档案工作最基本的性质。因此，档案部门要强化服务意识、改善服务态度，利用现代信息技术改变管理模式、增加服务方式、优化服务手段，加大对档案信息资源的开发利用，实现人事档案的价值，也使人事档案管理部门最大化地为公众服务。其次，在人才市场档案管理工作中要通过各种途径加大档案管理工作的宣传力度，提高档案管理的重视度。领导的重视固然重要，但是公众的档案意识提升能够给档案工作提供动力。普及人事档案相关知识，有必要将有关政策和规章制度让社会公众知晓，让用人单位和个人了解各级人才市场的人事档案部门就是一个人才信息库，专供人们查阅利用。也让公众意识到人事档案对自身利益的重要性，尤其是维护和利用好个人的人事档案，注意将平时的有关材料及时补充到自己的档案里，以备推荐、受聘、晋升等方面使用。

2.2加强档案管理现代化水平配置配备

落后的档案管理手段和方法已不能满足现阶段人才市场发展需要，必须加大投入，在硬件达标的基础上，重点落实软件建设，把电子档案建设作为工作重心。电子档案具备一般档案的本源性、回溯性等基本特性，还具易存储、容量大、易传输等新特性。因此，只有加快普及计算机及网络化应用，逐步由传统档案向电子档案转变，培养与之相配的管理队伍，在设备、技术、软件、人员等方面实现档案管理的现代化，人事档案才能更加有效地为高校的教学、科研、管理服务。

2.3健全人事档案信息数据库

人事档案信息数据库建立是快速提供信息服务和发挥出档案价值以及实现人力资源宏观调控的主要手段，同时也是实现人事档案信息网络的重要前提，在构建的过程中要注意以下几个方面：一是系统的相应软件要统一。由人才市场和企业主管部门依照社会形势和发展需求进行开发和使用。在过程中，软件既要实用，又要安全、快捷，最为重要的就是要有适应新发展形势的前瞻性。二是系统软件中的信息项要统一。主要包括人才的基本情况和学历以及职务等，为了进一步保障信息的完整性和准确性，在进行录入的过程中需要认真核对各项信息。三是信息数据的补充与维护要及时。这是保障人事档案信息真实有效的关键。四是对信息数据运用有效的安全保护措施。电子档案在脱机状态时，要构建信息备份机制，既可以在同种载体中进行复制，还可以在一种载体中进行备份;另外所提供的电子文件信息的服务器还要具备较强的抵御病毒和黑客能力。为了进一步保障个人隐私权，对涉及到人才个人隐私的信息不能录入电子信息数据库内。

2.4调整现有法规政策和行为准则

根据人才市场本身权责不清、出现问题相互扯皮的现状来看，人才市场建立一套规范科学的档案托管制度时候呢有必要的，这样档案管理部门和用人单位内部档案管理部门可以明确各自在档案收集、档案鉴别、档案整理、档案移交和保管工作上的责任和权限，保证档案代管工作能够得到有序开展，使得人才市场的档案代管工作能够健康规范地运行下去。

而从人才市场档案管理人员工作态度不积极、工作压力较大、资料收集不及时等现状来看，人才市场档案管理部门和用人单位内部档案管理部门应当建立沟通和协作渠道，商定办事程序和规范，减少在办理业务过程中不必要的手续。比如，人才市场档案管理部门要承担起填写政审表、上报审查工作等职责。

2.5正确处理留人与放人问题

随着全球经济一体化和人才价格市场化的不断发展，人才属于人才市场较为自由的主体，有着自主选择的权利。大部分流动人员选择离开原单位，就是想去更宽阔的平台实现自身价值，体验生命的更好质量。新单位有着更好的薪资待遇，这也是个人价值的体现。依照马洛斯的需要层理论分析，人的需要从低到高主要分为五个层次;即为生理需要、安全需要、归属感需要、尊重需要以及自我实现的需要。人们都渴望自己得到尊重，实现人生目标。如果不是由于与原单位有实际问题没有了结，如合同期限未满、项目未交代清楚等原因，原单位不应该再继续扣留人才，要尊重人才的意愿，正确处理留人与放人问题。

结语

新形势下，做好档案管理工作不仅能够适应人才市场人事档案管理工作自身发展的需求，而且对于提高人才市场档案管理水平和人事档案服务质量具有重要的作用。要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献：

[1] 柴惠贤.人才市场档案管理工作的几点思考[J].中小企业管理与科技，2015（06）：13-14.

[2] 周昌平.毕业生档案弃档风险及预警管理[J].广西民族师范学院学报，2012：（09）：66-68.

（作者单位：牡丹江人力资源和社会保障局）